Suchen und Finden

Für das Auffinden archivierter Elemente stellen beide Produkte ausgefeilte Suchfunktionen zur Verfügung. Die Suche ist bei Inboxx standardmäßig auf die eigene Mailbox beschränkt. Wenn ein Benutzer das Recht hat, die Mailbox eines anderen Mitarbeiters in seine Outlook-Software einzubinden, kann er auch dessen Archiv durchsuchen. Der Inboxx-Server lässt sich so einstellen, dass er alle Zugriffe auf die archivierten Dokumente protokolliert. Nearpoint erfasst ebenfalls alle Aktivitäten im Archivsystem und erstellt hierzu auf Wunsch einen Report.

Nearpoint bietet mit dem separat zu installierenden Tool "E-Discovery Editor" ein eigenes Werkzeug für umfassende E-Mail-Recherchen, die zum Beispiel im Zuge von Gerichtsverfahren erforderlich werden können. Damit lässt sich genau festlegen, wer in welchen Bereichen suchen darf. Sobald ein Benutzer eingerichtet wurde, erhält er automatisch einen Link, über den er den Discovery-Agent auf seinem Rechner installieren kann.

PST-Migration und Single Instancing

Beide Produkte unterstützen ein Single Instancing sowohl für E-Mail-Anhänge als auch für unstrukturierte Dateien von File-Servern.

Zudem gestatten sie es, PST-Dateien zu migrieren. An der Arbeitsweise der Benutzer ändert sich dabei kaum etwas: Sie können wie gewohnt auf E-Mails zugreifen, obwohl das PST-File nicht mehr auf der lokalen Festplatte liegt. Nearpoint ist zudem in der Lage, eine Mailbox auf eine andere umzuleiten. Dadurch sind Mailbox-Migrationen sehr einfach möglich. Die Mimosa-Software eignet sich darüber hinaus dazu, E-Mails von Blackberry- und Windows-Mobile-Geräten zu archivieren. Beide Testkandidaten können neben E-Mails und Dateien auch die Instant-Messenger-Kommunikationen archivieren.