Um ein Unternehmen erfolgreich führen zu können, benötigt das Management strategische Informationen - sowohl über den Markt als auch über die eigenen Funktionsbereiche. Heinz A. Wulffen* beschreibt das Management-Informationssystem "Zentrales Berichtswesen" (ZB), das sich die stahlverarbeitenden Unternehmen der Hille & Müller-Gruppe, Düsseldorf, entwickelt haben.
Bei der Herstellung jeder Art von Produkten entfallen wissenschaftlichen Analysen zufolge mehr als 50 Prozent der Kosten auf die Bereitstellung der notwendigen Informationen. Informationslogistik wird somit zum mächtigsten Einflußfaktor für die Wertschöpfung der Unternehmen der kommenden Jahre.
Wie wichtig strategische Information inzwischen ist, zeigt ihre Einordnung neben Arbeit, Betriebsmittel und Werkstoff als vierter Produktionsfaktor und als wichtiges Management-Instrumentarium. Denn die Kalkulierbarkeit der unternehmerischen Entscheidungen nimmt ab, Entscheidungen müssen unter wachsendem Zeitdruck erfolgen, Arbeitsgänge werden immer komplexer.
Entscheidungen unter wachsendem Zeitdruck
Es ist erforderlich, den gesamten Informationsfluß ähnlich wie in den Produktionsabteilungen zu strukturieren. Verteilte Datenbanksysteme, sogenannte relationale Datenbanken, ermöglichen im Verbund mit Zentralrechnern, Betriebsrechnern und vernetzten PC's ein wirkliches Management-Informationssystem. Der Einsatz von relationalen Datenbanken und Computernetzwerken verbietet die Anhäufung und Verwaltung von gleichen Informationen an mehreren Plätzen innerhalb des Unternehmens.
Es müssen deshalb die Aufgaben funktional eindeutig sowie ihre Verknüpfung über den Informationsfluß neu festgelegt werden. Nur wer die strategische Information erkennt und marktstrategisch nutzt, erzielt durch die Qualität der schnellen Entscheidung überdurchschnittliche Wettbewerbsvorteile .
Das Management-System "Zentrales Berichtswesen (ZB)" bedient sich dieser modernen DV-gestützten Arbeitsmethoden und Instrumente, die sich als besonders benutzerfreundlich und praktikabel erwiesen haben und durch systematische Vorgehensweise standardisiert werden konnten. Damit steht dem Topmanagement ein Führungsinstrument zur Verfügung, das für die Funktionsbereiche Verkauf, Produktion, Finanzen und Personal generell die notwendigen Informationen für richtige Entscheidungen, das heißt an der richtigen Stelle, in der richtigen Menge und Zusammen-setzung, einfach, verständlich und transparent liefert.
Das Management-System "Zentrales Berichtswesen" - im folgenden kurz ZB genannt - ist ein interaktives Unternehmens-datenerfassungs-, Prüf- und Auskunftssystem im Bildschirm-Dialogverkehr für die Funktionsbereiche Verkauf, Produktion, Finanzen und Personal. Es erlaubt - um als effizientes Informationssystem in der praktischen Anwendung genutzt werden zu können - ständigen Zugriff (Eingabe, Verarbeitung, Ausgabe) sowohl von der Geschäftsleitung beziehungsweise Bereichsleitung als auch den für die operative und strategische Unternehmensplanung Verantwortlichen.
Ständiger Zugriff auf die Unternehmensdaten
Das Management-System ZB läuft auf dem IBM PS/2 Modell 80 mit 2 MB Hauptspeicher, mathematischem Coprozessor 80387, Disketten--laufwerk 1,44 MB und Festplattenlaufwerk 70 MB unter dem Betriebs-system PC/PS DOS 3.3D. Als Peripheriegeräte dienen für den Ausdruck ein Kyocera Laserdrucker F 2200 sowie für die Präsenta-tionsgrafiken ein HP Plotter 7475 DIN A3. Das Management-System ZB ist lauffähig auf allen IBM Personal Computern oder Kompatiblen des Typs AT unter dem Betriebssystem MS-DOS.
Für die Übernahme der Unternehmensdaten der Funktionsbereiche Verkauf, Produktion, Finanzen und Personal vom Zentralrechner Siemens 7.5xx unter dem Betriebssystem BS2000 auf das IBM PS/2 Modell 80 wird das Terminal-Emulation-Programmpaket SDC-97 der CCA GmbH, Krefeld, eingesetzt. SDC-97 macht das /2 zu einer universellen Workstation, die wahlweise als eigenständiger Arbeitsplatzcomputer, intelligentes Dialogterminal oder aber als Vorrechner (Konzentrator) arbeiten kann. Dadurch wird das Kopieren von Dateien zwischen Zentralrechner und Personal Computer und umgekehrt sowie das Auflisten solcher Dateien am PC-Bildschirm möglich. Der Anwender muß bei diesem File-Management keinerlei Kenntnisse über die Betriebssystem-Kommandos auf der Zentral-rechner- und PC-Seite haben.
Das Management-System ZB verdichtet je nach Informations-bedürfnis die im Zentralrechner maschinell geführten Verkaufs-, Produktions-, Finanz- und Personaldaten. Es werden auf Monatsbasis nach einem nächtlichen Übertragungs- und Komprimierungslauf die für das Management wichtigsten Daten vom Zentralrechner vortagesaktuell bereitgestellt. Zu den aktuellen Mengen und Werten können stets die Soll-Zahlen und die Abweichungen abgerufen werden. Und zwar auf Wunsch in Bildschirmlisten, Auswertungen oder als Grafik.
Datenkomprimierung findet in der Nacht statt
Welche Information für welche Entscheidungsebene in welcher Berichtsform bereitgestellt wird, steuert der Anwender selbst im menügesteuerten Modul "Stammdatenverwaltung" des Management-Systems ZB. Dabei ist im System gewährleistet, daß jedes Produkt durch eine einheitliche Ausgabenzeilennummer (ZNRA) innerhalb der Funktionsbereiche eindeutig definiert ist. So hat zum Beispiel die Produktgruppe "Elo-Veredelt" die Schlüsselnummer "200"; die Ausgabenzeilennummer für die Absatzmengen ist "1200", für die Umsätze "2200", für den Auftragseingang "4200", für die Produktion "5200" und für den Deckungsbeitrag "6200".
Im Funktionsbereich Verkauf des Management-Systems ZB sind die Absatzmengen, Umsatzwerte, Durchschnittspreise, Deckungs-beiträge und Auftragseingänge je Produkt(gruppe) enthalten. Der Funktionsbereich Produktion gibt dem Management Auskunft über die Kapazitäten, Produktionsmengen, Ausbringungszahlen und Lager-bestände je Werk und je Produkt(gruppe). Der Funktionsbereich Finanzen zeigt je Werk die GuV-Zahlen, die Bilanz- und Finanzzahlen sowie die geplanten Investitionen wertmäßig auf. Der Funktionsbereich Personal beinhaltet je Werk die Personalkosten, die Lohnstunden, die Belegschaftszahlen und die Arbeitstage.
Rund 36 Daten reichen der Geschäftsführung im direkten Zugriff aus, um schneller reagieren und entscheiden zu können. So enthält die Bildschirmliste "GuV-Leitzahlen" die Nettoerlöse und das GuV-Ergebnis der zirka 20 Gesellschaften der international tätigen Hille & Müller-Gruppe. Diese Zahlen werden für die Geschäftsbereiche Düsseldorf, Waterbury und Warren auf dem Bildschirm und als Plott grafisch aufbereitet, so daß die Geschäftsführung auf einen Blick die Nettoerlöse und die Ergebnisse ihrer Werke und deren Entwicklung hat. Durch die Gegenüberstellung der geplanten Nettoerlöse und GuV-Ergebnisse erfüllt das Management-System ZB die Funktion als Frühwarnsystem, und die Geschäftsführung kann zielgerichteter arbeiten als vordem.
MIS wirkt als Frühwarnsystem
Für jede Gesellschaft kann die Geschäftsführung im DIN-A4-Format beliebig die Absatz- und Umsatzzahlen, getrennt nach Inland und Ausland, die Gesamtleistung und das Betriebsergebnis sowie den Auftragseingang und den Auftragsbestand gesamt und je Produkt-gruppe über ihr Terminal auf dem Chefschreibtisch abrufen.
Weiterhin kann die Geschäftsführung die Produktionsergebnisse pro Produktgruppe abfragen und eine grafische Übersicht der Kapazitätsauslastung der Werke erhalten. Falls das Soll nicht erreicht wurde, kann die GF sofort nachprüfen, woran es lag. Bei den Bilanzzahlen werden die liquiden Mittel, die Verbindlichkeiten LL, die kurz- und langfristigen Bankverbindlichkeiten aufgezeigt sowie der Liquiditätsspielraum mit Kreditrahmen und freiem Rahmen angegeben. Aus dem Funktionsbereich Personal kann die Geschäfts-führung auf die Personalkosten und die Anzahl der Belegschaft als Leitzahlen per Computer zurückgreifen.
60 Positionen für das mittlere Management
Diese Zahlen können pro Einzelmonat, über die Monate kumuliert und als Prozentzahl innerhalb der Einzelmonate, zum Beispiel Anteil Absatz Produktgruppe "Elo-veredelt" an Absatz "Kaltband gesamt", als Bildschirmliste, Auswertung und Grafik - Balken, Linie, Kreis - ausgegeben werden.
Das Management-System ZB stellt den Bereichsleitungen "Absatzwirtschaft und Produktion" sowie "Finanz- und Betriebs-wirtschaft" die von diesen benötigten Zahlen gezielt bereit; zur Zeit beinhaltet der Berichtsbogen für das Middle Management 60 Positionen je Werk. Für das Operational Management können 180 Positionen (Ausgabezeilen) der Funktionsbereiche Verkauf, Produktion, Finanzen und Personal je Firma abgerufen werden. Die Anzahl der Ausgabezeilen ist beliebig erweiterbar; der Anwender bestimmt selbst menügesteuert sein Informationsbedürfnis sowie die Berichtsform, und das Management-System ZB stellt dem Anwender die notwendigen Informationen für aktuelle und richtige Entscheidungen bereit.
Diese Vereinheitlichung der Informationsstrukturen in dem Management-System ZB führt dazu, daß alle Mitarbeiter der Unternehmensgruppe lernen, bei vielen Begriffen in ähnlichen Kategorien und Inhalten zu denken. Es finden keine großen Diskussionen mehr über Definitionen statt; alle Beteiligten werden durch das System zu mehr strukturiertem Denken und mehr Disziplin veranlaßt.
Mit dem Management-System ZB steht allen Ebenen der Unternehmensgruppe ein effizientes, aber unkompliziertes Führungs-instrument zur Verfügung; das heißt, das Programmsystem ist so konzipiert, daß sowohl Eingabe wie Ausgabe auch für den Nichtfachmann ohne DV-Vorkenntnisse leicht verständlich und einfach handhabbar sind.
Das Handbuch kommt direkt auf den Bildschirm
Die Anwendung der Menütechnik gestattet eine aktive Bediener-führung durch das Programm mit der Anzeige der möglichen Dialogschritte und erlaubt dem Benutzer den sofortigen Einstieg in die gewünschte Funktionsebene. Mittels "Hilfsfunktionen" können umfangreiche Eingabeprüfungen, ausführliche Erläuterungen und auch der Handbuchinhalt unmittelbar auf dem Bildschirm dargestellt werden.
Der System-Benutzer-Dialog im Management-System ZB vereinigt einfache Handhabung und hohe Leistungsfähigkeit. Bereits bei der Eingabe wird eine vollständige Plausibilitätsprüfung der Unternehmensdaten durchgeführt. Der Dialog erlaubt die Eingabe und Veränderung der Informationsstrukturen, die Durchführung der gewünschten Berechnungen sowie die Anzeige und Ausgabe der notwendigen Ergebnisse in Form von Listen und Grafiken.
Durch den Einsatz einer relationalen Datenbank ist das Management-System ZB in der Lage, die DV-Unterstützung auf planerische und entscheidungsvorbereitende Aufgaben auszuweiten, und bietet damit auch dem Nicht-DV-Profi bei der abstrakten Bearbeitung der Daten ein hohes Maß an Datenunabhängigkeit. Änderungswünsche können flexibel durchgeführt werden, und das System erlaubt eine interaktive Administration, so daß auch dynamische neue Tabellen, Indizes und so weiter angelegt werden können.
Die komplexen Zusammenhänge der Informationsstrukturen der Funktionsbereiche Verkauf, Produktion, Finanzen und Personal werden im Management-System ZB durch Computer-Grafiken übersichtlich dargestellt. Damit wird der Geschäftsführung ein Führungsinstrument gegeben, um Ursachen, Abhängigkeiten und Trends zum Zwecke einer gesicherten Entscheidungsfindung bei der Unternehmenssteuerung zu erkennen. Auch die problemlose Datenmanipulation per Computer und die verschiedenen Formen der grafischen Darstellungsweisen machen aus den täglichen Datenmengen benutzerfreundliche hochwerte Informationen.
Benutzerfreundliche Infos aus täglichen Datenmengen
Das Management-System ZB kann die Unternehmenszahlen als Balkendiagramme, Kurven(Linien-)diagramme und Kreisdiagramme grafisch ausgeben. Als Grafik-Typen können einfache, überlagernde und Fenster-Darstellungen genommen, sowie Stapelbalken, gestapelte Linien, Drei-D und Flächendiagramme je noch Aussagewert der Grafik für die gezielte Entscheidungsfindung der Geschäftsführung erstellt werden. Grafikbereiche für die Unternehmen der Hille & Müller-Gruppe sind: Absatz, Umsatz, Durchschnittspreise, Auftragseingang, Kapazitätsauslastung, Deckungsbeiträge, Summen Verkauf, Nettoerlöse, GuV-Ergebnis, Währungen und Zinsen.
Alle Daten lassen sich grafisch darstellen
Generell kann davon ausgegangen werden, daß alle Daten, die in das System eingegeben werden, grafisch dargestellt werden können. Als Zeitskala gelten Tage, Monate, Quartale, Jahre und absolut. Gerade die schnelle Verfügbarkeit, hohe Aktualität, geringe Fehleranfälligkeit, große Anwendungsvielfalt und einfache Herstellertechnik von Computergrafiken sind für das Management von großem Nutzen.
Durch den Einsatz des Management-Systems ZB mit relationaler Datenbank und flexiblem Berichtsgenerator ist jede Geschäfts-führung mit wirtschaftlich vertretbarem Anpassungsaufwand in der Lage, die für die richtigen Entscheidungen notwendigen Unternehmensdaten aus den Funktionsbereichen Verkauf, Produktion, Finanzen und Personal als Bildschirmanzeigen, Übersichten, Soll-Ist-Vergleiche und Grafiken abrufen zu können.
Der Wettbewerbsvorteil für den Anwender beim Einsatz des Management-Systems ZB wird noch dadurch erhöht, daß die Hardwarekosten für Personal Computer zunehmend sinken, während die Leistungs- und Ausbaufähigkeit dieser Anlagen als dezentrales System oder PC/Host-Kommunikation ständig wächst.
So kostet das für die Hille & Müller-Gruppe installierte PC-Grundsystem IBM PS/2 Modell 80 mit 2 MB Hauptspeicher, 1,44 MB DLW, 70 MB Festplattenlaufwerk, mathematischem Coprozessor 30387 und Farbbildschirm 8512 nach der letzten Preissenkung im Februar 1988 nur noch 15 000 Mark. Die dazugehörige Peripherie mit Kyocera Laserdrucker F 2200 sowie HP Plotter 7475 DIN A3 ist ebenfalls zum Preis von 15 000 Mark erhältlich. Die für den Host-PC-Filetransfer benötigte CCA-Kommunikations-Software SDC-97 und SDC-C kostet 7400 Mark. Es ergeben sich somit Hardwarekosten für den Einsatz des Management-Systems ZB auf PC mit Host/PS-Filetransfer in Höhe von rund 37 000 Mark. Der Kaufpreis für die PC-Maximalkonfiguration mit 6 MB Hauptspeicher, mathematischem Coprozessor 1,44 MB Diskettenlaufwerk, 111 MB Festplattenlaufwerk und der aufgezeigten Peripherie sowie mit den Host/PC-Filetransfer-Produkten beträgt insgesamt knapp 53 000 Mark. Das sind zirka fünf Prozent der Hardware-Kosten für eine IBM-Mainframe 4361 mit gleicher Speicherkapazität und umfangreicher Peripherie.
Die eingesetzte Software einschließlich einer zweimonatigen Implementierung des Systems kostet rund 200 000 Mark.
Die Transparenz des Management-Systems ZB als Führungs-instrument der Geschäftsleitung wird noch durch den Einsatz eines Farbvideoprojektors zur monochromen und farbigen Darstellung der Daten- und Grafik-Bildschirminhalte gesteigert. So hängt an der Decke des Besprechungszimmers der Geschäftsführung ein Großprojektor der TVD GmbH, Renningen/Stuttgart, der über ein PC/G-Interface mit dem IBM PC verbunden ist, einen EGA-Einschub hat und mit einer Fernbedienung ausgestattet ist.
Aktuelle Situation transparent aufzeigen
Mit diesen Informations- und Kommunikationsinstrumenten wird der Chef in die Lage versetzt, seinen Mitarbeitern die aktuelle Unternehmenssituation für alle Funktionsbereiche übersichtlich und transparent aufzuzeigen und Abweichungen vom Soll nachzuprüfen. So ermöglicht das Management-System ZB der Geschäftsführung, die richtige Entscheidung durch Bereitstellung der richtigen Information zur richtigen Zeit zu treffen; denn von der Qualität einer schnellen Entscheidung hängt oft die Überlebensfähigkeit des gesamten Unternehmens ab.
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*Heinz A. Wulffen ist geschäftsführender Gesellschafter der PMW-Management-Systeme GmbH in Senden und Informationsmanager für
die internationalen Unternehmen der Hille & Müller-Gruppe, Düsseldorf.