Ändern von Archivrichtlinien

In Office 365 verwenden Sie Archivrichtlinien zum automatischen Verschieben von Postfachelementen in das Archiv des Anwenders. Archivrichtlinien sind Aufbewahrungstags, welche die Aufbewahrungsaktion In Archiv verschieben verwenden. Standardmäßig legt Exchange eine solche Richtlinieneinstellung schon an. Sie können diese Standardrichtlinie für die Archivierung auch anpassen:

1. Navigieren Sie in der Weboberfläche zu Administratorxchange und dann zu Verwaltung der Richtlinientreue/Aufbewahrungstags.

2. Wählen Sie in der Listenansicht das Tag Default 2 year move to archive aus, und klicken Sie auf Bearbeiten (das Stiftsymbol).

3. Bearbeiten Sie die Einstellungen, um diese an Ihre Bedürfnisse anzupassen, und klicken Sie auf Speichern.

Aufbewahrungsrichtlinien richtig einsetzen

Aktivieren Sie für ein Postfach das Archiv, wendet Office 365 Aufbewahrungsrichtlinien an. Die Aufbewahrungsrichtlinien arbeiten mit den bereits erwähnten Aufbewahrungstags. Über diese legen Sie fest, wann Office 365 eine E-Mail archivieren soll. Mehrere Tags fassen Sie zu einer Richtlinie zusammen.

Aufbewahrungstags erstellen Sie in der Verwaltungsoberfläche von Office 365 über Verwaltung der Richtlinientreue in den Exchange-Einstellungen. Navigieren Sie zu Aufbewahrungstags, und klicken Sie dann auf Hinzufügen (das Plussymbol). Hier können Sie die vorhandenen Tags bearbeiten oder neue Tags erstellen. Bei der Erstellung stehen verschiedene Optionen als Aktion zur Auswahl:

• Löschen und Wiederherstellung zulassen - Benutzer haben aber die Möglichkeit, die Elemente mit der Option Gelöschte Elemente wiederherstellen in Outlook oder Outlook Web App wiederherzustellen.

• Endgültig löschen - Durch diese Option wird das Element endgültig aus Office 365 gelöscht.

• In Archiv verschieben - Die Aktion ermöglicht das Verschieben von Elementen in das Compliance-Archiv des Benutzers.