Das Duo aus LCS 2005 und Communicator stellt zudem die zentrale Presence-Funktion für die gesamte Real Time Collaboration zur Verfügung. Wie von allen gängigen Instant-Messaging-Clients bekannt, dient sie zur Anzeige des Online-Status von Benutzern. Neben "online" oder "offline" zählen dazu typischerweise "abwesend", "untätig" oder "beschäftigt". Die Installation des Communicator ergänzt alle Anwendungen von Office 2003 um Presence Awareness. Personennamen werden in verschiedenen Kontexten um die Anzeige des Online-Status ergänzt, seien es Absender im Eingangsordner von Outlook oder die von Smart Tags erkannten Adressaten in einem Word-Dokument. Drittanbieter können diese Funktionalität über eine Programmier-Schnittstelle in ihre Software integrieren.

Funktionsüberlappungen mit Live Meeting

Wie Live Meeting unterstützt der LCS in Kombination mit dem Communicator die gemeinsame Nutzung von Anwendungen, das Skizzieren von Ideen auf virtuellen Whiteboards, den Austausch von Dateien und die sprachliche Interaktion zwischen Mitgliedern eines Teams. Im Unterschied zum gehosteten Service dient der LCS primär als firmeninterne Lösung. Das gilt etwa für die IP-Telefonie, die für das Unternehmensnetz gedacht ist und die für Kommunikation nach außen über die Telefonanlage geroutet wird. Spezialanbieter wie Stalker verfolgen hier einen anderen Ansatz, indem sie die Infrastruktur zur Überwindung von Firewalls anbieten und firmenübergreifendes VoIP mit Carrier-tauglicher Software anstreben.