Die heutige Situation der betrieblichen Lohn- und Gehaltsabrechnung ist geprägt von qualitativ differenziertem Aufgabenzuwachs und erschwerten und im Umbruch befindlichen Arbeitsbedingungen, die auf externe, interne und technische Einflüsse zurückzuführen sind.
Kaum ein anderer finanz- oder personalwirtschaftlicher Aufgabenbereich in den Unternehmen unterliegt einem vergleichbaren Änderungs- und Anpassungsdruck bezogen auf Verfahren und Aufgabenstellung wie die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Die ihr aufgebürdete und von ihr zu verkraftende Dynamik einschließlich der zu bewältigenden Datenmengen haben dort zwangsläufig und frühzeitig vor anderen Bereichen zu automatisierten Lösungen geführt, die bedingt durch den Änderungsumfang über kurz oder lang je nach Design einem Systemwechsel unterworfen sind.
Aufgabenspektrum und Komplexität der heutigen Lohn- und Gehaltsabrechnung spiegeln die Wandlung zur sozialen "Individualgerechtigkeit" wieder und werden mitbestimmt durch Beginn und Ende von Legislaturperioden und "Ebbe und Flut" im Staatssäckel, die Reformvorhaben und laufende gesetzliche Anpassungsmaßnahmen auslösen. Ihre Ergebnisse und Folgen schlagen sich in Änderungsaufwand und neuen Routinen in den Abrechnungsverfahren nieder.
Mittlerweile besteht ein derartiger Wust an materiellen und formalen Vorschriften, einschließlich der regelnden Rechtssprechung und Verwaltungspraxis, verstärkt durch mangelnde Abstimmungsverfahren, nicht aufeinander abgestimmte Verfahrensvorschriften, Vordrucke und uneinheitliche Definitionen, daß ein Paragraphendschungel entstanden ist, den zu durchdringen nur noch Eingeweihten "mit Kompaß und Karte" vorbehalten ist, verbunden mit der steten Gefahr möglicher Fehltritte, die mit Strafen und Bußen geahndet werden.
Aber auch die betrieblichen Einflußgrößen hinterlassen gestaltende Spuren in Aufgabenstellung und Abrechnungsverfahren, ausgelöst durch geänderte Entgelt- und Leistungskriterien, zunehmendem Regelungsumfang über Betriebsvereinbarungen und in Anpassung befindlicher arbeitsvertraglicher Konditionen für differenzierte Arbeitnehmergruppen. In einzelnen Wirtschaftsbereichen ist die Abrechnung zudem ständiger Gesprächsstoff und Gegenstand von Einwirkungsversuchen seitens der Betriebsräte geworden, deren Ursachen in den auszuweisenden Datenmengen, mangeln der Nachprüfbarkeit für Laien und teilweisen Intransparenz der Vergütungs-/Entgeltnachweise und Abrechnungsergebnisse sowie der Diskussion um Personalinformationssysteme zu suchen sind.
Der Ruf nach Rationalisierung, Kostenminderung, verstärkter Automation quantitativer Arbeiten zugunsten qualitativer Aufgaben, Einsatz neuer Techniken, wie sie die Bürokommunikationssysteme bereits bieten und neuer Abrechnungssysteme, die die überalterten und "totgepflegten" Systeme ablösen, kennzeichnen die Abrechnungsszene.
Daneben bestehen auf breiter Ebene Nachwuchssorgen und Ausbildungsdefizite im Bereich der Abrechnung, denen nur graduell durch Einsatz von Standardsoftwarelösungen - und Schulungseinzelmaßnahmen begegnet werden kann. Hier sind erhebliche Anstrengungen mit der Zielrichtung auf geschlossene Ausbildungskonzepte erforderlich, um die Ergebnisqualität der Abrechnung mittel- und langfristig zu sichern.
Das "tägliche Brot" der Abrechnung sind Neuregelungen, Änderungs- und Anpassungserfordernisse, Terminzwänge und Datenmengen, die ein hohes Maß an Flexibilität, Einsatz, Qualität, Sicherheit und Zuverlässigkeit von Mitarbeitern, Organisation, Verfahren und DV-Systemen abverlangen.
Sie haben die Komplexität der Abrechnungssysteme bewirkt, die je nach Systemalter verbunden ist mit steigendem Wartungsaufwand, zunehmender Fehleranfälligkeit und erhöhtem Pflege- und Kontrollaufwand. Für das Management sind diese Zeichen "Fingerzeige", die auf die Notwendigkeit einer Systemablösung hinweisen.
Ohne DV kein Lohn
Grundsätzlich sei angemerkt, daß ohne DV-Unterstützung die Lohn- und Gehaltsabrechnung nicht mehr in dem heutigen Umfange ordnungsgemäß und termingerecht durchführbar ist. Unterstützung allein reicht aber nicht aus; gefordert werden DV-gestützte Systemlösungen, die so ausgelegt sind, daß sie künftig Neuerungen abdecken und Sinderungsaufwand verkraften können, damit ein längerfristiger Systemeinsatz gewährleistet ist. Hierzu gehört, daß die Abrechnung ständig Gesetzgeber, Verbänden und Tarifpartnern und Verwaltung in die "Töpfe ihrer Garküche" schaut und frühzeitig in einen Dialog eintritt, bevor der "Braten" auf den Tisch kommt, der erst genießbar durch die EDV wird. Grundsätzlich wird auf Dauer einer Standardsystemlösung der Vorzug zu geben sein, da sie gegenüber einer Individuallösung die Vorteile hat, kostengünstiger und frei von betrieblichen Engpässen, wie zu geringe Personalkapazität für Neuentwicklungen, zu sein. Nicht zu verkennen ist das Plus, daß bei Standardlösungen eine breite Basis an Erfahrungsträgern zur Verfügung steht ein Entwicklungsrisiko nicht existent ist und Wartungskosten kalkulierbar sind.
Wo viel Licht ist, ist meistens auch Schatten, was auch auf das bunte und vielfältige Standardsoftwareangebot für Lohn- und Gehaltsabrechnungssysteme zutrifft. Ohne Marktübersicht und Prüfung der Angebote anhand eines erarbeiteten firmenspezifischen Pflichtenheftes für ein Abrechnungssystem, wird es ein dornenreicher Weg, bis das "richtige System" zum Einsatz gelangt.
Automationsgerechte Rechtssetzung nicht in Sicht
Es mag vom Ansatz her zwar richtig sein, daß für die EDV nichts unmöglich und es bislang auch gelungen ist, die Anforderungen an die Abrechnung systemseitig durch Aufpfropfen neuer Routinen und vermehrter manueller Unterstützung zu verkraften.
Stets ist es aber nur ein Reagieren auf interne und externe Einflüsse geblieben, was auf Dauer nicht hingenommen werden sollte und kann. Der Gesetzgeber hat vor geraumer Zeit der Wirtschaft eine automationsgerechte Rechtssetzung in Aussicht gestellt, von der wir heute, bis auf einzelne Ausnahmen wieder weit entfernt sind.
Einflußnahme ausüben bedeutet Agieren und im Vorfeld wirken, was insbesondere für die Lohn- und Gehaltsabrechnung gelten muß, da sie besonders die Wechselwirkung von Ursache und Wirkung zu spüren bekommt. Kostenbewußtes Denken und Handeln und Sicherstellung der Abrechnungsqualität und -zuverlässigkeit für Unternehmen und Mitarbeiter sind die vornehmen Aufgaben und Zielsetzungen der Lohn- und Gehaltsabrechnung, zu denen gleichrangig kraft gesetzlicher Anordnung die Erfüllung staatlicher Aufgaben zählt.
Letztere nehmen einen breiten Raum im Aufgabenspektrum der Abrechnung ein. Hier müssen die verantwortlichen Abrechnungsleiter gemeinsam initiativ werden, um der steigenden staatlichen Inanspruchnahme für kostenlose "Hilfs- und Spanndienste" durch verbandsseitige Einflußnahme entgegenzuwirken.
Der Verschleierungstaktik in den Gesetzgebungsverfahren "Kosten - keine" müssen Fakten entgegengesetzt werden. Agieren ist hier jedoch wirkungsvoller als Reagieren.
*Bernd Hentschel Ist Leiter Lohn- und Gehaltsabrechnung der Kölner Ford-Werke AG. Er hielt dieses Referat anläßlich der Eröffnung des von ihm wesentlich mitgestalteten Fachforums "Alga 82" am 7. und B. Juni in Nürnberg.