Um ihre Postbearbeitung zu beschleunigen und ihre Sachbearbeiter zu entlasten, hat sich Allianz Leben für den Einsatz eines elektronischen Posteingangsystems der Kleindienst Solutions GmbH & Co. entschieden. Was zuvor manuell erfolgte, geschieht heute weitgehend automatisiert: Eingehende Briefe, Formulare und Rückläufer aus Kundenaktionen werden elektronisch sortiert, nach den jeweiligen Geschäftsvorgängen klassifiziert und an die zuständigen Fachabteilungen weitergeleitet.

Informationen wie beispielsweise die Versicherungsnummern findet das System auch in so genannten Freiformdokumenten wie Briefen. Diese Daten werden via Dokumentenstrukturanalyse interpretiert und für die anschließende Bearbeitung extrahiert. Im Rahmen des Projekts integrierte die Lebensversicherung die Posteingangslösung mit ihren bestehenden Applikationen für die elektronische Archivierung und Vorgangsbearbeitung. Auch die hauseigene Hard- und Software für das Scannen der Eingangspost wurde eingebunden. Neben der Beschleunigung des Gesamtprozesses zählt das Unternehmen insbesondere die heute deutlich feinere Rasterung der Dokumentenkategorien zu den Vorteilen des neuen Systems.

An allen sieben Standorten

Nach einer Projektlaufzeit von sechs Monaten wurde die Lösung im September 2004 live geschaltet. Mittlerweile ist sie an allen sieben Standorten des Versicherers im Einsatz und soll künftig insgesamt rund drei Millionen Dokumente beziehungsweise 6,8 Millionen Seiten pro Jahr verarbeiten. (kf)