Mittels des neuen Systems werden die Eingangsrechnungen nun auf elektronischem Weg durch die Firma geschickt, statt über die interne Hauspost. Das installierte Workflow-Tool basiert auf den gekoppelten Software-Komponenten SAP Business Workflow und MS Exchange (Outlook). Mitarbeiter, die keinen Zugang zum SAP-System haben, können die Wareneingangsprüfung beziehungsweise das Abzeichnen der Rechnungen mit Hilfe von Outlook-Formularen vornehmen. Über einen Link auf das elektronisch archivierte Dokument haben die Mitarbeiter die Möglichkeit, sich die zuvor eingescannten Originalrechnungen direkt aus dem Archiv (IXOS / Open Text) anzeigen lassen.

Die Einführung des Systems bei der Messe Berlin GmbH erfolgte durch die T-Systems Enterprise Services GmbH als Informations- und Kommunikationstechnologie-Dienstleister und die forcont business technology gmbh als Software-Dienstleister.