Der Projektstart

Unter dem Schirm des "Next Generation Workplace" startete die IT der Munich Re im Jahr 2012 verschiedene Pilotprojekte, etwa in den Bereichen BYOD-Unterstützung ("Bring your own Device"), Corporate Wi-Fi, Tablet-Zugriff und Virtuelle Desktop Infrastruktur. "Nachdem sich herausgestellt hat, welche Technologien funktionieren, haben wir einen Gesamtplan entwickelt, um sie weltweit geordnet zur Verfügung zu stellen", berichtet Janßen. In das Projekt involviert sind neben der IT und dem HR-Bereich auch der Betriebsrat sowie das Gebäude-Management der Rückversicherung. "Wir haben einen Steuerkreis ‚Workforce Flexibility‘ gebildet, der Planungen abstimmt und gemeinsam die Initiative vor den Vorstand vertritt", sagt HR-Manager Birle.

Mitten im Veränderungsprozess steht auch Dirk Heiss, der bei Munich Re den Bereich Globale Infrastruktur und Betrieb leitet. Er hat nicht nur bei Mitarbeitern, sondern zudem noch auf der technischen Seite Handlungsbedarf ausgemacht: "Wir haben eine relativ große installierte Basis von Windows Vista und Blackberry, weshalb wir uns ohnehin Gedanken machen und unsere Strategie hinterfragen mussten." Allerdings sollten die Anpassungen nicht in reinen Technologieprojekten enden, in denen Produkte aufgrund von IT-Entscheidungskriterien isoliert ausgetauscht werden - zugegebenermaßen eine neue Situation für viele Mitarbeiter. "Die traditionellen IT-Diskussionen über Vor- und Nachteile verschiedener Technologien und Lieferanten mussten wir erst mal wieder einfangen."

Aus der Business-Perspektive

Stattdessen beleuchtete Heiss die Aufgabe von Kundenseite her und untersuchte globale Anforderungen, aber auch "Micro-Travelling" am Campus sowie verschiedene Rollenprofile, Zukunftsszenarien und Pilotnutzer. "Wir wollten das Projekt von der Business-Perspektive betrachten und klären, wie die Kollegen der Fachbereiche morgen und in fünf Jahren arbeiten." Angesichts der Aufgabenvielfalt und Anforderungsprofile von Client-Managern, Back-Office-Mitarbeitern, Projektmanagern und Inspektoren war der Blick in die Zukunft eindeutig, erinnert sich der IT-Manager: "Konsens war, dass es keinen Konsens gibt."

Auch daher waren die Folgen vorgezeichnet, sagt Heiss: "Das Prinzip der globalen Standardisierung der Arbeitsplätze können wir nicht in der traditionellen Form durchhalten." So diene der "Workplace of the Future" dazu, die unterschiedlichen Rollen und ihre Anforderungen an die IT mit den Vorgaben des Finanzvorstands an Kosteneffizienz in Einklang bringen. Und es ist nicht die Entscheidung der IT, welche Technik die Mitarbeiter haben dürfen, berichtet Heiss: "Wir definieren die Pakete und empfehlen die Standardangebote für den Underwriter oder den Field Worker am Staudamm." Letztlich sei die technische Ausstattung des individuellen Arbeitsplatzes der Zukunft eine Entscheidung des Mitarbeiters und seines Vorgesetzten.

Somit gingen die Wünsche der Belegschaft sowie die geschäftlichen und technischen Argumente für die Flexibilisierung Hand in Hand. "Eigentlich hat uns die Heterogenität der Arbeitsplätze in das Projekt getrieben", argumentiert CIO Janßen, "aber angesichts der technischen Grundlagen muss der Arbeitsplatz ohnehin heterogen sein." Schließlich decke sich selbst die einfache Produkttaktung der Corporate-Desktops (mindestens drei Jahre) nicht mit den Zyklen mobiler Geräte (höchstens zwölf Monate). "In dieser Entkopplung liegt die technische Design-Philosophie unserer künftigen Infrastruktur", sagt der CIO. Insofern sei es ein schönes Ergebnis gewesen, dass auch technische Defizite zur neuen Infrastruktur beigetragen haben. "Das war ein wesentlicher Lerneffekt für uns."

Für den IT-Manager Heiss führt die Entkopplung dazu, die "Grabenkämpfe" der Technikfraktionen und die Produktzyklen des Consumer-Marktes elegant zu umgehen. "Unser Ziel ist die 'Managed Diversity', damit wir unseren Mitarbeitern verschiedene Angebote unterbreiten können, ohne den Standardisierungsgrad im Hintergrund zu opfern." Und CIO Janßen hält Diskussionen über die Vor- und Nachteile von Client-Betriebssystemen "sowieso für fruchtlos". Als IT-Verantwortlicher müsse man sich davon unabhängig machen und lernen, mit allen Devices umzugehen. "Das ist für mich die Idee hinter BYOD." Die Vielfalt im Vordergrund wird allerdings in einer "Virtual Desktop Infrastructure" kanalisiert, denn in der Infrastruktur im Back-End setzt Janßen weiter auf Einheitlichkeit.