Gerade in Krisenzeiten wächst der Veränderungsdruck. Entweder passt das Geschäftsmodell nicht mehr richtig, Unternehmenseinheiten werden ge- oder verkauft, Vertriebspartner hinzugenommen Produktionsstätten in andere Länder verlagert, Mitarbeiter entlassen und das Portfolio bereinigt. Das alles sind Veränderungen, die nicht nur die Mitarbeiter betreffen und denen sie sich anpassen müssen. Das hat auch teilweise gravierende Auswirkungen auf das ERP-System eines Unternehmens. Je nach Größe des Unternehmens und dem Grad der Veränderung könnte das schnell zusätzliche Kosten in Millionenhöhe verursachen, die in der Budget- beziehungsweise Projektplanung unbedingt berücksichtigt werden sollten.

Wer diese Einschätzung für übertrieben hält, sollte sich die Studie von CFO Publishing ansehen, die das Magazin und Analysehaus zusammen mit dem ERP-Anbieter Agresso aufgelegt hat. Für diese Untersuchung wurden 157 Finanzchefs mittlerer und großer US-Unternehmen mit Umsätzen zwischen 100 Millionen und einer Milliarde Dollar nach den Kosten, der Zeit und dem Aufwand gefragt, die es mit sich bringt, ein ERP-System zu betreiben und zu verändern. Durchschnittlich geben diese Unternehmen ohne Lizenzkosten 1,2 Millionen Dollar jährlich für ihr ERP-System aus. Dabei belaufen sich die internen Kosten, um das System an neue Bedingungen anzupassen durchschnittlich auf 475.000 Dollar, der Anteil an externen Kosten liegt bei 339.000 Dollar und schließlich müssen auch noch knapp 425.000 Dollar jährlich an Maintenance und Support-Gebühren an den Hersteller gezahlt werden. Am meisten verschlingen dabei die Veränderungen an den Geschäftsprozessen und am Finanzmanagement, also der Buchhaltung. Und noch eine interessante Zahl: Um eine größere Veränderung am ERP-System zu bewirken, brauchten die befragten Unternehmen durchschnittlich 60 Manntage, für eine mittelgroße immerhin noch 20 und selbst kleinere Veränderungen dauerten im Mittel sieben Mann Tage.

Das sind enorme jährliche Aufwände für eine Software, deren Beitrag zur Profitabilität eines Unternehmens , seinen Wachstumsmöglichkeiten oder seiner Innovationskraft eher gering ist. Dennoch können weder die Auskunft gebenden CFOs noch CIOs ohne ERP-Systeme auskommen. Aber sie sollten anfangen, die Gesamtkosten dieser Programme genauer zu betrachten und sie bei Change-Prozessen zur berücksichtigen. Das bringt hoffentlich zwei Fragen mit sich: Muss jede Veränderung im Geschäftsprozess im ERP-System nachgebildet werden? Braucht ein Unternehmen in Zeiten immer modularer werdender Software noch immer Suiten mit dem Ich-kann-Alles-Anspruch?

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