Schließlich ging Monier mit einer Leistungs- und Preismatrix auf zwölf Outsourcing-Anbieter zu. Darin fragte der Dachbaustoffhersteller beispielsweise Preise für verschiedene Antwortzeiten der SAP-Applikationen ab (eine Sekunde, 800 Millisekunden und 650 Millisekunden mit monatlicher oder täglicher Messperiode). Auch mit Blick auf Plattenspeicher, Prozessorerweiterungen, Backups sowie Bandlaufwerke mit verschiedenen Service-Level-Agreements (SLAs) sowie Beraterstunden für Erweiterungsvorhaben und etliche weitere Parameter mussten die Provider ihre Karten offenlegen. "Es war schon sehr aufwändig, unsere genauen Kostenanteile aufzuschlüsseln", blickte Jakob zurück. Für Monier zahlte sich die Vorbereitung aus, denn die Angebote ließen sich sehr genau vergleichen und die teuren Anbieter flugs aussortieren. Im zweiten Auswahlverfahren wurden die verbliebenen Provider fachlich unter die Lupe genommen. Ob Qualifikation der Mitarbeiter, Umsetzung- und Betriebskompetenz, Monitoring-Konzept oder Organisationsstruktur und Abläufe - für alles interessierten sich die Monier-Mitarbeiter. Ganz besonders wichtig war es ihnen aber, die potenziellen Ansprechpartner kennen zu lernen. "Wir wollten kompetente SAP-Experten, mit denen unsere Anwendungsentwickler auf fachlicher Augenhöhe diskutieren können", betonte Weidner. "Die Kompetenz der Mitarbeiter war eines der wichtigsten Argumente für FIS-ASP."
Die Flexibilität erwies sich als ein weiterer Pluspunkt. Je nach Bedarf kann Monier Serviceleistungen erhöhen oder reduzieren. Zudem haben große Anbieter ihre Abläufe häufig stark strukturiert und formalisiert, um Effizienz und Skaleneffekte auszuschöpfen. Abweichungen sind schwierig. Doch Monier wollte ein gewisses Maß an Freiheiten, weil die Landesgesellschaften zwar eigenständig arbeiten, aber zentrale IT-Leistungen nach definierten Vorgaben beziehen sollten. Dieser Anspruch schlägt sich beispielsweise in der monatlichen Rechnung nieder. Jede Monier-Dependance bekommt von FIS-ASP eine leistungsabhängige Auflistung ihres IT-Verbrauchs. Vertragspartner für FIS-ASP ist jedoch die zentrale IT der Monier Gruppe. "Die Möglichkeit der großen Anbieter, Skaleneffekte zu erzielen, machen wir mit schlanken Strukturen wett", warb Jakob für sein Unternehmen.
Bislang bereuen die Monier-Mitarbeiter ihren mutigen Entschluss für einen kleinen Anbieter nicht. Die Kollegen in den Fachabteilungen sind zufrieden, die IT-Probleme wurden reduziert. Monatliche Treffen in der Zentrale der Monier Gruppe in der Nähe von Frankfurt am Main sowie einer damit verknüpften internationalen Telefonkonferenz mit den Landesgesellschaften sorgen dafür, aufkeimende Probleme rechtzeitig zu bearbeiten. "Wir haben uns früh für einen Spezialisten und gegen einen Generalisten entschieden", fasste Weidner zusammen. "Globale Anbieter können den SAP-Basisbetrieb ohne weiteres auch leisten. In Ausnahmesituationen ist es aber aufwändiger, den Spezialisten im Konzern des Providers zu finden."