Die Getränkequelle GmbH, Friedberg/Bayern, mit Heimdienst, 20 Getränkeabholmärkten, rund 100 Großkunden und sechs Millionen Mark Jahresumsatz, nutzt die Vorteile der eigenen EDV und branchenspezifisch entwickelter Programme. Im Einsatz ist ein auf einem 16-Bit-Minicomputer basierendes Bildschirmsystem von NCR.
Umgang mit der Elektronik hat dieses mittelständische Unternehmen schon seit Jahren. Bereits 1973 wurde von der internen Maschinenbuchhaltung auf externe Datenverarbeitung umgestellt. Ein Rechenzentrum verarbeitete die Daten aus der Finanzbuchhaltung und Fakturierung, druckte Statistiken sowie Lagerbestandslisten.
Nach einer genauen Analyse entschloß sich das Getränkevertriebs-Unternehmen zur Installation eines EDV-Systems. Ausschlaggebend war der Wunsch nach einer ständig über Bildschirm oder Matrixdrucker gegebenen Auskunftsbereitschaft. "Ich wollte bewußt den direkten Zugriff auf alle Betriebsdaten. Insbesondere interessieren mich ständig jene Daten, die aus dem Vertrieb resultieren", sagt Firmen-Chef Georg Spiegel.
Sein Unternehmen gehörte 1966 mit zu den ersten, die mit einem Getränkemarkt eine neue Vertriebsform kreierten.
Für administrative Aufgaben setzt das Unternehmen Lizenzprogramme (Fibu etc.) der NCR GmbH, Augsburg, ein. Alle Aufgaben des Vertriebs übernimmt das individuelle Abrechnungssystem für den Getränkehandel.
Die "Getränkequelle" teilt den Vertrieb in zwei große Bereiche ein: Getränkeabholmärkte und Großhandel. Daten, die aus dem Heimdienst anfallen, werden wie Daten des Großhandels bearbeitet.
An Hardware stehen eine bildschirmorientierte NCR I-8150 mit 64 KB Zentralspeicher, 10 MB externe Plattenspeicherkapazität sowie ein Matrixdrucker zur Verfügung. Die Anlage ist geleast; die monatliche Abschreibung liegt etwa bei 2000 Markt.
Zu den wesentlichen Programmteilen des Abrechnungssystems für Getränkeabholmärkte gehören:
- Firmen-, Artikel- und Kalkulationsstammdatei;
- Faktura-Erfassung, Rechnungsdruck, Fortschreibung;
- Wareneingang: Erfassung, Protokoll und Monatsprotokoll;
- Artikel-Listen;
- Kalkulationsgruppen-Liste;
- Getränkeabholmarkt: Anlage, Belastung, Auswertung, Rechnung;
- Inventur-Liste und -Auswertung; .
- Adressenaufkleber, Debitoren, Kreditoren.
Sämtliche Daten aus den Unternehmensbereichen Getränkeabholmärkte sowie Großhandel (mit Heimdienst) werden über die Bildschirmtastatur eingegeben. Per Codes erfolgt die Zuordnung zu den Bereichen. Soweit die Daten den Wareneingang beziehungsweise den Verkauf betreffen, reicht bei der Erfassung die Eingabe von Artikelnummer und Menge (Unterscheidungsmerkmale sind Flaschen und Gebinde). Einkaufswert und Verkaufspreis ordnet das System selbständig zu; beide Angaben sind im Artikelstamm enthalten. Die Gegenüberstellung von Wareneingang und Verkauf erfolgt automatisch. Daraus resultiert eine ständige Lagertransparenz. Vorteilhaft wirkt sich dieser Überblick nach Angaben des Unternehmens für die Disposition aus. Aufschlußreich seien auch die von der EDV nach verschiedenen Bezugspunkten erstellten Statistiken.
Lieferungen von Getränkeherstellern, die direkt an die Getränkeabholmärkte gehen, werden über die bei der Anlieferung im Getränkeabholmarkt abgegebenen und an die Zentrale weitergeleiteten Lieferscheine erfaßt. Jeder Getränkeabholmarkt wird auch mit dem Leergut belastet. Bei Rückgabe erfolgt die entsprechende Gutschrift. Nach Artikeln wird alle drei Monate für jeden Getränkeabholmarkt eine Inventurliste zu Einkaufs- und Verkaufspreisen ausgedruckt.
Möglichst wenig Eingaben
Die Friedberger beliefern Großhandelskunden mit eigenen Fahrzeugen. Bestellungen aus dem Großhandelsbereich erfolgen nur zum Teil mit genauen Mengenangaben. Überwiegend werden Großhandelskunden im regelmäßigen Turnus besucht. Der Verkauf erfolgt direkt von dem zuvor "auf Verdacht" beladenen Fahrzeug.
Der Verkaufsfahrer füllt beim Kunden vorgedruckten Lieferschein aus. Beim Beladen des Fahrzeuges im Zentrallager war der Fahrer mit der geladenen Menge belastet worden.
Die auf den Lieferscheinen notierten Verkaufsdaten werden mit der Bildschirmtastatur eingegeben.
Mit dem individuell für jeden Großhandelskunden festgelegten Modus wird fakturiert. 20 Prozent entfallen ganz grob gesehen, auf Sofortfaktura, andere Kunden erhalten, meist
monatlich, eine Sammelrechnung.
Das System ordnet jeder Rechnung die Konditionen zu, die für den betreffenden Kunden gültig sind.
Für die Verrechnung des Leergutes gilt das gleiche wie beim Getränkeabholmarkt. Zurückgegebenes Leergut wird gutgeschrieben.
Ähnlich wie bei Großhandelskunden läuft die Abrechnung des Heimdienstes. Dem Verkaufsfahrer wird die Ware belastet, mit der er zu seinen Kunden fährt. Die Differenz zwischen verkaufter Menge und der Belastung ist gleich dem Bestand, er wird von der EDV-Anlage ermittelt.
Das von NCR-Mitarbeitern in Zusammenarbeit mit Fachleuten aus der Getränkevertriebsbranche entwickelte Programm berücksichtige nach Angaben der Augsburger alle auf diesem Gebiet anfallenden Arbeiten. Das Programm sei so gestrafft, daß mit möglichst wenig Eingaben die größtmögliche Aussage erreicht werde.