"Strategische Büro-System-Planung" hat in der Hit-Liste der heiß diskutierten Information-Management-Themen Ende 1983 offensichtlich Platz 1 erobert: Wohin man auch schaut - die Kette von Konferenzen, Seminaren und Fachartikeln zu diesem Problemkreis nimmt einfach kein Ende. Dennoch bleibt der Anwender verunsichert, obgleich die erwähnten Veranstaltungen und Publikationen geradezu von Interessanten Informationen über die neue Generation der Büro-Informations-Systemen (OIS) strotzen.

Daß der Einsatz von Büro-Informations-Systemen (Office Information Systems = OIS) strategisch geplant werden sollte - hierüber besteht allseits Einigkeit. "Wie" man dabei jedoch sinnvollerweise vorgehen sollte oder aber "was" damit überhaupt gemeint ist - darüber ist sich kaum jemand im klaren. Vielleicht ist die Aufmerksamkeit, die diesem "Reizwort" mittlerweile zuteil wird, nicht nur Symptom für dessen Bedeutung, sondern eher Indiz für die Tatsache, daß das Thema allseits Unsicherheit und Verwirrung erzeugt.

Verwirrung beim Anwender groß

Ich hatte in den vergangenen Monaten mehrfach Gelegenheit, Einsicht in Strategievorschläge für den OIS-Einsatz nehmen zu können, und zwar sowohl in großen als auch in mittleren Unternehmen. Das Resultat: Nur wenige dieser Schriftstücke kann man als "Plan", noch weniger kann man als "strategisch" bezeichnen. Im Regelfall sind diese Papiere nichts anderes als "Technologieorientierte Fahrpläne mit Kapazitätsschätzungen", die mit Platitüden über die "Notwendigkeit einer Steigerung der Büro-Produktivität" beginnen, mit einem "Donnerwetter, was die Dinger können!" fortfahren und anschließend auflisten, wann welches Büro-Equipment in den einzelnen Unternehmensbereichen installiert wird.

"Strategische Pläne" dieser Qualität sind unbefriedigend - auch für ihre Autoren Was die Unternehmensleitung dazu sagen wird, mag sich jeder selbst ausrechnen Ein Geschäftsführer, der nicht gerade von dem heimlichen Verlangen getrieben wird, nun immer die neueste Informations-Technologie einzusetzen, wird derlei Pläne kurzerhand mit einem "Das ist doch nichts für uns" abtun: Er sieht nur Kosten, aber keinen Nutzen.

OA als Mittel zum Zweck

Dennoch: Es gibt einen echten Bedarf für effiziente OIS-Strategien. So mancher für die Büro-Kommunikation Verantwortliche wird sich noch der Ad-hoc-Vorgehensweise erinnern, mit der Textverarbeitung eingefuhrt wurde - mit all ihren verhängnisvollen Konsequenzen: Inkompatible Systeme, unzufriedene Benutzer, nicht realisierte Einsparungen. Diese Negativ-Erfahrungen möchten Unternehmen mit der "neuen Welle" der integrierten, multifunktionalen Büro-Systeme nicht noch einmal machen müssen.

Andererseits sind viele Unternehmen über ihre weitere Vorgehensweise unschlüssig. Meiner Meinung nach ist es nicht besonders hilfreich, "Office Automation" als technologisches Hilfsmittel zur Unterstützung grundlegender Bürotätigkeiten wie Schreiben, Kommunizieren etc. aufzufassen. Die Nutzung der Informationstechnologie muß als Teil eines Gesamtprogramms zur Steigerung der "Unternehmens-Leistung" angesehen werden. Das "automatisierte Büro" ist nicht angestrebtes Ziel, sondern Mittel zum Zweck.

Schwerpunkt der OIS-Anstrengungen und besonders ihrer Planung muß auf der Bestimmung der Mittel und Wege liegen, mit denen automatisierte Büro-Systeme zur Effizienzsteigerung der Unternehmensaktivitäten beitragen können. Die Betonung liegt also weniger auf der "Technik", als vielmehr auf den Anwendungen, weniger auf dem "Paper-Handling" als auf den Unternehmensaktivitäten. Wie auch immer die Technologie aussehen mag: Dieser Ansatz erfordert es, in "Business"-Kategorien zu denken und betrieblich-organisatorische Probleme zu identifizieren, zu deren Lösung entsprechende Technik-Unterstützung beitragen kann.

OIS muß Unternehmensziele unterstützen

So gesehen ist "Strategische Büro-Infortmations-System-Planung" weder mysteriös noch komplex. Diese Sicht ist auch für "EDV-Laien" verständlich. "Strategisch heißt dabei nicht einfach "Langzeit-Horizont". Genausowenig ist es ein Synonym für "vage". Ein strategischer Plan für Büro-Informations-System ist nichts anderes als ein Plan für die strategische Nutzung von Büro-Informations-Systemen: Die Anwendung geeigneter neuer Informationstechnologien in einer Art und Weise, die in erster Linie darauf abzielt, einen Beitrag zur Erreichung der Unternehmensziele zu leisten.

Insofern ist der Zweck eines strategischen Plans für den Einsatz von Büro-Informations-Systemen simpel: Zu entscheiden, was man will und wie man dorthin gelangt.

Von beiden Zielen ist das erste dabei das weitaus wichtigere - und zugleich faszinierendere. Der größte Irrtum, dem Unternehmen bei der Planung neuer Technologien immer wieder verfallen, ist mit der Technologie-Planung selbst zu beginnen statt zunächst den Bedarf des Unternehmens nach dieser Technik zu ermitteln.

Bedarfsanalyse kommt häufig zu kurz

Bei aller Diskussion über Methoden der strategischen OIS-Planung wird der aktuelle Plan dann manchmal aus den Augen verloren - ein Dokument, das für die verschiedensten Zwecke verwendet werden kann:

* zur Definition von Maßnahmen, die für eine erfolgreiche Implementierung erforderlich sind,

* zur Bestimmung der Anwendungen die in Angriff genommen werden sollen und ihrer Prioritäten,

* zum Design der technischen Bürosystem-Architekturen.

Und was noch wichtiger ist: Der Plan muß eine "Vision" ausdrücken, eine konkrete Vorstellung, welchen Weg man einschlagen will, und was das Unternehmen mit der Büro-Informationstechnologie zu erreichen hofft.

Struktur und Aufbau einer OIS-Strategie lassen sich aus einigen grundlegenden Prinzipien der OIS-Planung ableiten:

1. Eine OIS-Strategie muß zur Unternehmensstrategie konvergent sein. Wenn es das Ziel ist, die Informationstechnologie zu nutzen, um einen Beitrag zur Unternehmens-Zielerreichung zu leisten, dann muß sichergestellt sein, daß der Vorschlag zur Nutzung von OIS-Technologien auch von diesen Zielen abgeleitet wird.

2. Eine OIS-Strategie muß unternehmensspezifisch erstellt werden. Allgemeine Strategien, bei denen der Firmenname ausgewechselt werden kann, ohne daß sich an der Aussage etwas ändert, nutzen wenig angesichts der unterschiedlichen Probleme, denen sich Unternehmen heute gegenübergestellt sehen.

3. Die OIS-Strategie muß integriert und abgestimmt sein mit den DV- und Telekommunikations-Strategien. Es ist absurd, für technologische Bereiche, die derart eng verzahnt sind drei verschiedene Strategien zu entwickeln.

Die Unterscheidung zwischen Datenverarbeitung, Telekommunikation und Büro-Information ist spitzfindig und zerfällt zudem zusehends. Unterschiedliche Strategien in diesen drei Bereichen sind allenfalls nützlich, um das Ausmaß zu verdeutlichen, in dem sich gegenwärtig noch Technologien, Hersteller und Implementierungserfolge voneinander unterscheiden.

Unstrittig ist, daß Strategien für diese drei Bereiche auf gemeinsamen Prämissen aufbauen, gemeinsame Ziele verfolgen und integriert entwickelt werden müssen.

Die wichtigsten Komponenten einer erfolgversprechenden OIS-Strategie wird Dr. Michael Hammer in der nächsten Ausgabe vorstellen.

Dr. Michael Hammer

ist der Präsident der Hammer & Company, Inc., Cambridge, Massachusetts und Associate Professor of Computer Science am weltberühmten MIT in Cambridge Mass..

Michael Hammer gilt in den Vereinigten Staaten als einer der profiliertesten Experte auf dem Gebiet der strategischen Planung technologiegestützter (Büro-)Informationssysteme und effizienten Informations-Managements. Zu den Klienten von Hammer & Co., Inc. zählen Unternehmen wie AT&T, Bankers Trust Company, Burroughs, DEC, Exxon, General Motors, Northern Telecom oder auch 3M Corporation. Den Schwerpunkt seiner Expertisen legt der auch in Japan und Europa gefragte OIS-Spezialist auf Empfehlungen, wie durch den effizienten Einsatz moderner Büro-Informationssysteme ein Beitrag zur Erreichung der allgemeinen Unternehmensziele geleistet werden kann.

Am 25. Januar 1984 wird Hammer auf dem internationalen Sympostum "PC und Groß-DV - Vom Wildwuchs zur gesteuerten Integration" über US-Strategien für die Micro-Mainframe-Connection referieren.

Veranstalter dieses zweitägigen Sympostums ist CW-CSE, die Konferenzgruppe aus dem Verlag der COMPUTERWOCHE. Veranstaltungsort ist das Europäische Patentamt in München.

Auskünfte und Informationen:

CW-CSE, Friedrichstr. 31, 8000 München 40, Tel.: 089/3 81 72-116/169.