Ein bewährtes Dokumenten-Management-System (DMS) in der Cloud bietet die BCT Deutschland GmbH mit ihrem Dienst "Elemenz". Das Produkt basiert auf dem seit 1987 durch BCT entwickelten DMS und einer Progress-Datenbank. Neben der reinen Ablage liefert es umfassende Funktionalität zur Suche und zum Austausch von Dokumenten zwischen den unterschiedlichen Prozessbeteiligten. Mit dem Public-Cloud-Projekt bei Olivier Versicherungen bewirbt sich der Anbieter um den Best in Cloud Award der COMPUTERWOCHE in der Kategorie Software as a Service.

Das Einsatzszenario

Die Aachener Versicherungsvermittlung Olivier ist auf das Geschäft mit Firmenkunden sowie die Entwicklung von Rahmenverträgen für Verbände und Spezialkunden spezialisiert. Dokumente aller Art spielen dabei wie in der Versicherungswirtschaft insgesamt eine große Rolle. In der Vergangenheit unterlag der Zugriff auf Dokumente und Informationen durch das Fehlen geeigneter Werkzeuge großen Einschränkungen. Digitale Dokumente wurden per USB-Stick ausgetauscht; eine Möglichkeit zur einfachen inhaltlichen Recherche in Dokumenten gab es nicht und Medienbrüche, beispielsweise zwischen Papier und E-Mail, erschwerten die tägliche Kommunikation.

In dieser Situation initiierte die Fachabteilung das Projekt zur Einführung eines Dokumenten-Management-Systems, um Informationen für interne Abläufe und Kundenanfragen schneller verfügbar zu haben.

Die Cloud-Lösung

Mit Elemenz werden alle Dokumente, E-Mails, etc. zentral abgelegt. Zudem sind alle Inhalte durchsuchbar. So kann die Fachabteilung Informationen schneller und effizienter zur Verfügung stellen.

Um das Leistungsvermögen der Lösung zu demonstrieren, bot BCT Deutschland dem Kunden eine Teststellung von Elemenz an. Damit konnten sich die Mitarbeiter ein Bild der Lösung und insbesondere der Vorteile der Suchfunktionalität verschaffen.

Dennoch gab es in den Anfangsgesprächen durchaus Bedenken gegen die Ablage von Informationen und Dokumenten in der Cloud. Mancher Mitarbeiter wollte vom Papier nicht lassen und konnte sich nicht vorstellen, seine Dokumente aus der Hand zu geben. Durch den Nachweis, dass BCT Deutschland mit einem deutschen Cloud-Provider zusammenarbeitet, der alle Sicherheitsauflagen erfüllt, konnten diese Hürden überwunden werden. Die Einführung wurde innerhalb weniger Tage umgesetzt, anschließend füllten die Mitarbeiter selbst das System innerhalb von zwei Monaten mit den zu verwaltenden Dokumenten.

Die Technik

Elemenz basiert auf dem seit 1987 von BCT entwickelten DMS und nutzt eine Progress-Datenbank. Jedes abgelegte Dokument wird mit Hilfe der ABBYY-OCR durchsuchbar gemacht. Bei der Ablage wird mit Neevia ein PDF-A angefertigt. Die Suche läuft über die Open-Source-Suchmaschine Solr. Für die Benutzeroberfläche arbeiteten die Entwickler mit jQuery, HTML5 und CSS3.

Das Rechenzentrum des Infrastruktur-Providers IKS Service GmbH befindet sich im Intershop-Tower in Jena. Es ist vollklimatisiert, verfügt über eine zentrale unterbrechungsfreie Stromversorgung (USV), Brandfrüherkennungs- und Überwachungsanlage sowie eine Gaslöschanlage auf Inergen-Basis. Darüber hinaus sorgen ein ID-Card gesteuertes Zutrittssystem, zentrale Überwachungs- und Managementsysteme sowie redundante Daten- und Energieanbindung für Sicherheit und Schutz der Daten.

Elemenz adressiert auch die Anforderungen der Beweiswerterhaltung in Bezug auf

• Authentizität durch Mehrfachablage (Original Format+ PDF-A),

• Integrität durch Versionierung,

• Verlässlichkeit durch die deutsche Hosting-Umgebung,

• Verkehrsfähigkeit durch gesicherten Zugriff und

• Lesbarkeit durch die Ablage als PDF-A.

Der Business-Nutzen

Der wirtschaftliche Nutzen des Dokumenten-Managements in der Cloud ergibt sich aus einer Kombination von Effizienzgewinn, Prozessbeschleunigung und Flexibilität. Da Informationen schneller zur Verfügung stehen, kann der Kunde schneller reagieren - auf Fragen und Anfragen seiner Kunden und Interessenten ebenso wie in der Zusammenarbeit mit den Kollegen. Die Servicequalität ist dadurch gestiegen, weil die Mitarbeiter schneller verlässliche Auskünfte geben können - sowohl im Büro als auch beim Kunden vor Ort. Unterm Strich steht damit für die Olivier Versicherungen ein deutlicher Wettbewerbsvorteil, der sich von Anfang an bezahlt gemacht hat, da nur die monatlichen Nutzungsgebühren anfallen und keine hohen Anfangsinvestitionen.