Selbst der bei der Mehrheit der österreichischen Betriebe eingeführte konferenzfreie Arbeitstag in der Woche schafft es nicht, die Produktivität der Abteilungen zu steigern. Zu diesem Ergebnis gelangt der Personaldienstleister Robert Half in seiner aktuellen Erhebung, für die über 6000 Personal- und Finanzmanager in 20 Ländern befragt wurden. So kann mit weniger Meetings die gleiche Leistung erzielt werden.

"Meetings sind in den meisten Fällen immense Ressourcenfresser und Rentabilitätskiller. Vor allem kurz angesetzte Besprechungen, die der Problemlösung dienen sollen, enden viel zu oft in einer Farce", erklärt Unternehmensberater Bernd Höhne im Gespräch mit pressetext. Da viele Unternehmen gerade in der Krise noch stärker umstrukturieren als sie es sonst tun, wird eine Überzahl an wöchentlichen Terminen zu verhindern gesucht. So gibt es in 57 Prozent der Unternehmen bereits einen Tag je Woche ohne Konferenzen. Bei 42 Prozent gilt diese Regel für alle Mitarbeiter und in 15 Prozent der Fälle nur für einzelne Abteilungen.

Nachholbedarf bei Gesprächsvor- und Nachbereitung

Trotz aller Bemühungen auf Unternehmensseite, sich bei Meetings einzubremsen, reicht dies für Höhne allein nicht aus. "Viel zu oft hapert es auch bei Leitung, Führung und vor allem der Vor- und Nachbereitung der Treffen. Auch sind die Ziele der Gespräche zu selten ersichtlich", weiß Höhne auf Nachfrage von pressetext. Dass es häufig massiven Nachholbedarf gibt, zeigt sich darin, dass 37,3 Prozent der befragten Finanzmanager Besprechungen als lästige Pflicht sehen, deren Besuch sich nicht rentiert. Die Ursachen liegen oft im Verhalten der Teilnehmer.

Besonders kritisiert an abgehaltenen Meetings wird vor allem das Ausufern von Diskussionen und das damit verbundene Wegbewegen vom eigentlichen Thema. "Dieses Problem kann ich aus meiner Arbeit bestätigen. Es ist oft sehr viel einfacher, lang zu diskutieren als kurzfristig zu entscheiden", sagt Höhne. Dem Berater zufolge sollten sich diejenigen, die neue Meetings einberufen, an klare Regeln halten. Beispielsweise sollten Konferenzen nur dann abgehalten werden, wenn sie auch wirklich notwendig und unverzichtbar sind. Nur eine straffe Leitung der Diskussion und gute Vorbereitung aller Beteiligten wirke sich positiv auf den Erfolg aus.

Festgelegte Vorgaben und Organisation führen zum Ziel

Experten empfehlen angesichts der immensen Anzahl an Mitarbeitern, die keinen Mehrwert in Meetings sehen, die Dauer der Besprechungen auf 30 bis 45 Minuten zu begrenzen. "Noch besser wären 15 Minuten mit maximal fünf Teilnehmern", so Höhne. Laut Robert Half sollten Geschäftsessen statt normaler Meetings anberaumt werden. Dadurch könne die Essenszeit produktiv genutzt werden und die Besprechungsdauer wäre auf die Zeit des Essens begrenzt. Von Vorteil seien im Vorfeld von den einzelnen Teilnehmern eingereichte Agendapunkte. (pte)