Die Umrüstung auf ein integriertes Informations- und Telexverarbeitungssystem in Organisation und Vertrieb eines Großunternehmens schildert Gisela Wallbruch* am Beispiel der Sandvik GmbH. Realisiert wurde das dort installierte System durch die egs Entwicklungsgesellschaft für rechnergesteuerte Systeme mbH, Erkrath.

Die Düsseldorfer Sandvik GmbH, eine 100%ige Tochtergesellschaft der schwedischen Sandvik-Gruppe, entwickelt ihre Aktivitäten in der Bundesrepublik hauptsächlich in den Bereichen "Produkte für die Metallbearbeitung", "Edelstahl", "Sägen und Werkzeuge" und "Prozeßsysteme". Sie beschäftigt in der Hauptverwaltung ca. 650 Mitarbeiter.

Produktion, Organisation und Vertrieb setzen bereits seit langem einen Großrechner IBM /370 für die elektronische Datenverarbeitung ein. Mit steigendem Schreibvolumen in den Bereichen Organisation und Vertrieb, das auch mit personeller Aufstockung nicht optimal abzuarbeiten gewesen wäre, ergab sich schon bald die Alternative in Form der Textverarbeitung. Mit Einführung einer IBM-Magnetkarteneinheit und später zweier IBM/6-Systeme wurden die ersten Schritte in diese Richtung getan. Diese floppyorientierte Textverarbeitung erwies sich bei immer größer werdenden Schreibvolumen als wenig effektiv, zumal an den Einzelplätzen alle Informationen, Texte und Textbausteine parallel geführt wurden; also Datenpflege an beiden Plätzen. Hinzu kam, daß das vertriebsorientierte Unternehmen sein Angebots- und Verkaufswesen in einem immer größeren Umfang über Telex abwickelte, um den Vertrieb zu beschleunigen.

Die Zielvorstellung der Organisationsabteilung war daher, mit Hilfe eines selbständigen Text- und Telexverarbeitungssystems den Geschäftsablauf in Organisation und Vertrieb zu modernisieren. Der Anforderungskatalog umfaßte als vorrangige Bedingung, daß neben einem günstigen Preis-/Leistungsverhältnis ein ausbaufähiges Mehrplatzsystem mit angeschlossenem Telexcomputer auch bei weiter steigenden Anforderungen für lange Zeit als fortschrittliches System einsatzfähig sein sollte.

Die Sandvik GmbH entschied sich schließlich für ein integriertes Text-

und Informationsverarbeitungs-System der egs. Ausschlaggebend

für die Wahl des deutschen Herstellers waren die Ausbaufähigkeit des Systems, das flexible Eingehen auf Sonderwünsche und die örtliche Nähe zu Düsseldorf.

Schrittweise wurden in den beiden letzten Jahren installiert:

- Ein egs-System mit 5+5-MB-Fest-/Wechselplatte, inzwischen auf 25+25-MB-Fest-/Wechselplatte erweitert,

- 6 egs-Halbseiten-Bildschirme

- 3 Drucker sowie ein

- Telexcomputer.

Das System verfügt über einen 64KB-Programmspeicher, der auf 256 KB erweitert werden kann, benutzt als Zentralspeicher einen superschnellen 8-Bit-Mikroprozessor und ist auf maximal acht Arbeitsplätze aufrüstbar. Für den Anschluß an einen Fremdrechner steht ein Kommunikations-Interface mit Simulationsprogrammen für TPY, Datex-P, IBM 3780 und IBM 3270 zur Verfügung.

Den Vorreiter bei der Umstellung machte der Produktbereich Stahl, in dem das egs-System mit 5+5-MB-Fest-/Wechselplatte, einem Drucker und drei Bildschirmarbeitsplätzen installiert wurde. Hinzu kam der Telexcomputer, da zu diesem Zeitpunkt bereits täglich ca. 80 Fernschreiben abzusetzen waren, um das Angebotswesen zügig abwickeln zu können. Die Fernschreiben werden am Bildschirm bearbeitet und automatisch in die Warteschlange des Telexcomputers eingereiht.

Bereits nach kurzer Zeit wurde der Produktbereich Hartmetall mit einem Bildschirmarbeitsplatz und eigenem Drucker angeschlossen. Dabei zeigte sich, daß im Telexbetrieb von vier Arbeitsplätzen die Übergabeprozedur einschließlich Kopieziehen der Fernschreiben zeitliche Verzögerungen mit sich brachte, die die im Telexrechner vorgegebenen Verzögerungszeiten überschritten. Dadurch wurden gerade abgehende Fernschreiben öfter unterbrochen. Eine Erweiterung des Zeittaktes im Telexcomputer brachte nachhaltige Abhilfe. Das inzwischen stark gestiegene Datenvolumen in der Textverarbeitung bedingte die Installierung einer zweiten 5+5-MB-Fest-/Wechselplatte.

Als dritte Abteilung wurde der Bereich Einkauf mit Bildschirmarbeitsplatz und Drucker angeschlossen. Hier werden Bestellschreibung und Bestellverwaltung abgewickelt und das dazugehörende Vertragswesen bearbeitet. Bei den Verträgen handelt es sich um solche, die vom Unternehmen selbst mit Lieferanten abgeschlossen werden, und um vertragliche Bestimmungen mit den Mitarbeitern, die die ca. 200 Außendienstfahrzeuge fahren. Die Verwaltung dieser Fahrzeuge hinsichtlich Betriebs- und Unfallkosten sowie Neuanschaffungen hatte sich bei manueller Arbeitsweise als immer aufwendiger erwiesen.

Während das Bestellwesen als Textverarbeitungsroutine anhand eines im eigenen Hause erstellten umfangreichen Texthandbuches abgearbeitet wird, erfolgt die Vertragsbearbeitung mit Hilfe des von egs entwickelten Datenbanksystems "Dorado". Dieses Programmpaket verfügt über, eine hohe Suchgeschwindigkeit und erlaubt ein Arbeiten mit großen Datenmengen in Verbindung mit Mehrplatz-Plattenanlagen.

Zugriff auf die Datenbank

Als weitere Vereinfachung benutzt der Bereich Einkauf ein Integrationsprogramm aus dem Softwarehaus Sebag einem egs, mit dessen Hilfe auf die innerhalb der Textverarbeitung in der Datenbank abgelegte Informationen zugegriffen werden kann. Damit wird die gesamte Bestellschreibung als eigentliche Textverarbeitung mit einem separaten außenstehenden Programm verbunden. Daten aus bestimmten und markierten Feldern einer Bestellung werden in die Datenbank automatisch integriert. Dieses Verfahren erlaubt beispielsweise das automatische Fahren von Mahnroutinen oder die aktuelle Wiedergabe von Lagerpositionen mit unterschiedlichen Einkaufs- und Rabattkonditionen.

Mehr Speicherkapazität

Im Laufe von nur einem Jahr entwickelte sich bei Sandvik das Schreibvolumen um ein Vielfaches und verschob sich in der Ausgabeart weiterhin in Richtung Telex. So wird heute über bereits 70 Prozent des Schriftgutes in Form von ca. 240 abgehenden Fernschreiben täglich abgewickelt, wobei jedes Telex den gesamten Angebots- beziehungsweise Bestelltext umfaßt und dementsprechend umfangreich ist.

Die Ablage des ständig steigenden Datenvolumens aus dem Bestell- und

Vertragswesen führte bald an die Grenze der installierten 20-MB-Speicherkapazität. Darüber hinaus erforderte die Datensicherung aus, den drei Nutzerbereichen Stahl, Hartmetall und Einkauf einen überproportional hohen Zeitbedarf. Parallel dazu bot sich der Anschluß der Organisationsabteilung des Unternehmens und die Einrichtung eines Hauptplatzes zur Entwicklung von Programmen an. All diese Überlegungen führten zur Installierung einer 25+25-MB-Fest-/Wechselplatte, an die inzwischen sechs Bildschirmarbeitsplätze und drei Drucker angeschlossen sind.

An dem Bildschirmarbeitsplatz in der Organisationsabteilung werden getrennt von den anderen Nebenplätzen, Programm- und System-Entwicklung betrieben, um die Textbe- und -verarbeitung an den anderen Plätzen nicht durch eventuelle Einbrüche zu stören.

Die Text- und Telexverarbeitung ist bei der Sandvik bereits so verankert, daß in naher Zukunft auch die Personalabteilung und die Attestschreibung angeschlossen werden.

Geplante Erweiterungen

Für eine weitere Vereinfachung des Betriebsablaufes in den an das Mehrplatzsystem angeschlossenen Unternehmensabteilungen wurden die Vorarbeiten inzwischen abgeschlossen. Demnächst erstellt der Sachbearbeiter am Bildschirm sein Schriftgut für das Angebots- und Bestellwesen und übermittelt es über ein Modem an eine hausinterne DV-Anlage mit der Angabe, ob es in Briefform oder als Telex abgeschickt werden soll. An diesem "Service-Arbeitsplatz" wird das Kommunikationsprogramm aufgerufen und der Auftrag weisungsgemäß entweder ausgedruckt oder über den Telexcomputer abgesendet. Die Kommunikation erfolgt über die 2x25-MB- und die 5+5-MB-Fest-/Wechselplatten. Bei einer weiteren Ausdehnung des Telexverkehrs sind die Installierung eines zweiten Telex-Rechners und bei Zunahme der Schriftform für herausgehenden Schriftverkehr der Einsatz weiterer Drucker vorgesehen.

*Gisela Wallbruch ist Geschäftsführerin der GIW Gesellschaft für Information aus der und für die Wirtschaft mbH, Essen.