HERTEN (CW) - Verfahren der mobilen Datenerfassung erfreuen sich seit einigen Jahren zunehmender Beliebtheit, vor allem in logistisch orientierten Unternehmen des Handels und der den Groß- und Einzelhandel beliefernden Industrie. Die Gründe dafür liegen auf der Hand: Schnelle Bestelldaten-Erfassung kann mit rascher Datenübertragung wirtschaftlich kombiniert und im Rahmen eines bedienerfreundlichen Handlings praktiziert werden. Vor diesem Hintergrund entschied sich auch die Herta KG, ein Unternehmen der Schweisfurth-Gruppe, für eine auf Geräten der mobilen Datenerfassung basierende Auftragsbearbeitung für ihre rund 100 Frischdienst-Außendienst-Mitarbeiter.
Die Herta KG ist das größte Unternehmen innerhalb der Schweisfurth-Gruppe. Es verfügt über eigene Produktionsstätten in Herten, Berlin und Dachau und über Landesgesellschaften in Frankreich, Belgien und Österreich. Vom Gesamtumsatz in Höhe von rund 620 Millionen Mark entfallen etwa 450 Millionen auf die Bundesrepublik. Das seit 1897 bestehende Unternehmen beschäftigt gegenwärtig 2525, Mitarbeiter. Die Produktpalette umfaßt alle wesentlichen überregional verbreiteten Wurstartikel. Daneben werden in den drei Produktionsbetrieben zusätzlich regionale Wurstspezialitäten hergestellt.
Hinzu kommt das Fleischgeschäft mit einem Anteil von etwa 43 Prozent am Gesamtumsatz. Hauptkunden der Herta KG sind der traditionelle Einzelhandel, SB-Warenhäuser, Cash-and-Carry-Betriebe, Filialunternehmen und die Lebensmittel-Abteilungen von Kauf- und Warenhäusern. Aus dieser absatzorientierten Ausrichtung ergibt sich zwangsläufig die Auftragsbearbeitung als ein organisatorischer und datentechnischer Schwerpunkt. Vor der Umstellung auf das jetzige System wurden die Bestellungen von dreizehn dezentralen Lägern aus bearbeitet. Die Belieferung der Außenläger erfolgte zentral von Herten. Das Bestreben, den Kunden einen noch größeren Frischegrad zu bieten, führte dann jedoch zur Aufgabe der Zwischenläger und zu einer direkten Belieferung.
Mobile Datenerfassung vor Ort
Jeder Frischdienst-Reisende der Firma Herta (etwa hundert Außendienst-Mitarbeiter bundesweit) ist heute mit einem mobilen Datenerfassungs-Gerät "Micronic 445" (Hersteller: EDV-Kontor Beratungs- und Handelsgesellschaft mbH, Hamburg) ausgerüstet. Der Reisende sucht seine Kunden nach einem vorgegebenen Tourenplan auf, und zwar jeweils zwei Tage vor der Auslieferung der Aufträge. Mit Hilfe einer kundenbezogenen Dispositions-Karte und des jeweiligen Bestandes in den Regalen wird der aktuelle Bedarf je Artikel ermittelt und in der Dispo-Karte festgehalten. Der Reisende kann die Bestelldaten jedoch auch direkt in das Micronic-Gerät eingeben. Die Bedienung des Gerätes wird durch ein Programm gesteuert. Dieses Programm prüft alle Eingaben auf logische Richtigkeit und löst bei erkannten Eingabefehlern ein akustisches Signal aus.
Nach dem Ertönen des Fehlertones erscheint auf der Anzeige die zuletzt eingegebene Zeile; mit einer besonderen Taste kann diese gelöscht und anschließend neu eingegeben werden. Insgesamt sind bei der Herta KG etwa 150 Geräte im Einsatz. Jeder Reisende hat pro Tag durchschnittlich 20 bis 25 Aufträge zu bearbeiten; die Eingabe dieser Aufträge in das Datenerfassungs-Gerät dauert etwa 25 Minuten.
Nachdem die Eingabe abgeschlossen ist, hat der Reisende die Möglichkeit sich alle Eingabe-Positionen noch einmal anzeigen zu lassen (Kunden- und Artikelnummer, Bestellmenge und so weiter). Zudem besteht die Möglichkeit auf bestimmte, Aufträge oder Artikel gezielt zuzugreifen. Nach Abschluß der Auftragserfassung begibt sich der Außendienst-Mitarbeiter an einen Telefon. Apparat, schließt einen Adapter an das Gerät an und legt die Membrane auf die Sprechmuschel des Telefonhörers. Anschließend ruft er eine bestimmte Nummer - die Rufnummer des Receivers im Herta-Rechenzentrum - an.
Datenfernübertragung per Telefon
Sofern der Receiver aufnahmebereit ist, signalisiert er dies durch einen Freiton, worauf nach einem Tastendruck auf dem Micronic-Gerät die Datenfernübertragung - mit einer Leistung von 1200 Baud - erfolgt. Während der Übertragung wird auf dem Receiver eine Datenprüfung vorgenommen (auf vollständige Übermittlung). Auch auf der Micronic erfolgt eine Datenprüfung; beide Ergebnisse werden nach erfolgter Übertragung miteinander verglichen. Bei Übereinstimmung gilt die Übertragung als beendet. Der Receiver besitzt vier Anschlüsse, so daß jeweils vier Übertragungen gleichzeitig laufen können. Eine Übermittlung dauert durchschnittlich 15 Sekunden.
Der weitere Arbeitsablauf ist folgendermaßen festgelegt: Auf dem Receiver werden die eingegangenen Bestelldaten auf Disketten gespeichert. Nach Abschluß der Übermittlungen werden diese Disketten auf ein System IBM /370-138 übertragen (offline). Auf dem Großsystem werden noch einmal eine Vollständigkeits-Kontrolle und anschließend verschiedene Auswertungen für die weitere Auftragsbearbeitung durchgeführt. Zu den Auswertungen gehören im einzelnen: die Kommissionier-Aufträge, eine Auslastungs-Berechnung für die Kommissionierbereiche, eine Berechnung des Kartonbedarfs, die Frachtdisposition sowie Auslagerungs-Anforderungen an das Hochlager.
Anhand der Kommissionier-Aufträge können die Bestellungen kundenindividuell zusammengestellt werden. Dies erfolgt in sechs Lagerbereichen, die ein Auftrag ganz oder teilweise durchlaufen muß. Im Anschluß an die Kommissionierung können die Aufträge konfektioniert (zum Beispiel Sonderpreisauszeichnung) und in die bereitgestellten Kartons verpackt werden. Mit der anschließenden Auslieferung schließt sich der Kreis der Auftragsbearbeitung, die von der Datenerfassung bis zur Bereitstellung der Ware beim Kunden zwei Tage dauert, und damit bemerkenswert schnell ist: Jeder Kunde im gesamten Bundesgebiet kann zwei Tage nach dem Reisenden-Besuch mit der Anlieferung der Frischware rechnen.