Die 5 W-Fragen

Für die Vorsorgeplanung sind die so genannten 5 W-Fragen hilfreich:

Was muss getan werden? Kernstück der Vorsorgeplanung ist es, die notwendigen Maßnahmen und Aufgaben festzulegen. Dazu zählen die Erstmaßnahmen, die unmittelbar nach Vorfall etwa die Informations- und Eskalationskontakte nennen und Notfallprozesse beschreiben. Anschließend sind die Aufgaben zur Notfallbewältigung wichtig. Dazu zählen etwa Wiederanlaufpläne, Wiederbeschaffungsprozeduren, der Transport von Mitarbeitern und Güter sowie die Beschaffung von notwendigen Hilfs- und Finanzmitteln. Die erforderlichen Aufgaben sollten in leicht zu vermittelnde Arbeitspakete unterteilt werden, die sich am Unfallort sowie am späteren, temporären Geschäfts- und Produktionsort einfach anwenden lassen.

Ein besonderes Augenmerk sollte den Kommunikationsplänen gelten, denn sowohl der interne und externe Kommunikationsfluss muss reibungslos funktionieren. Daher sollten die Planer im Vorfeld für wesentliche Unternehmensaspekte ermitteln, welche Informationen zu welchem Zeitpunkt an Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten und Medien kommuniziert werden müssen.

Unberücksichtigt bleibt häufig, den zerstörten Bereich zu sichern und abzuwickeln. Denn nicht minder wichtig, als die Betrieb möglichst schnell wieder anlaufen zu lassen, ist es Dokumenten und Ordnern sowie Datenträger auf PCs und Servern einzusammeln. Alle Maßnahmen müssen zudem in vertragliche Vereinbarungen mit Dienstleistern eingebunden werden, der im Bedarfsfall Notfallarbeitsplätze und Stand-by-Rechenzentren zur Verfügung stellt.

Wer kann etwas tun? Die Planer müssen definieren, wer im Notfall für welche Rollen und Aufgaben geeignet und vorgesehen ist. Dabei sollten sie bei der Verteilung der Zuständigkeiten davon ausgehen, dass die im Produktionsbetrieb verantwortlichen Personen nicht verfügbar sind. Auf Basis von unterschiedlichen K-Fall-Szenarien sollten Funktionen und Rollen mit entsprechenden Verantwortlichkeiten definiert, jedoch keinen Personen zugeordnet werden. Hier steckt viel Diskussionspotenzial, denn Bestandteil einer Vorsorgeplanung ist unter anderem, festzulegen, wer die Notfallprozesse freigeben darf. Das geschieht oft abseits der gewohnten Genehmigungsabläufe. Manch ein Vorgesetzter muss hier über seinen Schatten springen und den Mitarbeitern vertrauen.

Gefordert sind entscheidungswillige Manager, gute Kommunikatoren, Organisationstalente sowie struktur- und aufgabenorientierte Mitarbeiter. Organisatorisch löst man diese Herausforderung, indem man Teams und Teamrollen je Aufgabengebiet (sachliche und örtliche zusammenhängende Aufgaben) definiert, die durch ein zentrales K-Fall-Management-Team koordiniert und gesteuert werden. Eine Verantwortungsmatrix unterstützt die Zusammenarbeit. Das schafft Sicherheit und vermeidet zeitraubende Diskussionen über die Kompetenzen.

Wie muss etwas getan werden? Erläuterungen und Checklisten helfen den Verantwortlichen, ihre Aufgaben im K-Fall zu erledigen. Komplexe Handbücher liest im Notfall sowieso keiner, besser sind einfache Übersichten, Schaubilder und strukturierte Formulare als PDF-, Excel- und Word-Datei sowie in gedruckter Form.

Wann muss etwas getan werden? Für jede Aktivität ist der Zeitpunkt festzulegen, außerdem sollte die sinnvolle Reihenfolge der Arbeit geklärt werden. Das ist keine leichte Aufgabe, denn in der Konzeption des Ablaufs müssen die Planer berücksichtigen, dass viele Prozesse zur Bewältigung der Katastrophe parallel betrieben werden müssen.

Wo muss etwas getan werden? Da manche Aufgaben notwendigerweise an einem bestimmten Ort erledigt werden müssen, sollte der Arbeitsort jedes Teams ebenfalls definiert - und soweit möglich - vorbereitet sein. Das gilt etwa für Sammelplätze, Notfallarbeitsplätze, Ausweichproduktionsstätten und Backup-Rechenzentren.