Tabelleninhalte in Calc besser sortieren

8. Calc: Mehrfachauswahl kopieren und einfügen
Für den Benutzer ist die Arbeit einfacher, wenn er in der Tabellenkalkulation mehrere nicht zusammenhängende Zellbereiche kopieren und an anderer Stelle in der Tabelle einfügen kann. Statt umständlich mehrmals hintereinander „Kopieren“ und „Einfügen“ anzuklicken, genügt es dann, den „Einfügen“-Befehl nur einmal zu verwenden. Bisher quittierte Open Office Calc diesen Versuch jedoch mit der Fehlermeldung „Diese Funktion lässt sich nicht auf Mehrfachselektionen anwenden“. In Open Office 3.2 ist das komplexe Kopieren/Einfügen jetzt möglich.

Um die neue Funktion auszuprobieren, tragen Sie beliebige Zahlen in die Zellen A1, A2, A4 und A5 ein. Die Zelle A3 bleibt leer. Wählen Sie bei gedrückter [Strg]-Taste die nicht zusammenhängenden Zellbereiche A1 bis A2 und A4 bis A5 aus. Drücken Sie dann die [Strg]-Taste und dazu [C], um die Auswahl in die Zwischenablage zu kopieren. Klicken Sie mit der Maus in die Zelle C1, und drücken Sie [Strg] und dazu [V]. Open Office fügt dann die Werte aus den markierten Zellen zusammenhängend in den Bereich C1 bis C4 ein.

9. Calc: Tabelleninhalt besser sortieren
In der Regel sind die Daten in einer Tabelle in Spalten organisiert. In einem Adressen-Verzeichnis gibt es beispielsweise Spalten für „Name“, „Postleitzahl“ und „Ort“. In den Zeilen sind die Daten enthalten. Sie können festlegen, wie die Tabelle angezeigt werden soll. Markieren Sie den gesamten Bereich, der die Daten enthält, und gehen Sie im Menü auf „Daten, Sortieren“. Unter „Sortieren nach“ wählen Sie die Spalte aus, nach der sortiert werden soll, beispielsweise „Name“. Daneben klicken Sie auf die gewünschte Option „Aufsteigend“ oder „Absteigend“ und dann auf „OK“.

Es geht aber auch einfacher: Klicken Sie auf eine beliebige Zelle innerhalb der Spalte, nach der Sie sortieren möchten, beispielsweise in der Spalte „Name“. Wenn Sie jetzt in der Symbolleiste „Standard“ auf das Symbol „Aufsteigend sortieren“ oder „Absteigend sortieren“ klicken, sortiert Open Office automatisch nach der Spalte „Name“. Hier steckte bisher eine Fehlerquelle. Wenn in einer Spalte mehrere Zellen oder die ganze Spalte markiert waren, wurden die Daten nur innerhalb der Spalte sortiert – unabhängig von den zugehörigen Daten in den anderen Zellen. Die Daten der gesamten Tabelle waren danach also komplett durcheinander gewürfelt.

Um dieses Problem zu vermeiden, erscheint in Open Office 3.2 jetzt eine Meldung, die Sie auf die Daten in den benachbarten Zellen hinweist. Sie können dann durch einen Mausklick auf die Schaltfläche „Auswahl erweitern“ den gesamten Datenbereich markieren und damit die Sortierung korrekt durchführen. Wenn Sie tatsächlich nur die Daten innerhalb einer einzigen Spalte sortieren möchten, wählen Sie dagegen „Aktuelle Auswahl“.

Dieser Artikel basiert auf einem Beitrag der CW-Schwesterpublikation PC-Welt. (ad)