Die Kritik der Softwarehersteller resultiere aus nachvollziehbaren Eigeninteressen, resümiert der Trovarit-Manager. Dünnere Pflichtenhefte bedeuteten, dass sich ein Anbieter im Vorfeld weniger Arbeit machen muss. Zudem könne der Hersteller, der in aller Regel auch inhaltlich besser Bescheid weiß, einen Kunden, der sich nicht besonders intensiv mit seinen Wünschen auseinander gesetzt hat, leichter beeinflussen und steuern. Fehlende Erfahrung der Anwender beim Erstellen der Pflichtenhefte ist Sontow zufolge eine der Hauptursachen für überfrachtete Anforderungskataloge.

Vom Groben ins Feine

Sontow empfiehlt, zunächst ein Grobkonzept zu entwerfen. Im ersten Schritt genüge es, die wesentlichen Funktionen zu definieren, die eine Software abdecken sollte. Über den Daumen gepeilt, reichten dazu ein bis zwei Seiten aus. Mit den daraus gewonnenen Erkenntnissen ließen sich die Kandidaten im Kreis der Softwarehersteller auf fünf bis zehn eingrenzen.

Keinen Sinn gebe es dagegen, gleich zu Beginn ein 150 Seiten umfassendes Pflichtenheft abzufassen, warnt der IT-Berater. Eine "Prozessanalyse bis auf Büroklammerebene" stelle im Grunde ein Fachkonzept für eine Software dar. "Das ist weit über das Ziel hinausgeschossen."

Um eine komplette ERP-Installation in der Sprache des Kunden zu beschreiben, sind Sontow zufolge etwa 800 bis 1200 Spezifikationen ("Items") in Trovarits Matchmaker-Lösung notwendig. Ein Projektteam benötige dafür etwa zwei Tage. Mit diesem Feinkonzept habe der Anwender dann bereits eine Art Vertragsanlage an der Hand, mit der sich der geforderte Lieferumfang genau festlegen lasse. Zudem könne gemeinsam mit dem Anbieter ausgelotet werden, wie weit dieser mit seiner Standardlösung komme.