VDMA - alle Informationen zu jedem Verbandsmitglied zentral verfügbar
Der Verband: Der Verband der deutschen Maschinen- und Anlagenbauer (VDMA) hat rund 3100 Mitglieder, überwiegend aus dem Mittelstand. Innerhalb des Verbands gibt es 39 Fachverbände, darunter einen für das Segment Software mit rund 300 Mitgliedsfirmen, der Unterstützung im Bereich Software und IT-Lösungen für die Investitionsgüterindustrie bereitstellt. Der Verband beschäftigt rund 550 Mitarbeiter und ist dezentral mit eigenen Landesverbänden vertreten.
Foto: VDMA
Die Ausgangslage: "Große Unternehmen sind in der Vergangenheit an uns herangetreten, um einen Überblick darüber zu bekommen, in welchen Arbeitskreisen sich welche Bereiche ihres Unternehmens konkret und in welcher Form engagieren", schildert Claus Oetter, stellvertretender Geschäftsführer des Fachverbands Software beim VDMA und Projektleiter der xRM-Einführung. "Früher war es bisweilen sehr aufwendig, die erforderlichen Informationen aus diversen Datenbanken, Excel-Tabellen und sonstigen Listen zusammenzutragen." Die Anforderung an eine xRM-Lösung bestand darin, Prozesse zwischen den Mitarbeitern über die Landes- und Fachverbandsgrenzen transparenter zu gestalten, damit etwa Termine und Veranstaltungen besser abgestimmt werden. Zudem sollen die VDMA-Mitarbeiter bei Anfragen, die sie nicht selbst beantworten können, zügig den zuständigen Kollegen finden können.
Die Lösung: Der VDMA hat zunächst nur das Pflichtenheft als Auftrag vergeben, Projektleiter Oetter wollte sich das Ergebnis genauer ansehen, um möglicherweise noch einen anderen Anbieter zu wählen. Den Zuschlag erhielt Gedys Intraware. Der CRM-Hersteller holte sich Ecoplan als Subunternehmen ins Boot, um die Lösung den Anforderungen des Verbands anzupassen. Das Pflichtenheft wurde offenbar zur Zufriedenheit des VDMA abgeschlossen, so dass der Anschlussauftrag ebenfalls an das Duo vergeben wurde.
Die Funktionen: Im Zuge des xRM-Projekts hat der VDMA die Patenschaft eingeführt. Für jedes Mitgliedunternehmen des Verbands gibt es nun einen definierten und verantwortlichen Ansprechpartner, der über sämtliche relevanten Belange informiert sein sollte. "Die Patenschaft war ein wichtiger Bestandteil unseres Change-Managements, technologisch wird sie heute von der Software abgebildet", betont Oetter.
Die xRM-Lösung ist nun ein zentrales Tool für die Planung von Veranstaltungen. Sämtliche Teilnehmer und Referenten werden mit Hilfe der Gedys-Intraware-Lösung verwaltet, Gleiches gilt etwa für die Veranstaltungsräume, Hotels und Zulieferer wie Catering-Unternehmen. Jedem Ansprechpartner wird eine entsprechende, frei definierbare Rolle zugewiesen.
Typisch für die Verbandsarbeit ist das Gremien-Management. Verbandsmitglieder organisieren sich in Arbeitsgruppen, um bestimmte Themen zu vertiefen und voranzutreiben. Das kann etwa in regelmäßigen Meetings, Veranstaltungen oder auch per Telefon und per E-Mail erfolgen. Die Ergebnisse schlagen sich in einer Vielzahl von Dokumenten und Sitzungsunterlagen nieder. Aufgabe des Gremien-Managements ist, den gesamten Prozess zu begleiten.
Darüber hinaus wurden klassische CRM-Funktionen eingeführt, darunter eine umfassende, digitale Akte über Mitgliedsfirmen und Analysefunktionen, die eingehende Anfragen auswerten und Fachverbänden Hinweise auf neue Schwerpunktthemen oder weniger gefragte Anliegen geben.
Der Nutzen: Mit der Einführung der Software werden die internen Abläufe digital und teilweise automatisch unterstützt. Beispielhaft ist die selbsttätige Benachrichtigung des Paten und möglicher anderer beteiligter VDMA-Mitarbeiter. Sobald ein VDMA-Kollege beispielsweise einen Firmenbesuch plant, wird der zuständige Kollege informiert. Die Software stellt zentral alle Informationen zu jedem Verbandsmitglied bereit, so dass Anfragen zu Aktivitäten zügig beantwortet werden können. "Bei der Auswahl des Tools war mir wichtig, dass wir ohne Hilfe des Systemhauses neue Workflows entwerfen und umsetzen können", betont Oetter.
Die Pläne: Künftig sollen Nutzer auch über mobile Endgeräte wie Tablets und Smartphones auf das xRM-System zugreifen.
Wesentliche xRM-Merkmale: Die Software übernimmt klassische CRM-Funktionen eines Verbands wie die Mitgliederverwaltung. Darüber hinaus verwaltet der VDMA mit der xRM-Software aber auch die Planung von Veranstaltungen sowie zum Teil das Dokumenten-Management bezüglich Broschüren und Informationsmaterial. Wesentlich ist zudem die gesamte Organisation der Gremienarbeit mit Hilfe der xRM-Lösung.