Gesetzeskonform archivieren

Zu den Kernfunktionen gesetzeskonformer Archivierungssysteme zählen die "Retention Policies". Diese legen fest, wie lange ein Dokument im Archiv gespeichert wird. Nearpoint kann diese Regeln auf verschiedenen Ebenen bis hinunter zu einzelnen Elementen abbilden. Bei Inboxx lässt sich die Aufbewahrungsfrist ("Retention-Time") bislang nur auf Grundlage von "Departments" (Organisationseinheiten eines Unternehmens) einstellen. Laut Hersteller soll es ab Anfang 2009 aber möglich sein, individuelle Aufbewahrungsfristen auch für einzelne Elemente vorzugeben.

Die produktunabhängige Wiederherstellung der von Inboxx archivierten Dateien ist mit Hilfe eines selbsttragenden Mediums mit integriertem Viewer möglich. Die auf dem Medium, zum Beispiel einer DVD, gespeicherten Daten lassen sich dann von beliebigen Rechnern aus einsehen. Für Ende 2008 hat GFT eine Funktion in Aussicht gestellt, mit der archivierte Dokumente in das neue PDF-Langzeitarchivierungsformat PDF/A umgewandelt werden können. Damit wird es dann unter anderem möglich, in einem Lotus-Notes-Archiv Dokumente aus einem Exchange-Archiv einzulesen und umgekehrt. Dass Inboxx auf einer klassischen Archivlösung basiert, ist auch an den leistungsfähigen OCR-Funktionen (Optical Character Recognition) zu erkennen. Zum Einsatz kommen hierfür der Viewer des von Oracle übernommenen Herstellers Stellent und die OCR-Lösung von Abbyy. Die OCR-Funktion kann an die E-Mails angehängte Faxdokumente oder JPG-Fotos, die Text enthalten, erfassen und so für die Archivierung mit Volltextindizierung vorbereiten.

Nearpoint kann zudem mit einem Cache-Tool für die Archivsynchronisierung von mobilen Anwendern sowie einem WAN-Agenten für die Optimierung der Kommunikation über WAN-Verbindungen aufwarten. PDF/A unterstützt Nearpoint bislang noch nicht, dies dürfte aber nur eine Frage der Zeit sein.