In der Phase von der ersten Überlegung bis hin zur endgültigen Entscheidung für einen Mikrocomputer, muß die Frage nach der Rentabilität des Computereinsatzes mehrfach gestellt werden. Genaue Kalkulation und zutreffende Einschätzung der Nebenkosten sind Voraussetzungen für das Merkmal, daß der Mikro auch die geforderte Leistung erbringen kann.
Schon wahrend der ersten Überlegungen muß man sich bewußt sein, daß selbst die kleinste Lösung für minimale betriebliche Anlagen in Einmannbetrieben und Einsteiger-Geräten insgesamt 6400 Mark beträgt, aufgegliedert in Zentraleinheit mit 1500, - , ein Floppy-Laufwerk mit 1500, - , Monitor mit 400, - , Matrix-Drucker mit 1300, - , Software mit 1500, - und Kleinmaterial mit 200, - .
Eine mittlere Lösung für Kleinbetriebe mit Arbeitsplatzrechnern in Abteilungen kostet 17 500 Mark und gliedert sich in die Zentraleinheit, zwei Floppy-Laufwerke Monitor mit 8000, - , Matrixdrucker mit 2000, - , sowie Software mit 7000, - und Kleinmaterial zu 500, - .
Eine umfassende Lösung für 30500 Mark teilt sich auf in eine 16 Bit Zentraleinheit, ein Floppylaufwerk sowie Festplatte und Monitor mit 17 000, - , Matrix-Drucker 2500, - , der Software mit 10 000, - und Kleinmaterial mit 500, - .
Nicht enthalten sind die Kosten für externe Berater, Pflichtenheft, Einarbeitung, Änderung der betrieblichen Organisation oder Stammdatenerfassung. Diese Aufwendungen dürfen selbst bei ersten oberflächlichen Überlegungen nicht außer acht gelassen werden und müssen je nach Eigenleistungen mit bis zu 80 Prozent der Hardwarekosten veranschlagt werden.
Ein Rechenbeispiel verdeutlicht einen sinnvollen und nutzbringenden Einsatz. Das DV-System erbringt die geforderte Leistung. Wird das jetzige Verfahren beibehalten, muß zusätzlich eine Halbtagskraft eingestellt werden. Jährliche Kosten hierfür: 18 000 Mark. Bei Einsatz eines Personal Computers entstehen folgende Kosten:
Arbeitsplatzrechner 17 500, -
+ 80 Prozent der Hardware 8000, -
Gesamtkosten: 25 500, -
Bei einer Abschreibung über fünf Jahre entstehen jährliche Fixkosten von 5100 Mark für den Einsatz eines Personal-Computers. Werden für die laufenden Kosten 2900 Mark angesetzt, verursacht der Computereinsatz jährliche Kosten von 8000 Mark.
Wird die Erwartung erfüllt, entstehen durch den Personal-Computer jährlich Aufwandsersparnisse von 10 000 Mark. Das Projekt sollte also schnellstens verwirklicht werden!
Nach der Ist-Analyse findet eine weitere, auf den neuen Erkenntnissen aufbauende Wirtschaftlichkeitsberechnung statt. Hierbei soll der Detaillierungsgrad dieser Berechnung dem Fortschritt des Projektes angepaßt sein.
Nebenkosten des Projektes zu vernachlässigen, wird sich nach der Installation des Systems als fataler Fehler erweisen.
Die letzte und genaueste Kosten/Nutzen-Analyse wird nach Erstellen des Soll-Konzeptes im Zuge der Festschreibung des DV-Systems unternommen. Sie trägt maßgeblich zur Entscheidungsfindung für oder gegen den Mikrocomputereinsatz bei.
Mit welcher Präzision eine Kosten/Nutzen-Analyse letztendlich durchgeführt werden muß, hängt zum einen von der Durchsichtigkeit des Problems, zum anderen vom Aufwand für die Analyse im Verhältnis zu den Kosten des Computereinsatzes ab. Je komplexer das Problem, desto sorgfältiger sollte die Analyse durchgeführt werden - aber immer mit Rücksicht auf die Kosten für die obengenannte Wirtschaftlichkeitsberechnung.
In vielen Fällen gibt jedoch schon die Überschlagsrechnung eine klare Auskunft über den Nutzen des Systems. Und je klarer der Zeiger zu der einen oder anderen Seite ausschlägt, desto weniger detailliert darf eine später eventuell stattfindende Wirtschaftlichkeitsbetrachtung gehandhabt werden.
Wird etwa durch den Einsatz eines Mikrocomputersystems die Einstellung eines weiteren Sachbearbeiters mit Kosten p. a. von 48 000 Mark ein Jahr lang verhindert, rentiert sich der Einsatz eines Arbeitsplatzsystems mit Sicherheit. Im Zuge der Planung des DV-Systems ist in diesem Falle aber laufend zu überprüfen, ob die Voraussetzung, nämlich die Einsparung eines weiteren Sachbearbeiters, wie geplant eingehalten werden kann.
Nicht in jedem Falle - doch das ist die Ausnahme - ist eine Betrachtung der Wirtschaftlichkeit eines DV-Systems sinnvoll sondern wird um weiterere Kriterien ergänzt werden müssen.
In einigen Fällen sind die geforderten Arbeitsergebnisse durch den Produktionsfaktor Mensch alleine nicht mehr zu erzielen, besonders wenn große Datenmengen extrem schnell zu verarbeiten sind.
*Werner Weinberg, Inhaber der Microware Weinberg, Bottrop.