Strategie 4: Preis-Benchmarking

Der Aufbau eines unternehmensweiten Agenturen-/Lieferantenpools sollte durch eine möglichst breit angelegte Ausschreibung erfolgen, um sicher zu stellen, dass das bestmögliche Preis-Leistungsverhältnis erzielt wird. Wichtig ist es im Vorfeld, Preisindikatoren für repräsentative Veranstaltungen zu identifizieren, damit eine fundierte und kostenorientierte Auswahl der Lieferanten erfolgen kann. Danach sollte das Unternehmen konkrete Veranstaltungen innerhalb des Lieferantenpools ausschreiben. Das fördert den Wettbewerb im Pool und das Unternehmen erreicht weitere Kosteneinsparungen.

Neben dem externen Preis-Benchmarking kann eine interne Überprüfung der Preise den Weg zu Einsparungen ebnen. Oft kaufen mehrere Abteilungen eines Unternehmens die gleichen oder ähnliche Veranstaltungsdienstleistungen ein - zu unterschiedlichen Preisen. Als Beispiele können hier die Tagessätze von Projektleitern, Projektassistenten und Technikern genannt werden. Mit konsequenten internen Preisvergleichen können Unternehmen Ungereimtheiten vermeiden und schnelle Erfolge, sogenannte "Quick Wins", realisieren.

Strategie 5: Optimierung der Gesamtbeschaffungskette

Wenn Unternehmen aufgrund fehlender Mitarbeiterkapazitäten nicht die Koordination der getrennt einzukaufenden Gewerke sicherstellen können, besteht die Möglichkeit, diese Koordinationsleistung durch eine Agentur durchführen zu lassen. Die "Koordinations-Agentur" agiert dann als Treuhänder für das einkaufende Unternehmen. Sie betreut das Erstellen der Spezifikationen durch externe Experten und die Ausschreibung der Gewerke im Lieferanten-Pool. Dabei sollte die "Koordinations-Agentur" nicht zugleich Lieferant einzelner Gewerke sein, um Interessenkonflikte zu vermeiden.

Durch ein solches Optimieren der Gesamtbeschaffungskette können Unternehmen in der Regel deutlich bessere Preise erzielen, als wenn die Sublieferanten von einer Full-Service-Veranstaltungsagentur beauftragt werden.