Mit Seitenblick auf den Hauptkonkurrenten bei Messaging und Groupware, Lotus, kündigte Microsoft bereits für die letzten beiden Office-Versionen Teamfunktionen an. Dazu gehörte besonders der Überarbeitungsmodus in Word oder Excel, mit dessen Hilfe mehrere Autoren an einem Dokument arbeiten können. Auch wenn Office-Dateien für die Überarbeitung durch andere in einem öffentlichen Exchange-Ordner hinterlegt werden können, verfolgte Microsoft bei den Teamfunktionen bisher keinen Server-orientierten Ansatz - ironischerweise ließen sich in der Vergangenheit Excel-Arbeitsmappen gerade dann nicht von mehreren Benutzern gleichzeitig bearbeiten, wenn sie in einem Folder des hauseigenen Messaging-Servers gespeichert wurden. Zu diesem Zweck mussten sie auf einem Netzlaufwerk liegen. Hingegen richtete die IBM-Tochter ihre Funktionen für Teamarbeit von jeher auf das hauseigene Notes/Domino aus, auch wenn das mittlerweile im Markt unbedeutende Office-Paket "Smartsuite" unabhängig davon über einige derartige Features verfügt.
DoppelstrategieMit Office XP verfolgt Microsoft nun eine Doppelstrategie. Zum einen stehen mit dem "Sharepoint Portal Server" (Codename "Tahoe"), dessen Workgoup-Variante namens "Sharepoint Team Services" sowie "Exchange 2000" jetzt Server-Produkte zur Verfügung, die als Office-Backend dienen sollen. Zum anderen behält Microsoft Client-orientierte Teamfunktionen bei und baut diese teilweise sogar aus, entfernt aber auch einige zugunsten der Server-Lösungen.
Dem gemeinsamen Bearbeiten von Office-Dokumenten kommt das neue Server-Angebot entgegen, indem die drei Produkte dafür mit dem Web Storage einen zentralen Ablageplatz bieten. Dies könnte der weit verbreiteten Gewohnheit entgegenwirken, Informationen unzugänglich für andere auf der lokalen Festplatte zu speichern. Im Gegensatz zum Dateisystem erlaubt diese Datenbank den Zugriff auf alle Dokumente über eine URL, das Publizieren erfolgt standardmäßig über die HTTP-Erweiterung Web-DAV. Schon die Sharepoint Team Services bieten die Möglichkeit, Filterregeln für das Betrachten solcher Office-Bibiliotheken zu definieren und so besser den Überblick zu behalten. Dieser leichtgewichtige Server, der nur unter Windows 2000 läuft, wird Bestandteil der "Office XP Professional Special Edition" sein, die Microsoft während der Einführungsphase anbietet. Der Sharepoint Portal Server umfasst zusätzlich eine Suchmaschine, die Möglichkeit, Inhalte zu kategorisieren sowie Funktionen für das Dokumenten-Management (Versionierung, Check-in und Check-out, Rechteverwaltung, siehe http://www.microsoft.com/servers/sharepoint). Der Exchange-Server schließlich beherrscht zudem die unternehmensweite Replikation von Dokumentenbibliotheken. Für die Replikation zwischen offline genutzten Client-Anwendungen und den Servern kündigte Microsoft ursprünglich eine lokale Variante der Web Storage Engine an, zog diese aber im letzten Augenblick zurück.
Das neue Server-Angebot sieht in puncto Office-Anbindung neben der zentalen Speicherung von Daten auch die Möglichkeit vor, Diskussionsforen zu Dokumenten einzurichten. Hinzu kommen Funktionen zum Abgleich von Kalendern und Adressbüchern. Bisher konnten Outlook-Benutzer dies ohne Server über so genannte Netzwerkordner bewerkstelligen, diese entfallen aber in der XP-Version. Die Vereinbarung von Terminen und das Vorschlagen von Meetings ist aber auch zukünftig mittels E-Mail möglich, zudem lassen sich auch ohne Server Gruppenkalender führen.
Bestand hat zudem der rudimentäre Workflow von Outlook, der über "Aufgaben" und Wiedervorlagen das Routing von Dokumenten definiert. Der Überarbeitungsmodus wurde enger mit diesem Outlook-Feature verzahnt, indem in jeder Office-Anwendung das "Senden-an"-Menü den Befehl "Zur Überarbeitung" erhielt. Dies aktiviert beim Empfänger die entsprechenden Werkzeuge, weil Office beim Versand des Dokuments per E-Mail angeblich die jeweilige Rolle des Adressaten innerhalb des Workflows erkenne. Verbessert wurde die Möglichkeit, anschließend die Anmerkungen und Korrekturen von mehreren Lesern in einem Schritt zusammenzuführen.
Internet-Dienste als MittelwegAls Mittelweg zwischen der Installation eines Office-Servers aus eigenem Haus und der Beschränkung auf Client-Funktionen bietet Microsoft Anwendern die Nutzung von Internet-basierten Diensten. So will die Gates-Company natürlich Internet-Service-Provider (ISPs) finden, die sich auf das Hosting der genannten Server spezialisieren. Allerdings drängt der Windows-Hersteller selbst vehement in diesen Markt und bietet über MSN die Nutzung der eigenen Software an. So enthalten die Büroprogramme im Dialog "Speichern" per Voreinstellung "My Web Sites on MSN". Auch das Chat-Tool "MSN Messenger", das bislang die Marktführerschaft der AOL-Konkurrenz nicht brechen konnte, wird fester Bestandteil des Büropakets. In Outlook zeigt ein Symbol neben jeder eingehenden Mail an, ob der Absender für einen Chat kontaktiert werden kann. Schließlich dachten die Microsoft-Marketiers beim Office-Design auch an den hauseigenen "Passport"-Dienst. Ein Passport-Konto soll es Office-XP-Anwendern zusätzlich erlauben, ihre Outlook-Kalenderdaten gemeinsam mit anderen zu nutzen und so den Wegfall der Netzwerkordner zu kompensieren.