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Mobile Computing/Tragbare Rechner gehören zum Alltag - gefragt sind Lösungen

Mobile Geräte brauchen zentrale IT-Zügel

27.06.2003
Mobile Computing gehört in den Unternehmen längst zum Alltag - und genau das ist das Problem. Dem Wildwuchs der Handys, Palms, CE-Gerätschaften und Notebooks am Unternehmensnetz kann man nur mit einer zentralen Lösung entgegenwirken. Dem Administrator erleichtert dies die Arbeit, aus Unternehmenssicht sprechen Kosteneinsparung und Effizienzsteigerung dafür.Von Rainer Bonato*

Wer erfolgreich Mobile Devices im Unternehmen einsetzen möchte, sollte zunächst seine Gedanken von den mobilen Endgeräten abwenden und sich auf die vorhandene, stationäre IT konzentrieren. "Investitionssicherheit ist besonders dann gegeben, wenn die Lösung von der Middleware ausgeht", argumentiert Markus Paulmann, Leiter Systems and Network Operating bei T-Systems. Als Beleg dafür verweist er auf den mobilen Wildwuchs, der heute in Unternehmen herrscht und viel Zeit und Geld kostet. Viele Mitarbeiter nutzen eigene oder aus Unternehmensbudgets angeschaffte Handys, PDAs (Personal Digital Assistants) und Notebooks. Von ihrem Administrator in der Firma erwarten sie, dass dieser die mobilen Geräte mit betreut und für entsprechende Möglichkeiten zum Datenabgleich mit dem Unternehmensnetz sorgt.

15 Prozent vom Budget für mobile Lösungen

Paulmann hingegen setzt auf einen zentralen Ansatz, den er am Beispiel eines kürzlich abgeschlossenen Projekts erläutert. Bei diesem sollten mehrere hundert Servicemitarbeiter Zugriff auf die für sie relevanten Daten in ihrer Unternehmenszentrale bekommen. Derartige Projekte sind kein Einzelfall. Laut Analysen der Meta Group planen viele Unternehmen, bis zu 15 Prozent ihres Budgets für mobile Lösungen auszugeben. Ganz oben auf der Wunschliste stehen dabei Smartphones und WAP-Produkte. Notebooks hingegen gehören (bei 84 Prozent der befragten Unternehmen) genau wie Handys (90 Prozent) und PDAs (67 Prozent) längst zur Basisausstattung.

Die Daten, auf die zugegriffen werden soll, liegen auf einer relationalen Datenbank von Oracle, die gesamte Administration wird in Lotus Domino abgewickelt. Wenn der Mitarbeiter von seinem PDA aus eine Verbindung durch ein VPN (Virtual Private Network) aufbaut, wird sein PDA direkt mit dem Datenbestand in Lotus Domino verbunden und abgeglichen. Dort ist ferner hinterlegt, welche Daten der Außendienstler abfragen darf und welche Informationen ihm sein Unternehmen automatisch zustellen möchte.Solche Vorhaben lassen sich mit einem relativ geringen Aufwand realisieren. Rund zwei Wochen Beratung und Vorlauf hatte Paulmann angesetzt. Dabei stand vor allem der Beratungsaspekt im Vordergrund. Dieser ist bei Projekten aus dem Bereich Mobile Solutions unerlässlich, denn die Lösung muss aus einer schier unendlichen Vielfalt von Möglichkeiten gesucht werden.

Alles eine Frage der sicheren Verbindung

Ausgehend von der Middleware stellt sich dabei zunächst die Frage nach der Verbindung zwischen der zentralen Unternehmens-DV und dem Mitarbeiter im Feld. Sinnvoll ist es, ein Virtual Private Network zu nutzen. Bei diesem wird der Grad der Verschlüsselung davon abhängen, welcher Schaden durch ein erfolgreiches Hacking entstehen würde. Ein Finanzdienstleister wird also stärker verschlüsseln als beispielsweise eine Montagefirma. Der Außendienstmitarbeiter wählt sich via Mobiltelefon über GSM oder GPRS bei einem Provider ein und tauscht für ihn relevante Daten bidirektional über eine sichere Verbindung aus.

Ob er dabei GSM oder GPRS nutzt, hängt hauptsächlich von zwei Faktoren ab: dem Preis, den das Unternehmen für die Endgeräte zu zahlen bereit ist, und der Frage, ob nach versandten Daten (GPRS) oder nach verbundener Zeit (GSM) abgerechnet werden soll. Auch für die Datenübertragung vom Nutzer ins Firmennetz existieren verschiedene Wege: Infrarot- oder USB-Verbindungen für den Austausch zwischen PDA und dem PC in der Zentrale sind genauso denkbar wie integriertes GSM. Bluetooth kann sowohl beim Datenaustausch via Handy als auch via PC zum Einsatz kommen.

Von Wireless LAN - kurz WLAN - hingegen rät Paulmann ab. WLAN habe den Nachteil, nicht abhörsicher zu sein und auf den letzten Metern eine Lücke in die ansonsten getunnelte und sichere Verbindung zu reißen. Dem könne man zwar entgegenwirken, doch dies hänge von der Disziplin des Nutzers ab. Er darf zum Beispiel nicht die Grundeinstellung auf dem ihm überlassenen Gerät wiederherstellen. Bluetooth hingegen nutzt von Haus aus mit dem Frequency-Hopping eine abhörsichere Technik, da die kommunizierenden Geräte - also zum Beispiel PDA und Mobiltelefon - während des Sendevorgangs die Frequenz ändern. Außerdem erweisen sich die Einschränkungen der Bluetooth-Technik durchaus auch als Vorteil: Wer nur zehn Meter weit sendet - und das ist je nach Umständen die maximale Leistung von Bluetooth - kann schwer abgehört werden.

In puncto Sicherheit spielt noch eine andere Frage eine große Rolle: Mobile Geräte werden vergleichsweise häufig gestohlen und gehen relativ leicht verloren. Mit ihnen gelangen dann unter Umständen Kundendaten und -adressen in fremde Hände. Es klingt trivial, aber sowohl das Nutzen des PDA als auch das Einloggen ins Firmennetz müssen durch Passwörter geschützt werden. Denn die Daten zu den Kunden, die der mobile Mitarbeiter bedient, verbleiben eine Zeit lang auf dem PDA. Dass diese Zeit begrenzt ist und der Nutzer nicht innerhalb weniger Monate seine Daten selektiv löschen oder der Administrator diese Arbeit übernehmen muss, ist eine weitere Forderung, die Paulmann an die genutzte Software stellt.

Außerdem müssen die Mitarbeiter beim Kunden mit den online geladenen Daten auch offline arbeiten können. Dies ist vor allem dann relevant, wenn der Kollege im Feld gerade in einer GSM-freien Zone arbeitet. Damit noch nicht genug: In Zeiten des Unified Messaging gehen die Anforderungen über diesen On- und Offline-Datenabgleich hinaus. Die Regel ist zum Beispiel - vor allem bei Service- und Montagetechnikern - die Push-Kommunikation. Das Call-Center fungiert dabei als Bündelstelle der gesamten Kommunikation zwischen Unternehmen, Kunden und Außendienst (Single Point of Communication). Es unterrichtet den Mitarbeiter beispielsweise über einen neuen Einsatz. Hierzu setzt das Call-Center eine SMS an den Außendienstler ab, die unabhängig von On- und Offline-Datenbearbeitung sein muss.

Soll die mobile Anwendung der Mitarbeiter vom Unternehmen zentral verwaltet werden, ist vor allem die Frage des richtigen Endgerätes von großer Bedeutung. Dabei spielen meist die Kriterien Startzeit, Formfaktor, Akkulebensdauer, Stellfläche und Datenvorhalt eine Rolle.

Die Startzeit stellt ein oft unterschätztes Kriterium dar. Ein durchschnittliches Notebook braucht bis zu zwei Minuten, um hochzufahren - unerträglich lang, wenn in einer Besprechung rasch eine bestimmte Zahl überprüft werden muss. Neue Tablet PCs erreichen hier bessere Werte. Aber nur Geräte, die auf eine Festplatte verzichten und etwa mit Flash-Speicher arbeiten, können innerhalb weniger Sekunden loslegen.

Auch die Ein- und Ausgabemöglichkeiten eines Geräts sind oft ein Hemmschuh für seinen Einsatz. Handys eignen sich selbst mit T9-Tasteneingaben nicht zur Textverarbeitung - sogar Teenager können hier nur mit einer eigenen Abkürzungssprache brauchbare Schreibzeiten erzielen. Die Tabscreens von PDAs und Tablet PCs sind, ähnlich wie die Minitastaturen verschiedener Mobiltelefone der jüngsten Generation, nur ein Notbehelf.

Ein weiteres Kriterium bei der Wahl des geeigneten Endgeräts sind die Möglichkeiten des Datenvorhalts. Bestimmte Einsatzgebiete wie etwa Tiefgaragen oder Krankenhäuser machen die mobile Kontaktaufnahme bisweilen schwierig. Hier muss sichergestellt werden, dass dem Unternehmen nicht "im Feld" Daten verloren gehen können, auch wenn der Mitarbeiter oder sein Gerät für längere Zeit nicht die Möglichkeit haben, die gewonnenen Informationen auf dem unternehmenseigenen Netz zu speichern. Die Wahl der passenden Speicherlösung, ob Festplatte, Speicherchip oder Memorystick, ist hier von großer Bedeutung. Dabei spielt die Akkulebensdauer eine Rolle, wenn Geräte ihre Daten in Speicherchips und nicht auf Festplatte fixieren. Geht der Akku zur Neige, droht ein Datenverlust nicht nur der installierten Anwendungen, sondern auch aller Informationen, die nicht rechtzeitig auf dem zentralen Netz gesichert wurden.

Standfläche und Bedienbarkeit sind weitere Faktoren bei der Wahl - denn mobiler Einsatz bedeutet oft auch die Verwendung abseits von Schreibtisch oder andern bequemen Arbeitsflächen. Geräte, die einhändig bedient und gehalten werden können, sind hier im Vorteil. Wenn die Bedienung nur mit beiden Händen bequem machbar ist, spielt die Auflagefläche eine wichtige Rolle. (ba)

*Rainer Bonato ist Marketing Manager Groupware Solutions bei T-Systems in Frankfurt.