E-Mail- und File-Archivierung
Beide Testkandidaten können nicht nur E-Mails und deren Anhänge archivieren, sondern sind auch in der Lage, unstrukturierte Dateien zum Beispiel von File-Servern regelbasiert zu überwachen und automatisch in das Archiv zu verschieben. Zum Funktionsumfang zählen leistungsfähige Suchfunktionen, mit denen sich archivierte E-Mails und Dokumente gezielt wiederfinden lassen (E-Discovery). Dies ist insbesondere dann wichtig, wenn bei einem Gerichtsverfahren alle relevanten elektronischen Dokumente vorgelegt werden müssen.
Vorbereitung der Installation für Nearpoint
Für den COMPUTERWOCHE-Test wurden beide E-Mail-Archivierungslösungen in einer eigenen virtuellen Testumgebung mit einem Windows-2003-Domänen-Server und einem Mail-Server auf Basis von Exchange Server 2003 installiert. Als Test-Clients dienten ein Windows-XP- und ein Windows-Vista-Rechner.
Vor der Installation muss der Anwender eine Reihe von Vorkehrungen treffen. Nearpoint benötigt unter anderem einen Microsoft-SQL-Server (2005 oder 2000).
Beim Nearpoint-Server ist nach dem Basis-Setup zunächst die Initialkopie der Exchange-Datenbank anzustoßen. Sobald diese abgeschlossen ist, aktualisiert Nearpoint die Kopie fortlaufend per Log-Shipping. Im nächsten Schritt definiert der Administrator dann die Archivierungsregeln. Die E-Mail-Archivierung erfolgt mit Hilfe einer "Smart Extraction". Diese kann nicht nur E-Mails und ihre Anhänge, sondern auch alle anderen Objekte wie zum Beispiel Kalendereinträge extrahieren und archivieren. Wenn der Anwender Nearpoint mit Exchange Server 2007 verwenden will, muss er die Exchange-Funktion Remote Streaming Backup aktivieren, damit die Lösung korrekt arbeitet.
Vorbereitung der Installation für GFT Inboxx
Bei GFT Inboxx kommt als Basis für das Archiv dagegen die Datenbank C-Tree zum Einsatz. Dabei handelt es sich um ein Index-Filesystem, das von GFT Inboxx für die E-Mail-Archivierung optimiert wurde. Es verwendet Container und redundante Indizes. Die E-Mails, Anhänge und sonstigen Dateien werden sequenziell in so genannten Container-Dateien im Archiv abgelegt. Die Container können zwischen 10 MB und 4 GB groß sein. C-Tree erstellt für jeden Container eine eigene Index-Datenbank. Dies hat gegenüber SQL-Datenbanken den Vorteil, dass sich der Index im laufenden Betrieb im Hintergrund reorganisieren lässt. Während der Reorganisation ist jeweils nur der gerade betroffene Container nicht verfügbar. Die Konfiguration des Inboxx-Servers wird in einer lokalen MSDE-Datenbank gespeichert.