Dokumentation … aber richtig!
Sind Vorsorgepläne erstellt und Verantwortlichkeiten festgelegt, ist eine K-Fall-sichere Dokumentation erforderlich. Es nützt in der Regel nichts, wenn die Maßnahmenpläne auf den Firmen-Servern gespeichert werden oder in den Schränken des designierten Krisen-Managers liegen. Sind Büro- und IT-Räume von einem Vorfall betroffen, haben die Einsatzkräfte keinen Zugriff auf wichtige Informationen.
Für die Dokumentation der kritischen Planungsinformationen bieten sich verschlüsselte Container auf Firmen-Notebooks an. Überlegenswert ist auch die Auslagerung an einen Sicherheitsdienst, der rund um die Uhr besetzt ist, oder die Ablage in einen zugänglichen Safe bei einem Partnerunternehmen. Grundsätzlich sollten Aktivierungspläne lokal und schnell verfügbar vorgehalten werden, so dass im Katastrophenfall die wesentlichen ersten Maßnahmen beispielsweise auch vom Pförtner angestoßen werden können.
Die Art der erforderlichen Daten variiert je Unternehmen. Zur Auswahl stehen folgende wichtigen Informationen:
• Kontaktdaten wichtiger Partner, Lieferanten, Kunden und Mitarbeiter;
• Management-Informationen und Handlungsanweisungen für den Geschäftsbetrieb;
• Aktivierungsplanung der Fachbereiche, Recovery-Checklisten für Produktions- und IT-Bereiche;
• Vollmachten;
• Zugang zu Finanzmitteln und
• Versicherungsinformationen.
Nach der Planung kommt der Test
Foto: Helbling Management Consulting
Nicht jeder Ablauf und jede Regel funktioniert in der Praxis wie sie in der Theorie erdacht wurde. Aus diesem Grund müssen die vorbereiteten Maßnahmen regelmäßig überprüft werden. Jährliche K-Fall-Übungen zeigen, ob die Hilfsmittel zur Katastrophenbewältigung praxisgerecht sind, und ob der Betrieb in der geplanten Zeitspanne wieder aufgenommen werden kann.
Veränderungen in der Organisation, den Unternehmensprozessen und der technischen Infrastruktur erfordern eine regelmäßige Überprüfung der Vorsorgeplanung. Ein wesentliches Element, eine praxistaugliche Vorsorgeplanung sicherzustellen, ist ein kontinuierlichen Verbesserungsprozesses der K-Fall-Vorsorge.
Das Management ist in der Pflicht
Vorsorgeplanung ist kein alleiniges IT-Thema. Eine detaillierte Planung sowie ausreichende Dokumentation von Maßnahmen sind über alle Unternehmensbereiche erforderlich. Zusätzlich muss ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess sowie eine regelmäßige Überprüfung der Planung in Hinblick auf organisatorische, prozessuale und technologische Veränderungen etabliert und sichergestellt werden. Die Verantwortung für eine Vorsorgeplanung liegt daher bei der Geschäftsführung. Zwingende Voraussetzung für ein funktionierendes K-Fall-Konzept sind daher Vorgaben durch das Management und ein Commitment der Entscheider. (jha)
IT Operations Day - Achtung: Die Digital Natives kommen!
Digital Natives verkörpern alles, was das effizienz-getriebene IT-Management als Herausforderung, wenn nicht als Bedrohung empfindet. Im bevorstehenden „War of Talents“ werden alle Unternehmen gezwungen sein, in immer stärkeren Maße mit Digital Natives zu agieren – als Mitarbeiter, Freelancer, Influencer oder in welcher Rolle auch immer. Um so notwendiger ist es daher, dass vor allen Dingen auch IT-Verantwortliche die Zusammenarbeit mit den Digital Natives lernen!
Social Networks, Cloud Computing, Mobility – Was IT-Manager und Digital Natives voneinander lernen können: IT Operations Day am 12. Mai 2011 in Berlin