Mit den bevorstehenden Updates von Open Office und Microsoft Office geht die Auseinandersetzung der rivalisierenden Büropakete in die nächste Runde. Die Konkurrenten setzen dabei aber verschiedene Akzente. Microsoft will Office 2003 zum wesentlichen Baustein seiner .NET-Plattform machen und bietet insbesondere XML-Fähigkeiten, Unterstützung für Web-Services und Integration mit seinem Collaboration-Portfolio an.
Dokumente mit selbst definierten XML-Schemata erstellen
Bei den XML-Features hatte Open Office bisher die Nase vorn. Seit der Version 1.0 speichern alle Anwendungen ihre Daten in einem XML-Format, das vom Open-Source-Projekt bei der Organization for the Advancement of Structured Information Standards (Oasis) zur Standardisierung eingereicht wurde. Office 2003 geht in dieser Hinsicht weiter, indem es Benutzern die Möglichkeit bietet, Dokumente auf Basis selbst definierter XML-Schemata zu erstellen. Allerdings gab Microsoft kürzlich bekannt, dass nur die teuren Profi-Versionen mit dieser Fähigkeit ausgestattet werden. Die Standard Edition kennt lediglich das von Microsoft festgelegte XML-Schema.
Während bei Kalkulationsprogrammen wie Excel und "Calc" wegen der vorgegebenen tabellarischen Dokumentstruktur der Wunsch nach individuellen XML-Formaten nicht so ausgeprägt sein dürfte, trifft diese Einschränkung besonders die Textverarbeitung. Als vollwertiger XML-Editor eignet sie sich etwa als Autorenwerkzeug für Content-Management-Systeme (CMS) oder das Web-Publishing.
"Writer" und "Word 2003" geben Nutzern viel Gestaltungsfreiraum
Auch in der Version 1.1 bildet Open Office den Text, seinen Aufbau und seine Formatierungen ausschließlich in einer herstellerspezifischen XML-Struktur ab. Die eingebaute Textverarbeitung "Writer" bildet daher das direkte Gegenstück zur Standardversion von Word 2003. Beide bleiben dem Paradigma der Textverarbeitung treu und gewähren Benutzern bei der Komposition des Dokuments volle Freiheit. Die typischen Gestaltungselemente wie Druckformate, Abschnittsgrenzen oder Gliederungsebenen können beliebig eingesetzt werden und schlagen sich beim Speichern im XML-Dokument entsprechend nieder. Wenn Texte aber einer benutzerdefinierten Dokumentenstruktur entsprechen sollen, dann müssten Anwender in der Wahl dieser Mittel eingeschränkt werden. Das macht übrigens auch die Profi-Version von Word 2003 nicht, sondern überlagert die Stilmittel der herkömmlichen Textverarbeitung mit einer frei wählbaren XML-Struktur.
Open Office 1.1 versucht hingegen, die XML-Fähigkeiten im Rahmen des klassischen Textprozessors weiter auszubauen. Dazu gehört die Möglichkeit, aus dem vorgegebenen Schema auszubrechen, indem beim Speichern eine XSL-Transformation angestoßen wird. Im Gegensatz zu Office 2003 lässt sich jedoch nicht einfach ein XSL-Stylesheet mit einer Datei assoziieren. Stattdessen muss derzeit ein Import-Export-Filter erstellt werden, der Open-Office-Dokumente in eine andere XML-Struktur überführt. Dieser enthält seinerseits XSL-Transformationsskripts, die der integrierte Open-Source-Prozessor "Apache Xalan" ausführt.
Als praktisches Anwendungsbeispiel liefern die Open-Office-Entwickler einen Filter für den weit verbreiteten Dokumententyp "Docbook" (http://www.oasis-open.org/docbook/xml) mit. Dieser gilt als Standard für technische Artikel, Bücher und Dokumentationen. Damit sich Benutzer innerhalb der Anwendung an die Vorgaben der Document Type Definition (DTD) halten, bietet OpenOffice.org für Docbook zusätzlich eine Dokumentvorlage an. Druckformate und Abschnitte repräsentieren dort die XML-Elemente des Zielformats. Sie zeigt allerdings die Grenzen einer Textverarbeitung beim Erstellen strukturierter Dokumente auf. So bereiten besonders verschachtelte Elemente Schwierigkeiten, weil sich Formatvorlagen nicht beliebig ineinander verschränken lassen. Daher berücksichtigt die Alphaversion der Docbook-Unterstützung nur einen Teil des Standards.
Der Writer von Open Office repräsentiert auch in der Version 1.1 noch kein vollwertiges XML-Werkzeug, eignet sich aber als Editor für flache und wenig komplizierte Dokumente. Die Nachbearbeitung und Konvertierung der OpenOffice-Dokumente, sei es über XSLT oder externe Scripts (http://xml.openoffice.org/filters.html), wird durch das weitgehend transparente XML-Format begünstigt. Zu den häufig gewählten Zielformaten gehört dabei natürlich HTML. Erfreulich ist auch die zusätzliche Unterstützung einzelner Anwendungen für standardisierte Dokumententypen. So benutzt der Formeleditor seit der Version 1.0 MathML, das Präsentationprogramm erlaubt den Export nach Scalable Vector Graphics (SVG). Hier hebt sich die freie Software positiv von Microsoft ab, dessen undurchsichtiges "WordML" alle relevanten Standards für Metadaten oder Stilattribute ignoriert.
Die Offenheit von Open Office begünstigt Content-Lösungen wie jene in der Zusammenarbeit mit "Tamino" von der Software AG. Die Darmstädter bieten die Möglichkeit, aus den Büroanwendungen via WebDAV in den XML-Server zu speichern. Über einen eigenen Suchdialog in den Office-Programmen können Anwender gewünschte Dateien anhand von Metadaten auswählen, die von der freien Software konform mit dem Standard "Dublin Core" abgelegt werden. Dazu zählen Autorennamen, Schlagwörter oder Dokumententitel, zusätzlich steht eine Volltextsuche zur Verfügung.
Für solche Nutzungsszenarien erweist sich das mit ZIP gepackte und auf mehrere Dateien verteilte Speicherformat von Open Office als Hindernis, weil der XML-Server dieses erst dekomprimieren muss, um die Dokumente analysieren zu können. Die Version 1.1 wartet daher mit einem "Flat-XML"-Filter auf, der Dokumente in einer einzigen unkomprimierten Datei speichern kann.
Das große Angebot an hochwertigen Import- und Exportfiltern gehört sicher zu den Stärken von Open Office. Dieses baut die Version 1.1 noch weiter aus. Zu den Neuerungen zählt die Unterstützung für mehrere PDA-Dateiformate, darunter "Pocket Word" und "Pocket Excel". Für den Desktop-User hingegen dürfte der komfortable PDF-Export eine Bereicherung sein.
Kein Einfluss auf die PDF-Konvertierung
Jedes Dokument, sei es ein Text, eine Kalkulationstabelle oder eine Präsentation, lässt sich über einen Mausklick im Portable Document Format speichern. Im Gegensatz zu spezialisierten Tools bietet Open Office den Benutzern aber keine Optionen an, mit denen sie die PDF-Konvertierung beeinflussen können - in den meisten Fällen sollten die Voreinstellungen der Software indes reichen. Bequem ist zudem die Möglichkeit, Open-Office-Dokumente direkt aus den Anwendungen an den E-Mail-Client zu übergeben und dort als PDF-Anhang einzubetten. Im Gegensatz zur weit verbreiteten Gewohnheit, Word- oder Excel-Dateien per Mail-Anhang zu verschicken, bannt diese Funktion die Virengefahr und macht die Inhalte auch auf anderen Plattformen als Windows lesbar.
Ähnliches gilt auch für eine weitere Neuerung, Präsentationen in Macromedias "Flash"-Format exportieren zu können. Auf diese Weise können Folien unkompliziert für das Web aufbereitet werden. Dabei bleiben auch Animationen und Effekte erhalten. Aufgrund der sehr guten Importfilter für Powerpoint eignet sich Open Office daher als Konverter der Microsoft-Dateien nach Flash.
Insgesamt ist die Version 1.1 kein umwälzendes Update, sondern fällt eher unter die Kategorie Produktpflege. In der langen Liste (http://www.openoffice.org/dev_docs/source/1.1beta/features.html) der teilweise geringfügigen Verbesserungen finden sich indes einige interessante Neuerungen. Dazu zählt neben den zusätzlichen Datenformaten sicher auch die geplante Integration mit der freien Datenbank "MySQL". Derzeit steht noch kein Termin für die Freigabe dieser Version fest, nach der Verschiebung von Office 2003 auf den Herbst könnten die Rivalen etwa zur gleichen Zeit auf den Markt kommen. Die relativ stabile Betaversion kann von Openoffice.org herunter geladen werden.