Von Helmut Franz Exklusiv für CW
SARSTEDT - Nach 15 Jahren EDV hatten wir die Nase voll: Anfang 1975 haben wir unsere eigene EDV-Abteilung voller Verärgerung aufgelöst und arbeiten jetzt mit einem Service-Rechenzentrum zusammen. Abgesehen von jeniger Sorgen und Problemen, sparen wir rund Monat und demnächst sogar noch ein bißchen mehr.
Die Kosmetana Cosmetic International GmbH gibt es seit 1948. Mit der steigenden Nachfrage nach kosmetischen Produkten stieg der Umsatz (heute 8 Millionen Mark), die Mitarbeiterzahl (heute 60 Personen) und somit auch die zu bewältigenden Datenmengen. Bereits im Jahre 1958 haben wir einen eigenen EDV-Bereich gegründet.
Es begann mit einer 360/20
Für die Bedienung unserer IBM 360/20 gab es einen Programmierer, einen zweiten, der zugleich Operator war sowie drei Damen zur
Datenerfassung. Als erstes wurde die Rechnungsschreibung und das damit verbundene Mahnungswesen auf EDV übernommen. Im Laufe der Zeit kamen noch hinzu: Produktions- und Vertriebsplanung, Lagerhaltung und
Bedarfsrechnung, Buchhaltung, Finanz- und Sachkonten, Kreditoren und Debitoren sowie die monatliche Erfolgsrechnung und abschließend die Fakturierung.
Die ersten Programme hat die IBM für uns geschrieben, nach und nach konnten wir mit unserem Stab eigene Programme erstellen.
Eigentlich lief alles ganz gut - nur die Kosten erschienen uns recht hoch: Für das System 360/20 bezahlten wir 15 000 Mark monatlich, hinzu kam nochmal die gleiche Summe an Personalkosten.
Neue Lösung: /3, Modell 10
Als bessere Lösung wurde Uns von der IBM das System /3, Modell 10 angeboten. Versprochen wurde bessere Leistung und gleichzeitig weniger Kosten. Am 1. Januar 1974 wurde dann auch dieses System bei uns installiert. Richtig war, daß wir jetzt monatlich 2000 Mark bei gleichbleibenden Personalkosten einsparen konnten. Nur die Leistung ließ zu wünschen übrig: Während unserer 360-Zeit hatten wir ein eigenes Buchhaltungsprogramm entwickelt und Wollten nun dieses Paket auch auf das System /3 übernehmen. Diese Umstellung wurde uns auch von seiten der IBM zugesagt, hat aber leider nicht funktioniert. Noch heute - ein halbes Jahr nach dem Schlußstrich arbeiten wil die Rückstände auf, die uns durch den Ausfall des Programms entstanden sind.
Service in 15 Kilometer
Naheliegend, daß wir zu dem Schluß kamen, das System /3 sei doch wohl nicht das Richtige für uns. Ergebnis: Nach einigen Verhandlungen haben wir uns entschlossen, mit der hauseigenen EDV Schluß zu machen und in einem Service-Rechenzentrum arbeiten zu lassen. Der geeignete Partner hierfür war das Rechenzentrum Bogusch & Greife im 15 Kilometer entfernten Hannover.
Heute arbeiten wir problemlos und kostengünstig. Derzeitige Monatsrechnung bei Bogusch & Greife: 8000 bis 10 000 Mark. Zwar ist in diesem Preis die Abwicklung unserer Produktions- und Vertriebsplanung noch nicht enthalten, aber da wir noch immer Buchhaltungsrückstände aufarbeiten, wird sich riach Beendigung dieser Arbeiten der Betrag kaum verändern. Effektive Kosteneinsparungen (siehe Tabelle). Neben den Ersparnissen, die sofort bemerkbar wurden, stellten sich nach und nach weitere Vorteile unserer jetzigen Lösung heraus: unser eigenes EDV-Personal konnte niemals so qualifiziert arbeiten wie die Spezialisten im Rechenzentrum.
Beleglesung kommt
Nachteilig ist die eingeschränkte Beweglichkeit. Aber über diesen Mangel haben wir schnell hinweggesehen, da die meisten Arbeiten nicht täglich anfallen, - ausgenommen die Fakturen. Und da wir täglich nach Hannover fahren müssen, um an unsere Kunden auszuliefern, haben wir den Fahrerdienst entsprechend eingerichtet.
Neu für uns ist der Übergang vom Ablochen zum Beleglesen - ebenfalls im Service auf einer IBM 1287. Derzeit werden von der IBM die entsprechenden Formulare gedruckt - eine Art Bestellblock -, die später unsere Vertriebsleute ausfüllen werden.
Nach Beendigung der Testphase soll die Beleglesung noch weitere 2000 Mark im Monat einsparen.