Auch Änderungen von Kontakt- und Kalenderdaten auf geteilten Outlook-Ressourcen werden automatisch auf dem Gerät synchronisiert. Über das Endgerät erhält man unter Berücksichtigung entsprechender Nutzerrechte Zugriff auf das komplette Kontaktverzeichnis eines mit Exchange arbeitenden Unternehmens. Alle Größenbeschränkungen von Attachments seien laut Ballmer aufgehoben und dank der neuen Produktivitätsfeatures von Office Mobile ließen sich auch aufwändig gestaltete und mit Multimedia-Elementen erweiterte E-Mails vom Handheld aus versenden.
Damit sich der mobile Datenzugriff bei einem eventuellen Diebstahl des Geräts nicht als desaströses Sicherheitsleck entpuppt, bringt Windows Mobile 5.0 verbesserte Features zum Device- und Rechtemanagement mit. Rechte lassen sich von einem Administrator auf dem Exchange Server 2003 zentral vergeben und nehmen in Echtzeit Einfluss auf das Verhalten der mobilen Geräte. Bei einem Diebstahl lässt sich von hier aus notfalls der gesamte Gerätespeicher löschen, gleiches lässt sich auch für den Fall einer mehrfach falschen Passworteingabe vorsehen.
Um das Datenaufkommen während des Push-Versands niedrig zu halten, kommunizieren Endgerät und Exchange Server 2003 SP2 über ein komprimiertes Datentransferprotokoll, das etwa 35-50% des eigentlichen Datenaufkommens einspart.
Angesichts der bestehenden Blackberry-Infrastruktur und der Akzeptanz von RIMs mit einer PalmOS-ähnlichen intuitiven Oberfläche ausgestatteten Endgeräte mit QWERTZ-Tastatur setzt Microsoft mit seiner Lösung zwar nicht das Ei des Kolumbus in die Landschaft der Unternehmenslösungen, könnte den Kanadiern aber empfindlich zusetzen. Dem Geschäftsmann ist es vermutlich letztlich gleich, von wem die Lösung stammt, die die EMails auf sein Smartphone schickt; der "Umweg" über die Serversoftware eines Drittunternehmens wie RIM dürfte sich in den Ohren manches Entscheiders aber überflüssig anhören, zumal die beschriebene Funktionalität von Exchange 2003 / Outlook Mobile auch noch deutlich über die von Blackberry hinausgeht. Mit einer "Massenmigration" wäre erst beim Erscheinen der ersten mit Windows Mobile 5.0 ausgerüsteten Endgeräte zu rechnen - ein paar Monate bleiben der Konkurrenz also noch, um nachzulegen.