KÖLN - Als die Stadt Köln vor gut drei Jahren das Rechnungswesen des Stadttreinigungs- und Fuhramtes neu organisieren wollte, hatte sie zwei DV-Alternativen: den Anschluß dieses Bereiches an das zentrale Rechenzentrum oder eine dezentrale Lösung. Man entschied sich für einen "abteilungseigenen" Computer, ein Magnetplattensystem P400 von Philips. Diese DV-Variante war nach Anwender-Angaben nicht nur billiger, sondern auch schneller realisierbar.
Bis Ende 1977 stand im Stadtreinigungs- und Fuhramt ein mechanischer Buchungsautomat. Auf ihm wurden die Haushaltsüberwachungsliste und die Lagerbuchhaltung abgewickelt. Bestimmte Daten lochte man auf einem angeschlossenen Synchronlocher ab. Die Lochkarten wurden später im städtischen Rechenzentrum ausgewertet. Das Lager wurde über ein Journal geführt. Die Werkstattleistungen rechnete man ebenso wie die Leistungen der Fahrbereitschaft manuell ab. Die vom Großcomputer aufgrund des Lochkarten-lnputs gelieferten Kostenarten- und Kostenstellenrechnungen der einzelnen Betriebsbereiche in Listform wurden von Hand zu BABs verarbeitet.
In einer Bestandsaufnahme des Rechnungswesens des Stadtreinigungs- und Fuhramtes kam 1977 das städtische Hauptamt zu folgenden Erkenntnissen: "Arbeitsablauf, Datenfluß und Ergebnisse des Rechnungswesens, insbesondere der Betriebsabrechnung, sind unbefriedigend. Die weitgehend manuelle Verarbeitung des umfangreichen Datenvolumens begrenzt zwangsläufig die detaillierte Aussagefähigkeit der Abschlüsse und führt - trotz relativ hohen Personalstands - zu Engpässen, mit der Folge daß Abschlußergebnisse zu spät vorgelegt werden."
Es wurde eine Projektgruppe gebildet, in die aus dem Hauptamt ein Systemanalytiker, ein DV-Organisator und ein Organisator für Ablauforganisation sowie ein Organisator aus dem Stadtreinigungs- und Fuhramt delegiert wurden. In einer Grob-Analyse formulierte das DV-Team als grundsätzliche Ziele einer computerunterstützten Ablauforganisation, den Betriebsabrechner zu entlasten und genauere sowie zeitnähere Aussagen bei der Haushaltsüberwachungsliste der Lagerbuchführung und der Werkstattauftragsabrechnung zu ermöglichen. Man wollte vor allem eine exaktere Betriebsabrechnung in wesentlich kürzerer Zeit und mit geringerem Personalaufwand haben.
Zukünftige DV-Automation nicht behindern
Grundsätzlich war man sich einig daß Bildschirmarbeitsplätze installiert werden sollten, über die der Sachbearbeiter direkten Zugriff zu den Dateien hat. Bei der zentralen Alternative wäre dies nur im Wege der Datenfernverarbeitung mit einer Standleitung zum städtischen Großrechner, einer Siemens 7.700, möglich gewesen. Kostenschätzungen für einen fünfjährigen Nutzungszeitraum ergaben, daß die zentrale Lösung um mindestens 60 bis 70 Prozent teurer gekommen wäre als die dezentrale Variante, bei etwa gleichen Personalaufwendungen.
Die Arbeitsgruppe verkannte nicht daß es sich bei einem "abteilungseigenen" Computer um eine Insellösung handelt, die eventuell schwierig in die, wie sie es nannten, Rest-EDV integrierbar sein kann. Zu diesem Problem bemerkten die "Sondierer" : "Nach dem heutigen Kenntnisstand der insgesamt automationsfähigen Vorgänge im Fuhrpark ist nicht zu befürchten, daß zukünftige Automationsvorhaben behindert werden." Da man auch keine sonstigen, die dezentrale Lösung in Frage stellenden Faktoren ermitteln konnte, sprach sich die Projektgruppe für einen eigenen Computer im Stadtreinigungs- und Fuhramt aus, der als eine der dezentralen Betriebsstätten des städtischen Rechenzentrums zu organisieren war. Das war ihrer Meinung nach nicht nur betriebswirtschaftlich günstiger, die dezentrale Lösung ließ sich auch früher realisieren.
Nach der damaligen "Marktlage" kamen für die DV-Experten der Stadt Köln mehrere potentielle Systemlieferanten in Frage, die gleichermaßen eine gute Hardware boten und die installierten Systeme zuverlässig betreuen konnten. Dem Rat der Stadt wurde schließlich ein Magnetplattensystem von Philips vorgeschlagen.
Nachdem der Stadtrat einem dezentralen System zugestimmt hatte, erarbeitete die Projektgruppe in einer Fein-Analyse ein Pflichtenheft mit detaillierten Vorgaben, die schließlich von Philips-Programmierern in DV-Abläufe umgesetzt wurden. Es wurden folgende Applikationen realisiert: Haushaltsüberwachungsliste, Lagerbuchführung, Werkstattauftragsrechnung und Erfassen der Daten für die Auswertungsdatei.
Die Mitarbeiter des Stadtreinigungs- und Fuhramtes wurden intern geschult und mit der Arbeitsweise des Systems vertraut gemacht. Zusätzlich traf man programmseitig Vorkehrungen für eine einfache Bedienung der Anlage. Für alle denkbaren Geschäftsvorfälle wurden Kennziffern vergeben, die miterfaßt werden und die die Verarbeitung und die Plausibilitätskontrollen steuern. Aufgrund der Kennziffer weiß das System, was mit den erfaßten Daten passieren soll. Der Bediener kann also kaum etwas falsch machen.
Etatprüfung schon bei der Erfassung
Im Programmbereich "Haushaltsüberwachungsliste" erfolgt eine permanente Überwachung des jeweils verfügbaren Etats und zwar bereits bei der Datenerfassung. Ist ein Haushaltsansatz überschritten, "weigert" sich das System, die eingegeben Daten zu buchen. Das Problem der gegenseitigen Deckungsfähigkeit von Haushaltsstellen stellt sich im Bereich des Stadtreinigungs- und Fuhramtes nicht, ist aber nach Aussagen ein es städtischen Organisators auf dem MDT-System programmtechnisch lösbar. Im übrigen sind die einzelnen Applikationen so aufeinander abgestimmt, daß weitgehend eine integrierte Datenverarbeitung möglich ist und Stammdaten nicht redundant gespeichert sind. Die vom städtischen Großrechner auszuwertenden Daten werden auf Magnetbandkassetten gespeichert.
Da die im Stadtreinigungs- und Fuhramt anfallenden Daten teilweise schon bei der Erfassung verarbeitet werden, betreibt man eine über das "übliche Maß" hinausgehende Datensicherung mit mehreren Sicherungsläufen pro Tag.
Das Stadtreinigungs- und Fuhramt der Stadt Köln sieht den Hauptnutzen seiner DV-Organisation in der Verbesserung des für eine wirksame Betriebsführung unerläßlichen Planungs- und Steuerungsinstrumentariums. Unter der Hand lassen die Stadtreiniger durchblicken, daß sie mit einem eigenen Computer flexibler sind, als wenn sie an das städtische Rechenzentrum angekoppelt wären.