Neben der Vertragsoptimierung, dem Verzicht auf alte oder allzu moderne Telefonanlagen oder dem Einsatz von GSM-Gateways gibt es noch einen anderen Weg, den Kostendruck von Unternehmen im TK-Bereich zu lindern. Das Stichwort sind Managed TK-Services, also Mietlösungen, mit denen Kommunikationsanbieter Funktionen einer IP-basierenden Telefonanlage (IP PBX) über das Internet bereitstellen. Das Spektrum reicht dabei von einfachen Gruppenfunktionen und Faxunterstützung bis hin zu Features wie Telefonkonferenzen, CTI (Computer Telefony Integration), Unified Messaging oder Präsenzanzeige.

Die Vorteile der Mietlösungen liegen nicht nur darin, dass sich Unternehmen die Anschaffungskosten für eine neue TK-Anlage im Keller sparen. Anwender könnten mit Managed TK-Services zudem neue Funktionen wie Unified Messaging beziehen und ihre alte TK-Anlage behalten, erklärt Andreas Schulz, Geschäftsführer der auf das Thema spezialisierten Beratungsfirma Andamus Consult. Dies geschieht etwa, indem sie eine Nebenstelle als Sprach-Mailbox anmieten - bereitgestellt von den üblichen Verdächtigen, etwa Regionalanbietern wie Netcologne oder Arcor. Schulz geht davon aus, dass im Lauf dieses Jahres weitere Angebote hinzukommen - die Preise für einen Call-Controll-Server (Softswitch) seien ja nicht so hoch. Die Anbieter setzen ihre Hoffnung darauf, dass die Anwender später ihre TK-Anlage ganz abschaffen und komplett auf Services setzen - entsprechend der Centrex-Idee, wie sie bereits 1958 von AT&T entwickelt wurde.

Flexibler als Kauflösungen

Ein wesentlicher Vorteil von Mietlösungen, gerade für kleine und mittelständische Firmen, seien zudem die Flexibilität und die Möglichkeit des "Rightsizing", merkt Schulz an. Anders als bei den meisten TK-Anlagen zahlt man nämlich nur die tatsächlich in Anspruch genommenen Dienste. So gebe es etwa keine Kauflösung am Markt, die Funktionen für Call-Center mit nur zehn Agenten bereitstellt. Das Minimum seien 100 Telearbeitsplätze. "Im Klartext bedeutet das, Sie benötigen bereits für die Grundausstattung ab 6000 Euro aufwärts", erklärt der IP-Centrex-Experte. Als Managed Service werde dagegen auch eine Versorgung mit nur zehn Plätzen angeboten, und der Kunde kann die Lösung erst einmal drei Monate ausprobieren.

Aber auch ohne angeschlossenes Mini-Call-Center können Firmen mit einer TK-Mietlösung Kosten sparen. Dies geschieht etwa dadurch, dass der Preis pro Nutzer abgerechnet wird und sich auch kurzfristig zusätzliche Kapazitäten anmieten oder nicht genutzte Dienste abgeben lassen. Bei TK-Anlagen beschränke sich die Skalierbarkeit dagegen weitgehend auf den Kauf und Einbau einer weiteren Einschubkarte, wenn die Anzahl der Teilnehmer wächst, so Arcor-Manager Jobst von Garmissen.

Geringe Eigeninvestition

Neben den klar festlegbaren, da aufwandsabhängigen Kosten verweist Dirk Idstein, Leiter Line of Business Managed Services bei Siemens Enterprise Communications, auf die Möglichkeit, mit Hilfe eines Managed-Service-Vertrags die Assets im TK-Bereich niedrig zu halten. Zusätzlich könnten Firmen durch ein solches Betreibermodell die Höhe ihrer Einmalinvestitionen verringern, sich auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren und die Komplexität reduzieren. Als typischen Kandidaten für eine Managed-Service-Lösung beschreibt Idstein ein Unternehmen mit 500 Mitarbeitern, das eine veraltete TK-Anlage im Keller stehen hat. Das Management wisse, dass das Unternehmen aufgrund seines gestiegenen Bedarfs allmählich migrieren muss. Das Managed-Service-Modell bilde hier eine attraktive Alternative zum Betrieb in Eigenverantwortung, da das Unternehmen damit sowohl finanziell wie auch technisch abgesichert ist. So sei es Sache des Service-Providers, sich mit seiner Erfahrung und seinen Experten um die Migration zu kümmern und dabei zu gewährleisten, dass die Kommunikationsleistung durchgehend aufrechterhalten bleibt.

Durch ein Managed-Service-Modell mit gleichzeitigem Carrier-Management könne man im günstigsten Fall bis über 30 Prozent der Gesamtkosten einsparen, so Idstein, wenn man Instandhaltungs-, Betriebs-, Logistik- und Netzbetreiberkosten insgesamt berücksichtigt. Typisch sei ein Einsparpotenzial von 20 Prozent. Der Siemens-Manager betont aber, dass die Kostensenkung nicht der einzige Vorteil von Managed Services sei. Wichtige Pluspunkte seien auch die verbesserte Sicherheit und Verfügbarkeit der Kommunikationsinfrastruktur, einheitliche Service-Level-Agreements (SLA) nach Standards wie Itil und die Erfahrung der Spezialisten. Und nicht zuletzt würden Service-Provider eine nutzungsabhängige Zuordnung von Kosten etwa nach Abteilungen ermöglichen und so für mehr Transparenz sorgen.

Anlaufschwierigkeiten

Obwohl die Vorteile nicht von der Hand zu weisen sind, hat sich das auch als IP Centrex bekannte Konzept der Managed TK-Services - anders als in vielen anderen Ländern, insbesondere den USA, Großbritannien und Teilen Osteuropas - hierzulande noch nicht weit verbreitet. Andamus Consult geht aber davon aus, dass auch in Deutschland - wenn auch nur langsam - ein nennenswerter Markt für TK-Mietlösungen entsteht, und sieht bis 2020 ein Umsatzpotenzial von 2,3 Milliarden Euro jährlich für diesen Bereich. Die Kunden fragten nach zusätzlichen Diensten, die sie ohne eigene Investitionen und mit überschaubarem finanziellem Aufwand nutzen können, erklärt Andamus-Chef Schulz. Gleichzeitig sähen Netzbetreiber und Service-Provider in Managed TK-Services neue Wachstums-chancen. Unterstützt werde die Entwicklung durch Technologien wie VoIP sowie neue Mechanismen im Zuge der Next Genera-tion Networks.

Enormer Erklärungsbedarf

Als Problem sieht Schulz die Art und Weise, wie IP Centrex bislang von Anbietern beworben wird. So zählten in einer Erhebung von Andamus Consult lediglich 4,7 Prozent der befragten Unternehmen zu den "Early Adopters", die sicher vorhaben, ihre TK-Anlage durch Managed Services abzulösen. Vielen sei dagegen das Modell, Funktionen einer TK-Anlage als Dienstleistung zu beziehen, schlichtweg noch nicht bekannt. Noch gebe es enormen Erklärungsbedarf, insbesondere bei der Frage, wo die Vorteile liegen. Hier sei ein Umdenken bei den Anbietern erforderlich, die bislang außer dem vermeintlichen Preisvorteil durch VoIP kaum einen anderen Hebel gezogen hätten.

Dennoch ist Schulz fest davon überzeugt, dass seine im Herbst 2007 abgegebenen Wachstumsprognosen für den Markt eintreffen, wenngleich er dem Hosting-Modell nachträglich mehr Gewichtung beimessen würde. Der Grund: Power-User, für die TK-Dienste geschäftskritisch sind, kämen billiger weg, wenn sie ihre TK-Anlage nicht inhouse, sondern zentral beim Carrier unterbrächten. Zum einen bekomme man die Bandbreite zu den Agents mittlerweile fast geschenkt - via VoIP könne man über das Internet auch Home Agents einbinden. Zum anderen rentiere es sich wegen des technischen Aufwands - benötigt wird ein Rechenzentrum mit Notstromanlage und Backup - nur für Spezialisten, ihre TK-Anlage inhouse zu betreiben. Aus ähnlichen Gründen hätten viele Firmen bereits ihre Web-Server et cetera ausgelagert, während sie lediglich geschäftskritische Systeme wie ihre Firewall und andere Security-Einrichtungen in der Zentrale behielten.