Vorhersehbare Personalausfälle wie Urlaub oder Seminarbesuche sind für mittelständische Unternehmen mittlerweile kein Problem mehr. Dagegen wird ein unerwarteter Ausfall nach wie vor durch Mehrarbeit der Kollegen aufgefangen. Deshalb ist in einer solchen Situation nach Ansicht des Stuttgarter DV/Org-Leiters Hans Schreiber eine motivierte Mannschaft immer noch der beste Schutz vor unangenehmen Folgen. Ein weiterer Schritt zu größerer Unabhängigkeit ist in kleineren und mittleren Betrieben der Trend "weg vom Fachidioten - hin zum Allround-Mann". Gesucht werden Mitarbeiter mit DV-Fachkenntnissen, die flexibel genug sind, andere Aufgaben zu übernehmen. Gelingt es, so ein Team aufzubauen, braucht man plötzlichen Personalausfällen nicht hilflos gegenüberzustehen. ih
Werner Menzel DV-Leiter, P. Baumhüter GmbH, Rheda-Wiedenbrück IBM 370/115
Die Problematik des Personaleinsatzes in mittelständischen Betrieben (was tun bei Personalausfällen) muß unter zwei Aspekten gesehen werden:
Zum einen sollte das Informationsangebot schon aus Wettbewerbsgründen genauso groß wie bei Großunternehmen. Obwohl es als sicher gilt, daß eben wegen der Personalengpässe auch in den anderen Fachabteilungen kleiner und mittlerer Betriebe der Informationshunger nicht so groß ist.
Zum anderen muß das Informationsangebot in mittelständischen Unternehmen billiger, beziehungsweise mit weniger Kosten erarbeitet werden Rechnet man einen Prozentsatz für DV-Kosten vom Umsatz der Unternehmen fällt es den kleinen sicherlich schwerer, die Software für benötigte Anwendungen zu erstellen. Personalkosten jedoch sind in erster Linie Softwarekosten.
Der Personaleinsatz in mittelständischen Betrieben muß ganz anders erfolgen als bei den großen Unternehmen. Anzusetzen ist hier nicht nur bei einer Ausfallphase (bei Krankheit, Urlaub, Kündigung), sondern man muß permanent auf diese Ausfallphase hinarbeiten. Das heißt wenn man nur zwei Programmierer hat und einen davon verliert ist es für das Unternehmen auf Dauer schädlich, wenn ein falscher Mann eingestellt wird. Wie gut ein Mitarbeiter ist stellt sich bedingt durch die nachfolgen den Ausführungen, erst nach der Probezeit heraus.
Meint man aber, jemanden gefunden zu haben, der den Anforderungen gerecht wird, kann oder will man ihn nicht bezahlen. Welcher mittelständische Betrieb stellt schon einen Programmierer ein, der mehr verdienen soll als die Leiter der Fachbereiche. Außerdem muß aus dem Programmierer ein Allround-DV-Mann werden, während in großen Unternehmen Spezialisten verlangt sind. Da der vorhandene Operator auch einmal ausfallt - zum Glück nur im Urlaub wird der eingestellte Programmierer als Operator und Datennachbearbeitungsmann ausgebildet. In Gesprächen mit den Fachabteilungen kann er sich viel Fachwissen erarbeiten.
Dieses Wissen setzt er in Programme um, wenn neue Anwendungen erstellt oder Programme gepflegt werden müssen.
Der Abteilungsleiter, bis dahin zuständig für die Planung, DV-Organisation, Systemanalyse, Projektleitung, Dokumentation und Schulung ist bei der Erstellung der Programmvorgaben jetzt Nutznießer des Fachwissens seiner Mitarbeiter. Detailvorgaben in Programmen sind nicht mehr erforderlich. Notwendig ist auch eine erstklassige Dokumentation nicht nur in den Programmen, sondern auch in den Anwendungen.
Nachdem genügend Projekte auf diese Art durchgeführt wurden, entwickelt sich der Programmierer zum DV-Organisator und in vielen Fällen zu seinem eigenen Projektleiter. Hier schließt sich der Kreis.
Auch in mittelständischen Unternehmen muß zumindest für eine gewisse Zeit jeder einsetzbar sein und bei Personalausfällen der tägliche Betrieb störungsfrei weitergehen. Auch der DV-Leiter muß sich substituierbar machen. Je besser er das schafft, um so wertvoller ist er für das Unternehmen. Bei Personalausfällen werden neue Anwendungen zurückgestellt, die Wartung der Programme ist vorrangig. Es ist Aufgabe des DV-Leiters, dieses oft ärgerliche Vorgehen den Anwendern zu erklären. Da der Pflegeaufwand für einzelne Programme unterschiedlich hoch ist, sollte man vermehrt Fremdsoftware einsetzen.
Hans Schreiber DV/Org.-Leiter, Stuttgart
Je kleiner die Gruppe ist, in der personelle Engpässe auftreten, desto schwieriger ist das Problem, diese Engpässe zu überbrücken. Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten des Personalausfalls:
- den vorhersehbaren und somit einplanbaren Ausfall (Urlaub, Schulung und anderes mehr),
- den unvorhersehbaren und somit nicht planbaren Ausfall (Kündigung, Krankheit und anderes mehr).
In der Praxis sieht es meistens so aus, daß man den unvorhersehbaren Ausfall erst einmal eintreten läßt und dann improvisiert. Die Improvisation ist aber nur mit motivierten Mitarbeitern durchführbar. In der Regel bedeutet dies nämlich auf unbestimmte Zeit Mehrarbeit in Form von Überstunden.
Auch muß unterschieden werden, wo, also in welchem Bereich der Engpaß auftritt: in der DV-Produktion oder in der DV-Entwicklung, beziehungsweise Ablauf- und Aufbauorganisation.
Der Ausfall in der DV-Produktion zwingt zum sofortigen Handeln, ist aber mit engagierten Kollegen relativ leicht zu überbrücken. Hierbei ist es vorteilhaft, wenn die Mitarbeiter von "unten nach oben" ausgebildet sind. Das heißt, wenn beispielsweise höher qualifizierte Angestellte Erfahrung im Operating, in der Arbeitsvorbereitung und ähnlichen Bereichen haben. Derzeit läßt meiner Meinung nach der Trend auf dem Arbeitsmarkt eher das Gegenteil erkennen.
Noch bedenklicher als in der DV-Produktion ist ein längerer Personalausfall in der Entwicklung. In diesem Fall sind zumeist laufende Projekte betroffen, und es steht oft Kapitaleinsatz in Form von Mehrkosten zur Debatte. Werden diese zusätzlichen Aufwendungen von der Geschäftsleitung nicht genehmigt, stehen Projektverzögerungen ins Haus, beziehungsweise das Ziel wird überhaupt nicht erreicht. Die Skala der Folgen für die Verantwortlichen ist breit und reicht vom Imageverlust bis hin zur Disqualifikation in Form der "roten Karte". Die Tatsache, daß es besonders in kleineren Betrieben DV-Verantwortliche gibt, die kaltblütig genug sind, eine komplette Neukonzeption der DV-Anwendungen in Ein-Mann-Teams zu gliedern, sollte zum Nachdenken anregen.
Sie tun dies ungeachtet des Risikos, daß die entsprechenden Mitarbeiter kündigen oder aus sonstigen Gründen für längere Zeit ausfallen könnten. Obwohl auch in der DV niemand "unersetzbar" ist, wäre es jedoch blauäugig, anzunehmen, daß ein solcher Ausfall kurzfristig zu beheben ist.
Fazit des Gesagten: So planen, daß die zur Verfügung stehenen Mitarbeiter motiviert bleiben. Schlechte Personalplanung - die Gründe hierfür sind oft unter Kostenaspekten zu finden - führt zwangsläufig dazu, daß Motivation in Frustration umschlägt. Dadurch können sich relativ kleine Probleme, zu schwer überwindbaren Hindernissen auswachsen.
Planen läßt sich aber nur das Vorhersehbare. Für das Unvorhersehbare gilt eben nach wie vor: Besondere Umstände erfordern besondere Maßnahmen, und die sind meistens sehr kostspielig.
Norbert Wirth DV-Koordinator, Hiab-Foco GmbH, Langenhagen
Welche Probleme Urlaub und Krankheit oder Schulung von Mitarbeitern aufwerfen, ist sicherlich von verschiedenen Faktoren abhängig. Zum einen spielt die Betriebsgröße eine entscheidende Rolle. Doch noch wichtiger erscheint mir die eigene innerbetriebliche Planung und Organisation. Gerade Urlaub und Schulung lassen sich längerfristig planen, so daß hier keine extremen Engpässe auftreten. Ebenso bedarf die Realisierung eines Projektes, zum Beispiel die Einführung eines neuen EDV-Systems, der Vorbereitung. Damit wird auch der benötige Arbeitseinsatz kalkulierbar. Nicht kalkulierbar sind natürlich die Krankheitsausfälle.
Doch durch die in den letzten Jahren stark rückläufigen Zahlen hat dieser Punkt an Gewicht verloren. Außerdem läßt sich auch hier durch entsprechende Vorsorge das Problem so gering wie möglich halten. Ich muß an dieser Stelle darauf hinweisen, daß sich die Problematik in erster Linie aus der Sicht eines mittelständischen Unternehmens sehe. In den Mittelbetrieben wird heute für die Fachabteilung, zum Beispiel Datenverarbeitung, oft gar nicht der absolute Fachmann, sprich: Programmierer oder Operator, eingesetzt. Der hier entstehende Arbeitsanfall würde kaum jemanden voll auslasten. Es müssen also zwangsläufig auch andere Arbeiten übernommen werden. Hier zeigt sich der Trend. Gesucht wird der Mitarbeiter mit guten Fachkenntnissen, aber auch der Flexibilität, andere Aufgaben übernehmen zu können.
Diese Entwicklung reicht bis in die mittlere Ebene der Unternehmen. Der Vorteil: Die wichtigsten Aufgaben an den einzelnen Arbeitsplätzen können auch bei Ausfällen erledigt werden. Die Einstellung von Aushilfen, bei denen auch oft durch lange Einarbeitung der Aufwand in keinem Verhältnis zum Nutzen steht, bleibt erspart. Kritiker werden natürlich sagen, daß dies alles nur den Unternehmern Nutzen und dem Arbeitnehmer zusätzliche Belastung bringt. Ganz von der Hand zu weisen ist dies sicherlich nicht. Dennoch kann man diese Entwicklung nicht nur einseitig sehen. Der Mehrbelastung steht ein vielseitigeres und interessanteres Aufgabengebiet gegenüber. Durch den Einblick in andere Bereiche werden Zusammenhänge eher ersichtlich. Der Kollege in der anderen Abteilung bleibt nicht nur eine "Nummer".
Dies alles ist förderlich für eine gute Zusammenarbeit, die letztlich auch zur Arbeitserleichterung des einzelnen führt. Mehr Wissen im die eigene Firma und ihre Abläufe wirkt sich auch aus psychologischer Sicht günstig auf den Arbeitnehmer aus. Oft würde auch die Einarbeitung von Aushilfen eine größere Belastung bedeuten als die Verteilung dieser Aufgaben auf mehrere Mitarbeiter. Der Einsatz von Aushilfen erscheint mir nur bei einfachen, leicht erlernbaren Tätigkeiten für sinnvoll. Zum anderen sei auch daran erinnert, daß qualifizierte Kräfte kurzfristig und für eine begrenzte Zeit oft nur sehr schwer am Markt zu bekommen. Trotzdem dürfen Mehrbelastungen nicht zu einem Dauerzustand werden. Meine Erfahrung zeigt mir jedoch, daß sie meist nur kurzzeitig auftreten und durch "ruhigere Zeiten" ausgeglichen werden. Außerdem wird die Entwicklung, zum Beispiel im Büromaschinensektor, zu einer Entlastung und letztlich auch zur Arbeitszeitverkürzung beitragen. Ob dabei auch die Arbeitsplatzbeschaffung erreicht wird, ist jedoch fraglich.
Ulrich Bünder DV-Leiter, Minolta Camera Handelsgesellschaft mbH, Ahrensburg
Folgende Tätigkeiten werden in der DV-Abteilung unseres Unternehmens durchgeführt:
- Operating mit Arbeitsvor- und -nachbereitung
- Dateneingabe von Text und Daten
- Programmierung (Wartung/Änderung und Neuentwicklung von Programmen)
Bei der Arbeitseinsatzplanung muß zwischen kritischen und unkritischen Tätigkeiten unterschieden werden. Für die kritischen Bereiche sind bei uns jeweils mindestens zwei Mitarbeiter eingearbeitet, von denen mindestens einer anwesend sein muß. Am Anfang des Jahres findet in der DV-Abteilung - wie auch in den anderen Bereichen - eine langfristige Personaleinsatzplanung für vorhersehbare Abwesenheit statt (Urlaub, Seminare, Dienstreisen). Diese Termine werden in einen Jahreskalender eingetragen. Planbare Abwesenheiten werden unter den Mitarbeitern in der Regel selbständig abgestimmt, wobei immer die Termine der jeweiligen Stellvertreter zu berücksichtigen sind.
Kommt keine Einigung zustande, führt der Abteilungsleiter der DV eine Regelung durch, die sowohl für den Betriebsablauf als auch für den Mitarbeitern akzeptabel ist. Für die kurzfristige Abwesenheitsplanung, das heißt maximal bis zu vier Wochen im voraus, werden auf einer Tafel Abwesenheiten und abweichender Arbeitsbeginn eingetragen.
Sie sind flexibel einsetzbar und können gegebenenfalls zur Mehrarbeit herangezogen werden, die im Rahmen unserer Gleitzeitregelung später abgebummelt werden kann. Diese Taktik zahlt sich besonders in kritischen Situationen aus. Fällt ein Mitarbeiter unvorhergesehen aus, wenn sein Vertreter auch nicht anwesend ist, müssen kurzfristig Kollegen aus anderen Bereichen aushelfen. Ein Programmierer übernimmt beispielsweise gleichzeitig das Operating, in der Fachabteilung findet die Dateneingabe statt und Programmfehlern hilft eine gute Dokumentation. Sind alle Betroffenen motiviert, ist die Funktionsbereitschaft der DV jederzeit gewährleistet.