Mit SAP ERP wird die Stadt Wien künftig jährlich rund 20 Millionen Rechnungssätze automatisch ins System einbuchen, archivieren und online bearbeiten. Das neue System unter dem Projektnamen Saphir, das allen Magistratsabteilungen der österreichischen Hauptstadt zur Verfügung steht, löst die 20 Jahre alte Universelle Haushaltsbuchführung auf Unix (UHU) ab. Ernst Menner, Koordinator des Projekts, stand uns für Fragen rund um das Vorhaben, zur Verfügung.
Computerwoche: Was hat Sie bewogen, von Ihrem alten System UHU auf SAP ERP umzusteigen?
Ernst Menner (Stadt Wien): Nach über 20 Jahren Einsatz ist unser altes System einfach an seine Grenzen gestoßen. Die Anforderungen in der öffentlichen Verwaltung sowie die Anpassung an die immer rascher aufeinander folgenden gesetzlichen Änderungen konnten wir über Eigenentwicklungen nicht mehr wirtschaftlich vertretbar bewältigen. Zudem beschränkte sich das alte System auf die Kernbereiche des Rechnungswesens.
Wir hatten also wenig Möglichkeiten, Fachdienststellen einzubinden; zudem standen uns nur Grundfunktionalitäten im Bereich der Kostenrechnung zur Verfügung. SAP bietet uns nun die Integration aller Prozesse ins Rechnungswesen - vom Stadtgartenamt über die Gebäude- und Liegenschaftsverwaltung bis hin zur Gesundheitsverwaltung.
Dabei bieten die bereichsübergreifenden Auswertungsmöglichkeiten einen spürbaren Mehrwert. Der Aufbau einer umfassenden Kosten- und Leistungsrechnung war nicht zuletzt auf Grund der enormen Datenmenge nur mit SAP abdeckbar. Besonders stolz sind wir auf die Tatsache, den SAP-Standard zu verwenden. Es waren vergleichsweise wenig Modifikationen erforderlich, um SAP an unsere Anforderungen anzupassen.
SAP steht für Integration
Computerwoche: Was sind die größten Vorteile des neuen Systems?
Menner: Die größte Stärke von SAP ERP ist eindeutig die Integration. Die Darstellung des gesamten Prozesses in einem System gibt uns die Möglichkeit der vollen elektronischen Unterstützung ohne Systembruch, und zwar von der Leistungserbringung oder -inanspruchnahme bis zum dazugehörigen Beleg. Menschliche Fehler bei der Nacherfassung von Daten sind damit ausgeschlossen.
Das Einbinden der Fachdienststelle hat die Kommunikation verbessert und das Verständnis für angrenzende Bereiche gesteigert. Auf diese Weise ist es ein gemeinsames System geworden. Aber auch die umfassenden Auswertungs- und Analysemöglichkeiten bieten jederzeit einen raschen, bereichsübergreifenden Überblick über den Stand der Prozesse und Projekte sowie deren Kosten, um Optimierungen vornehmen zu können.
In den innovativen Dienststellen funktionieren sehr viele Prozesse schon voll elektronisch. Andere, weniger innovative Abteilungen, halten bisher an der traditionellen Prozessabwicklung fest. Hier haben wir noch Überzeugungsarbeit zu leisten. Ich bin jedoch sicher, dass uns die Anwender dabei unterstützen. Mundpropaganda ist schließlich die beste Werbung.
Computerwoche: Wie sehen Ihre Planungen für die Zukunft aus: Haben Sie weitere Neuerungen im Visier?
Menner: Konkret planen wir, die Behandlung der Eingangsrechnungen weiter zu automatisieren. Rechnungen, die mit der Bestellung hundertprozentig übereinstimmen, werden dann noch schneller erledigt.
Außerdem haben wir vor, einen sehr großen Bereich der Einnahmenseite zu implementieren. Zurzeit ist der Berechnungs- und Vorschreibungsteil der Steuern und Abgaben vorgelagert. Diesen Prozess unterziehen wir einem Re-Design und werden ihn später nach Möglichkeit direkt in SAP abwickeln.
Ein weiteres Thema ist die Wartung und Verteilung der Geschäftspartnerdaten. Auch da werden wir das neue System nutzen und die bisherige Lösung ersetzen. Beides ist aber auch eine Kostenfrage. Davon abhängig ist die Umsetzungsgeschwindigkeit.
Zu erwähnen wäre auch das Berichtswesen, wo noch Defizite in der Anwenderfreundlichkeit bestehen. Hier sind wir auf der Suche nach einem einfachen und überschaubaren Auswertungswerkzeug für unterschiedliche Datenquellen.