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Mikrofilm heute ist besser als DV-Massenspeicher morgen

16.01.1976

Mit Otto Ladner, Leiter der betriebswirtschaftlichen Abteilung der Allianz-Versicherungs-AG und Vorsitzender des AWV-Fachausschusses Mikrofilm, sprach CW-Redakteur Michael Pauly

Sie setzen bei der Allianz sowohl COM als auch normale Mikroverfilmung ein. Sind zwei Methoden nebeneinander nötig oder wird die eine eines Tages die andere verdrängen?

Ich bin der Meinung, daß beide Arten der Mikroverfilmung nebeneinander ihre Berechtigung haben. Konventionell wird man nur Informationen verfilmen, die auf Papier zur Verfügung stehen. Die COM-Verfilmung dagegen hat ja die Aufgabe, Daten und Informationen von der EDV aufzunehmen anstatt sie auf Papier auszudrucken. Hier wird also genau der umgekehrte Effekt erzielt: Es entsteht Oberhaupt kein Papier mehr.

Nun erzeugen Sie bei der normalen Mikroverfilmung Rollfilme und bei der COM-Anlage Mikrofiches. Das ergibt ein Nebeneinander zweier Systeme. Ist das nicht störend?

Nein, denn der Zugriff zum Rollfilm ist bei uns aufgrund der Art des verfilmten Schriftgutes sehr selten. Wenn wir die zu verfilmenden Unterlagen nach Bearbeitung noch drei Monate im Original aufbewahren, wird nur noch zu weniger als einem Prozent daran zugegriffen. Nach Ablauf eines Jahres wird oft nur noch eine Zugriffsrate von ein Promille oder Bruchteile davon erreicht. Wir benötigen daher nur wenige Rollfilm-Lesegeräte - oft kommt in eine Abteilung mit 50 bis 60 Leuten nur ein einziges Lesegerät. Anders ist die Situation bei der COM-Verfilmung. Wenn wir hier mit Informationen arbeiten, die ständig, oft täglich benötigt werden, müssen wir selbstverständlich dem Bearbeiter ein Mikrofiche-Lesegerät geben, was aber aufgrund der geringen Anschaffungskosten meines Erachtens kein Problem ist. Auf der anderen Seite entlasten wir ja auch die EDV-Abteilung durch diese Art der Organisation. Was nehmen Sie denn bei der Allianz auf Rollfilm und was auf die Mikrofiches?

Auf Rollfilm nehmen wir schwerpunktmäßig erledigte Korrespondenz, die bei bestehenden Versicherungsverträgen angefallen ist. Natürlich verfilmen wir auch abgeschlossene Vorgänge zu Schadensfällen, Buchungsbelege und sonstige Unterlagen, die vor allem aus gesetzlichen Gründen aufbewahrt werden müssen.

Auf den mit COM erzeugten Mikrofiches - wir nennen sie intern Mikroplatten - nehmen wir beispielsweise den Nachweis ausgeglichener Forderungen. Diese Unterlagen sind wichtig bei Reklamationen und bei Schadensmeldungen. In solchen Fällen müssen wir schnell nachsehen können, ob und wann der Kunde bezahlt hat und ob in der Zeit, in der sich der Schaden ereignete, überhaupt Versicherungsschutz bestand. Alle neuen Mikrofilm-Anwendungen nehmen wir jetzt grundsätzlich auf Mikrofiches.

Glauben Sie, daß es beim Start zweckmäßiger ist, zunächst eine konventionelle Mikroverfilmung etwa des Eingehenden Schriftgutes vorzunehmen oder daß es besser ist, am anderen Ende anzufangen und erst COM einzusetzen?

Meines Erachtens ist es nicht wesentlich, wo man mit der Mikroverfilmung beginnt. Mikrofilm ist aber ein Organisationssystem und nicht nur eine maschinelle Einrichtung, das heißt, man muß die organisatorischen Voraussetzungen dafür schaffen, und zwar in gleicher Weise wie für die EDV. Die Mitarbeiter müssen dabei ja ohne das geliebte Papier, ohne die gewohnte Akte arbeiten. Wie kann man sie am besten umgewöhnen?

Wir haben schon vor genau 15 Jahren ganz systematisch damit begonnen, die konventionelle Aktenführung auf modernere Systeme umzustellen Zuerst wurde die Lose-Blatt-Ablage eingeführt. In der zweiten Phase wurden die Akten auf Taschen umgestellt, und zwar verkleinert vom Format DIN A4 auf DIN A5 Diese Taschen enthielte noch den vertragswichtigen Teil, während das erledigte Schriftgut gesondert chronologisch abgelegt bzw. mikroverfilmt wurde. Das hatte allerdings die Führung eines Bearbeitungsblattes zur Voraussetzung, auf dem dann auch die Ablage-Vermerke bzw. die Mikrofilm-Fundstelle angebracht werden konnten. In der Praxis zeigten sich sehr bald die Vorteile: Die Mitarbeiter waren nicht mehr gezwungen, die ganze Akte zu studieren, sondern sie hatten auf dem Bearbeitungsblatt einen kurzgefaßten Überblick und konnten entscheiden,, ob sie noch auf die Historie zurückgreifen mußten oder nicht. Damit waren erhebliche Zeitgewinne verbunden. Früher war es üblich, wenn eine Akte vorgelegt wurde, daß man zunächst den gesamten Inhalt gelesen und studiert hat - übrigens eine Methode, die meines Wissens heute noch bei Behörden üblich ist. Vielleicht ist das mit ein Grund, warum die Bearbeitung dort manchmal so lange dauert.

Und wie wirkt sich das heute aus?

Mit dieser Phase wurde bereits eine Entwicklung eingeleitet, die uns heute sehr zustatten kommt. Der Bearbeiter hat gelernt, mit Kurzinformationen auszukommen. Das war übrigens auch eine Voraussetzung, um später Datensichtgeräte einzusetzen.

Welche Chancen sehen Sie denn für eine aktenlose Verwaltung?

Ungefähr ein Drittel unserer Versicherungsverträge sind bereits aktenlos verwaltet, d. h. den Bearbeitern stehen die vertragswichtigen Informationen nur noch in Form von Ausgaben über Bildschirm zur Verfügung, während sie die historischen Informationen, also erledigtes Schriftgut, über Rollfilme im Bedarfsfalle einsehen können.

Denken Sie schon an den Einsatz von CIM - also Computer Input from Microfilm?

Bekanntlich bestehen in den USA bereits praktische Anwendungen. Wir sollten aber bei uns erst einmal dazu kommen, die Vorteile der COM-Technik besser auszunutzen, indem wir Maschinenzeiten bei der EDV und vor allein Papierkosten einsparen. Wir haben festgestellt, daß bei den hohen Kosten der Mehrfachsätze dies besonders ins Gewicht fällt.

Wo sind Ihrer Ansicht nach die COM-Systeme, die heute angeboten werden, am dringendsten verbesserungsbedürftig?

Ich könnte mir vorstellen, daß die Entwicklung zu kleineren Geräten geht, die auch bei geringerem Anfall als 200 000 bis 300 000 DIN-A4-Blätter pro Monat eine eigene Anmietung beziehungsweise Anschaffung rechtfertigen. Zur Zeit ist es so, daß ein Großteil der Anwender die COM-Verfilmung über Service-Unternehmen durchfuhren läßt, weil die enorme Kapazität einer eigenen Anlage noch sticht auszunutzen ist.

Wie beurteilen Sie die weiteren Chancen für COM?

Ich habe den Eindruck, daß COM noch in viel größerem Maße eingesetzt werden könnte, daß aber mit dein schon jahrelangen Versprechungen billiger EDV-Massenspeicher eine Verunsicherung für die Anwender verbunden ist, die noch immer darauf warten. Als Betriebsorganisator bin ich der Meinung, daß man die jetzt verfügbaren Chancen nutzen sollte, weil der Spatz in der Hand besser ist als die Taube auf dem Dach.