Während ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) der Verwaltung strukturierter Daten dienen, sind ECM (Enterprise Content Management) und DMS (Dokumenten Management Systeme) darauf ausgerichtet, unstrukturierte Inhalte innerhalb des Unternehmens zu verwalten und nutzbar zu machen. Allerdings sind viele klassische ECM/DMS-Funktionen wie das Suchen in Dokumenten, Office-Integration und Direktablage mit Drag & Drop, Ablage und Archivierung heute oft schon Bestandteile von ERP-Systemen.

Welchen zusätzlichen Nutzen eine separate ECM/DMS-Lösung bietet, liegt deshalb nicht immer klar auf der Hand. "Für eine Entscheidung für den einen oder den anderen Weg ist es natürlich unabdingbar, die Unterschiede zu kennen", sagt Rainer Sontow, Leiter der Marktforschung bei dem auf ERP-Lösungen spezialisierten Beratungs- und Marktforschungsunternehmen Trovarit AG.

Eine zentrale Funktion, wenn es um Dokumentenverwaltung geht, ist die Archivierung. "Wie eine Marktanalyse im aktuellen 'Marktspiegel Business Software ECM/DMS' zeigt, bieten im Gegensatz zu ECM/DMS-Lösungen nur sehr wenige ERP-Systeme entsprechende Funktionalitäten an", sagt der ERP-Spezialist. Besonders wenn es um die vom Gesetzgeber vorgeschriebene rechts- oder revisionssichere Datenarchivierung und die E-Mail-Archivierung gehe, schnitten ERP-Systeme meist schlechter ab.

Selbst die mittlerweile vielfach geforderte Verwaltungsfunktion des Check-in/Check-out seien in aktuellen ERP-Systemen nur selten zu finden. Insgesamt gelte die Regel, dass ERP-Systeme im Vergleich zu spezialisierten ECM/DMS-Lösungen weit weniger leistungsfähig seien. Die Entscheidung, ob sich eine dedizierte ECM/DMS-Software lohne, müsse deshalb jeweils vor dem Hintergrund der jeweiligen spezifischen Anforderungen des Unternehmens getroffen werden. "Die Diskussion der unterschiedlichen Vorteile der Strategien 'Best-of-Breed' und 'Alles aus einer Hand' ist nicht neu - eine pauschale Antwort darauf, welches der bessere Ansatz ist, wird sich wohl auch nicht so bald finden lassen", sagt Sontow.