In vielen Organisationen besteht keine ausreichende Klarheit über den Nutzen getätigter und geplanter Investitionen in Mitarbeiterportale, sagen die Experten vom Institute of Research on Information Systems (IRIS) der European Business School (EBS) in Wiesbaden, obwohl die IT-Budgets limitiert sind und der Rechtfertigungsdruck für Investitionen steigt. Unvollständige Kenntnisse über Benutzerverhalten und -bedürfnisse würden nicht selten zu Fehlinvestitionen führen. Den Verantwortlichen fehle oft der Überblick, inwieweit die Benutzer das jeweilige Portal akzeptieren beziehungsweise dessen Übersichtlichkeit, Bedienung und Reaktionsgeschwindigkeit einschätzen.
So stellt sich die Ausgangssituation für die vergleichende Mitarbeiterportalstudie "Employee Portal Benchmark" dar, die IRIS mit Unterstützung des Branchenverbands Bitkom und der COMPUTERWOCHE im vergangenen Jahr erstmalig durchgeführt hat. Für die Untersuchung des Forschungsinstituts für Wirtschaftsinformatik der European Business School wurden insgesamt die Mitarbeiterportale von 22 Unternehmen evaluiert.
- Employee Portal Benchmark 2009
Das Institute of Research on Information Systems (IRIS) hat für den Employee Portal Benchmark im vergangenen Jahr 22 Unternehmen aus verschiedenen Branchen befragt. - Employee Portal Benchmark 2009
Neben SAPs Netweaver dominieren vor allem Eigenentwicklungen die Mitarbeiterportale in den Unternehmen. Mit deutlichem Abstand folgen Microsofts Sharepoint, Intrexx und RedDot. - Employee Portal Benchmark 2009
Die Experten von IRIS haben zehn Dimensionen definiert, die den Erfolg eines Mitarbeiterportals ausmachen. - Employee Portal Benchmark 2009
Zufrieden äußerten sich die Beschäftigten vor allem über die Informations- und Servicequalität der abgefragten Mitarbeiterportale. Dagegen gibt es in Sachen Kollaboration offenbar Nachbesserungsbedarf. - Employee Portal Benchmark 2009
In einer Priorisierungsmatrix hat IRIS die Ausprägungen der unterschiedlichen Qualitätsdimensionen der entsprechenden Erfolgswirkung gegenübergestellt. Daraus leiten sich Handlungsempfehlungen für die Unternehmen ab.
Ziel der Studie war es, aus Anwender- und Firmenperspektive den Nutzen systematisch zu erheben, welcher aus dem Einsatz des jeweiligen Mitarbeiterportals resultiert. Die Ergebnisse sollten den teilnehmenden Unternehmen helfen, Investitionsbedarfe aufzudecken und Investitionen zu rechtfertigen. Weiterhin sollten sich aus den Resultaten Handlungsbedarfe zur Realisierung notwendiger Portaländerungen bis hin zur Neuentwicklung ableiten lassen. Mittelfristiges Ziel ist es, Nutzerzahlen und -bindung bei den teilnehmenden Unternehmen zu erhöhen. Die Verantwortlichen sollen auf Basis der Studienergebnisse die Weiterentwicklungen in Abhängigkeit des Nutzens für die Mitarbeiter priorisieren können.
Experten befragen 22 Unternehmen
Im Rahmen der ersten Erhebungsrunde hat IRIS die Mitarbeiter von 22 an der Studie teilnehmenden Unternehmen bezüglich verschiedener Aspekte des eingesetzten Mitarbeiterportals befragt. Des Weiteren haben die Experten zentrale Informationen zum Mitarbeiterportal durch die Befragung der Portalverantwortlichen im jeweiligen Unternehmen erhoben. Neben den Ergebnissen des eigenen Unternehmens erhielten alle Studienteilnehmer einen Ergebnisbericht mit den durchschnittlichen Vergleichswerten aller teilnehmenden Unternehmen in anonymisierter Form. Durch dieses Benchmarking konnten die Teilnehmer die eigenen Ergebnisse einordnen.
Der Fragebogen wurde von IRIS auf Basis etablierter Theorien und wissenschaftlicher Methoden entwickelt. Die Fragen deckten folgende zehn Portal-Dimensionen ab:
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Systemqualität umfasst Messgrößen über das Mitarbeiterportal als Informationssystem. Hierbei werden Kriterien wie Performance, Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit herangezogen.
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Informationsqualität bezieht sich auf die Qualität des Outputs des Mitarbeiterportals, also auf die Qualität der Informationen, die das Portal bereitstellt.
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Prozessqualität erfasst die Qualität der Unterstützung von Arbeitsprozessen, die durch über Portal abgebildet werden.
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Kollaborationsqualität erfasst, inwiefern das Mitarbeiterportal die Zusammenarbeit der Benutzer untereinander unterstützt.
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Servicequalität beinhaltet Messgrößen über den angebotenen und abgerufenen Support durch den Anbieter des Mitarbeiterportals. Hierunter fallen beispielsweise die Verfügbarkeit und Kompetenz des Servicepersonals sowie die angebotenen Schulungsmaßnahmen.
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Management-Unterstützung misst, wie stark die Benutzer von ihren Vorgesetzten zur Nutzung des Mitarbeiterportals ermutigt und dabei unterstützt werden.
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Portalnutzung erfasst in diesem Zusammenhang den wahrgenommenen Umfang der Nutzung verschiedener Funktionalitäten des Mitarbeiterportals.
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Nutzerzufriedenheit misst die gefühlsbezogene Einstellung der Benutzer gegenüber dem Mitarbeiterportal. Diese Messgröße umfasst Kriterien wie Adäquatheit, Effizienz und Effektivität der Portalnutzung.
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Individuelle Wirkung umfasst die Nutzenpotenziale des Mitarbeiterportals für den Benutzer wie verbesserte Informationsversorgung, Zweckmäßigkeit und Arbeitseffizienz.
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Organisationsrelevante Wirkung erfasst den Nutzen, den die einsetzende Organisation aus dem Einsatz des Mitarbeiterportals bezieht.
Bei der Befragung in den 22 teilnehmenden Unternehmen haben insgesamt mehr als 10.000 Mitarbeiter das jeweils eingesetzte Mitarbeiterportal bewertet. Die Teilnehmerunternehmen lassen sich verschiedenen Branchen zuordnen - darunter Finanzdienstleistung, Software und Informationstechnik sowie Unternehmensberatung.
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Unter den Softwareplattformen für die untersuchten Mitarbeiterportale finden sich sowohl Produkte etablierter Softwarekonzerne als auch solche von kleineren Anbietern. Am häufigsten kam SAP NetWeaver bei den Studienteilnehmern zum Einsatz, dicht gefolgt von Eigenentwicklungen.