Rund 600 Rechnungen verschickt die Landefeld Druckluft und Hydraulik GmbH jeden Tag. Um diesen Ablauf zu automatisieren, nutzt der in Kassel ansässige Hersteller von Pneumatik-, Hydraulik- und Elektronikkomponenten neuerdings die Lösung "Digiseal" von der Berliner Secrypt GmbH. Laut Anbieter spart Landefeld damit bares Geld, denn beim herkömmlichen Versand per Post fallen pro Rechnung Kosten von bis zu zwei Euro an, die sich aus dem Ausdruck, der Kuvertierung, dem Porto, der Arbeitszeit und der Lagerung auf der Empfängerseite zusammensetzen.

Seit 2002 werden laut Paragraf 14, Absatz 3 des Umsatzsteuergesetzes elektronisch erstellte Rechnungen für den Vorsteuerabzug anerkannt, sofern sie mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sind. Dasselbe gilt seit dem vergangenen Jahr auch für Rechnungen, die per Computerfax übermittelt werden.

Bei Landefeld versieht der Digiseal-Server die täglichen Rechnungen des Unternehmens mit einem zweidimensionalen Barcode; er speichert alle steuerrelevanten Rechnungsangaben inklusive Signatur und Signaturzertifikat. "Viele unserer Kunden sind kleinere Unternehmen und können oder wollen sich noch kein elektronisches Archivierungssystem leisten", erläutert Geschäftsführer Marc Landefeld. "Mit unserer Lösung können sie aber die Rechnungen auf elektronischem Wege empfangen und den beweisbar rechtsverbindlichen Ausdruck wie gewohnt in Ihrem Archiv ablegen." Mit Hilfe der kostenlosen Prüfsoftware "Digiseal Reader", die sich über die Secrypt-Homepage herunterladen lässt, können die Empfänger die per E-Mail übermittelten Rechnungen jederzeit verifizieren - inklusive einer GDPdU-konformen Prüfdokumentation. Da der Digiseal-Server auch die PDF-Signatur (gemäß Adobe-Standard) unterstützt, lassen sich signierte PDF-Dokumente zusätzlich mit dem Adobe Acrobat Reader (ab Version 6.0) überprüfen.