FRANKFURT - Noch konzentrieren sich die Bemühungen im Bereich Büroautomation darauf, die Kosten zu reduzieren, die auf Sekretärinnen und Schreibkräfte entfallen. Dr. Martin Thomson, Fachbereichsleiter Informations-Management der Pactel GmbH, Frankfurt, hat eine andere Zielgruppe ausgemacht, bei der noch mehr zu sparen ist. In seinem Beitrag beschreibt er, wie sich die Rolle der Frau im Büro ändern wird und was Sachbearbeiter und Führungskräfte zu erwarten haben.
Von den 27 Millionen Erwerbstätigen in der Bundesrepublik Deutschland sind rund 10 Millionen weiblich. Davon arbeiten etwa 24 Prozent als Fach- oder Hilfskräfte im Büro. Ferner beträgt der Anteil an Frauen unter allen Bürofach- und -hilfskräften 63 Prozent. Aus solchen Zahlen könnte man schließen, daß Frauen in sehr starkem Maße von der Büroautomation betroffen sein wird.
Um jedoch die Lage der Frau hinsichtlich der Büroautomation genau zu bewerten, muß man sich von den derzeit realisierten Formen von Büroautomation distanzieren. Einen Ausgangspunkt bildet die in Abbildung 1 dargestellte Verteilung der Kosten für ein typisches Büro. Die 15 Prozent der Kosten, die auf Sekretärinnen und Schreibkräfte entfallen stehen im Vordergrund der bisherigen Bemühungen um Büroautomation. Daß hier erhebliche Einsparungen erreichbar sind und auch erreicht werden, bleibt unumstritten. Beispielsweise können die durchschnittlichen Kosten eines einseitigen Briefes im DIN-A4-Format von 2 Mark bei einem Mischarbeitsplatz mit Stenogramm-Aufnahme auf 3,15 Mark unter Einsatz von Textverarbeitung gesenkt werden.
Trotzdem ist es klar, daß die bedeutendsten, durch die Büroautomation zu erreichenden Kosteneinsparungen im Tätigkeitsbereich der Sachbearbeiter und Führungskräfte zu erwarten sind. Unter dieser Gruppe, die auch im großen Maße die Arbeit der Sekretärinnen und Schreibkräfte heranschafft, ist wegen ihrer breiten Spanne von Informationsbedürfnissen und -aktivitäten eine Vielzahl von Informationstechnologien einsetzbar, deren Möglichkeiten die der reinen Textverarbeitung bei weitem übertreffen. Diese Technologien, nach Informationsfunktion gegliedert, sind in Abbildung 2 aufgelistet.
Alle denkbaren Technologien werden selbstverständlich nicht gleichzeitig in allen Büros auftreten. Sprachausgabe und Grafik-Darstellung sind schon da, aber nicht allgemein eingesetzt. Spracheingabe und integrierte Systeme werden sich erst gegen Ende der 80er Jahre durchsetzen. Büroautomation ist somit kein schlagartiges Phänomen, sondern vielmehr ein evolutionärer Prozeß.
Für die Betroffenen wird die Entwicklung die bisher geltenden räumlichen und zeitlichen Einschränkungen der Bürotätigkeiten sprengen. Manche Dienstreisen zu entlegenen Niederlassungen, um dort Besprechungen abzuhalten, werden durch Telekonferenzen ersetzt. Andererseits erlauben es leistungsfähigere Kommunikationsmöglichkeiten, daß Führungskräfte sich beispielsweise auf längere Zeit zu Hause aufhalten können.
Unter dem Einfluß der neuen Bürotechnologien werden Informationsmengen und Kommunikationen in Form von Daten, Text, Sprache und Bild sehr stark wachsen. Im Büro der Zukunft sollen Frauen dann zunehmend die Rolle der Informationsverwalterin oder besser gesagt des "Information Gatekeeper" übernehmen. Sie wird die Datenbestände des persönlichen Informationssystems ihres Chefs pflegen und steuern und die Schnittstellen zu anderen persönlichen, zentralen und externen Informationssystemen verwalten.
Eine typische Arbeitsverteilung für eine Sekretärin zeigt Abbildung 3. Diese ist mit der für Ende der 80er Jahre erwarteten Verteilung in Abbildung 4 zu vergleichen. Daraus geht klar hervor, daß die Sekretärin mehr autonom arbeiten wird (keine Wartezeiten) und sehr stark mit Kommunikation beschäftigt sein wird. Was nicht in dem Vergleich zum Ausdruck kommt, ist, daß ein beträchtlicher Anteil der in Abbildung 4 wiedergegebenen Tätigkeiten von zu Hause aus oder auch von einem beliebigen Standort durchführbar sein wird.