Schon seit mehreren Jahren sind die Eigenschaften der mittleren Datentechnik auch auf Helgoland bekannt. Weit draußen vor der Elbmündung, beim führenden Großhändler, Importeur und Schiffsausrüster der Insel, finget man seit 1976 aber auch das erste plattenorientierte DV-System. Das Hauptproblem war nicht allein die Auswahl eines Herstellers, der per Flugzeug und Schiff durch seinen Service jederzeit die Betriebsbereitschaft des Computers gewährleisten kann. Vielmehr war es der Zeitdruck, mit dem während der Hochsaison Lieferverkehr und Fakturierung zu bewältigen sind. Der Familienbetrieb Hans Rickmers setzt ein Nixdorf-System 8870/4 ein, für den ein Softwarehaus spezifische Programme schrieb.
Rickmers verkauft im eigenen Haus sowie im Geschäft mit dem Einzelhandel, Gaststätten und Hotels ein Sortiment von 3600 Artikeln: Alles, was die Urlauber auf dieser zollbegünstigten Insel brauchen. In der Hochsaison sind im Großhandel 24 Mitarbeiter beschäftigt. Die Hauptaufgaben des neuen Systems sind Lieferschein-Erfassung. Fakturierung und Finanzbuchhaltung. Monatlich kommt es zwischen Sommer- und Herbstzeit im Durchschnitt zu 800 Rechnungen mit zusammen 24 000 Artikelpositionen. Die Datenverarbeitung betreut rund 700 Debitoren- und 284 Kreditorenkonten.
Für Magnetkonten zu eilig
Vorläufer des heute benutzten Systems war die Magnetkontenverarbeitung. Im eiligen Saisongeschäft mußten sich um sie insgesamt sechs Mitarbeiter kümmern. Trotz vieler Überstunden blieben hohe Arbeitstrückstände an der Tagesordnung. Diese Methode war den, Belastungen nicht gewachsen (hohes Handling).
Das Ziel mit den drei Hauptaufgaben ständig auf dem laufenden zu bleiben, prägte deshalb die Reorganisation, die Hardwareauswahl und vor allem die Softwareentwicklung am stärksten mit. Das System 8870/4 verfügt über eine Zentraleinheit von 40 K Bytes, die mit einer Doppelplatten-Einheit (jeweils 6 Mio Bytes auf Wechselplatten), zwei Matrixdruckern (150 Zeichen/s) und zwei Bildschirmen verbunden ist. Die Softwarelösungen
sorgen dafür, daß diese Konfiguration in ,gleichzeitig bis drei Verarbeitungsebenen läuft. Somit können jederzeit, während Sofort-Aufgaben abgewickelt werden, andere, weniger dringliche Datenverarbeitungsarbeiten auf dem laufenden bleiben.
Hier programmiert der Chef
Rickmers verwendet lediglich in der Lohn- und Gehaltsabrechnung Standard-Programme. Für alle Arbeiten von der Lieferschein-Erstellung bis zur Fakturierung und Finanzbuchhaltung sind in einer engen Zusammenarbeit zwischen dem Juniorchef und dem Softwarehaus Orgaplan, Hamburg, besondere Programme entwikkelt worden. Hierdurch ließen sich die hausspezifischen Anforderungen am wirkungsvollsten berücksichtigen. Dazu gehört etwa die Forderung, daß die Bestellungen telefonisch eingehen, sofort zur Lieferschein-Erstellung und -Erfassung führen müssen. Auch hatten die Programme zu berücksichtigen, daß jederzeit Abweichungen zwischen Lieferschein und Warenempfangsbestätigungen nacherfaßt werden können. Vor allem aber ging es um die simultane Systemverfügbarkeit an Bildschirmplätzen und Druckern. Einer der Drucker dient ganztägig zur Lieferscheinerstellung, der andere erstellt währenddessen Rechnungen, Saldenlisten, Konten und andere Auswertungen. Heute können etwa Lieferschein-Erfassung, Druck der Lieferscheine und Datenerfassung oder Bildschirmabfragen an getrennten Anschlußeinheiten gleichzeitig erfolgen.
Im Prinzip eine Datenbank
Der Systemaufbau entspricht dem bekannten Datenbankprinzip, geht also von der getrennten Verwaltung und Pflege der Stamm- und Bewegungsdateien und dem Zugriff auf deren gültige Daten aus. Die Programme sorgen für eine Verkettung der Daten und tragen zur Aktualisierung der Dateien bei.
Für die Liefer- und Abrechnungsprogramme im Großhandelsbereich wirken diverse Dateien zusammen: Artikelstammdatei (rund 3600 Sätze), Debitoren-, Kreditoren- und Sachkontendatei (rund 1500- Sätze), Offene-Posten-Datei, Fakturier- und Lieferschein-Adreßdatei, Lieferschein-Datei, Lieferschein- und Rechnungs-Druckdatei.
Hinzu kommen diverse Zwischendateien für die Bereitstellung und Überleitung der Daten, die zur Weiterverarbeitung in anderen Programmen bereitstehen müssen.
In der Hochsaison gehen heute pro Tag rund 1000 Bestellungen mit durchschnittlich 10 Artikelpositionen ein. Das Maximum pro Auftrag liegt aber bei etwa 120 Positionen. Die Bestellungen werden während der Telefonate handschriftlich erfaßt. Diese Aufzeichnungen dienen unmittelbar zur Auswertung für die Datenerfassung an einem Bildschirmplatz. Hierbei brauchen lediglich Kundennummer, Artikelnummern und -mengen eingetastet zu werden. Artikeltexte und andere Daten führt das System zu. Der Lieferscheindruck läßt sich nach Bedarf sofort oder nach Abschluß mehrerer Bestellungen auslösen. Der Computer sortiert die Positionen in einer Reihenfolge, die ihren Lagerstandorten entspricht.
0,5 Prozent vom Jahresumsatz
Zur Fakturierung greift das Programm in weitem Umfange auf die Datenbestände zurück, die während der Lieferschein-Erstellung abgespeichert worden sind. Hinzugefügt werden nur die aus den Warenempfangsscheinen ersichtlichen Änderungen (Mengenabweichungen, Flaschenpfandabrechnungen etc.). Im Zuge des Fakturierprogramms werden die Lieferdaten gelöscht und die Mengenumsätze artikel- und kundenbezogen in einer Statistikdatei fortgeschrieben. Nach Abschluß dieser Arbeit bildet ein Programm automatisch die Buchungssätze in den Debitoren und Sachkonten und führt die Buchungen in der Offenen-Posten-Datei aus.
Das Helgoländer Unternehmen hat durch das System in der Datenverarbeitung zwei Mitarbeiter eingespart. Der Zeitaufwand in der Lieferschein-Erfassung ging um zwei Drittel zurück, derjenige in der Fakturierung von vorher 10 auf drei Arbeitstage im Monat. Die Systemkosten bleiben relativ gering. Sie, betragen ohne Personalausgaben 0,45 Prozent vom Jahresumsatz.