Ein normaler Arbeitstag beginnt für viele Manager, indem sie auf dem Weg ins Büro schnell ihre E-Mails abrufen und die ersten Arbeitsanweisungen per Telefon durchgeben, um sich dann sofort ins erste Meeting zu stürzen. Das Mobiltelefon diktiert das Arbeitsverhalten; sobald ein Signalton erklingt, wechselt die Konzentration von einer kniffligen Aufgabe zur gerade eingegangenen E-Mail. Ähnlich wie beim Pawlowschen Hund löst ein Klingelton eine Reaktion aus. Viele Führungskräfte lesen selbst belanglose Nachrichten sofort, beantworten und kommentieren sie.
Urlaub ohne Blackberry undenkbar
Nebenbei läutet das Telefon, zugleich steht ein Kollege im Türrahmen und möchte sofort eine Antwort auf seine Frage. Offene Bürotüren und ständige Verfügbarkeit zwingen viele Chefs dazu, die Aufmerksamkeit permanent zwischen verschiedenen Aufgaben aufzuteilen. Doch genau das stresst. Eine Balance zwischen Berufs- und Privatleben existiert nicht mehr. Manager lesen überall ihre E-Mails, ein Urlaub ohne Mobiltelefon oder Blackberry wäre undenkbar. Dass das ungesund ist, spüren viele. Um langfristig leistungsfähig zu bleiben, ist ein ausgewogener Lebensstil unumgänglich.
Eine der Schattenseiten von langen Arbeitstagen und ständiger Erreichbarkeit können Burnout-Symptome sein. Besonders anfällig hierfür sind IT-Mitarbeiter, wie Anja Gerlmaier vom Institut für Arbeit und Qualifikation (IAQ) in Gelsenkirchen in langjährigen Forschungsprojekten nachweisen konnte. "Gerade die Aufgaben von IT-Mitarbeitern erfordern ein hohes Maß an Konzentration. 90 Prozent der von uns Befragten gaben an, dass sie oft oder immer wieder in ihrer Arbeit unterbrochen werden. Das wirkt sich belastend aus", so die Arbeitspsychologin. Während jüngere Kollegen die häufigen Unterbrechungen durch E-Mails oder Anrufe meistens gut wegstecken könnten, fühlen sich ältere Mitarbeiter genervt, reagieren verärgert und sind schneller erschöpft.
- Schreiben Sie weniger E-Mails
Jede geschriebene elektronische Nachricht provoziert eine oder mehrere Antworten. Weniger, dafür durchdachter und pointierter formulierte E-Mails rufen weniger Nachfragen hervor. - Formulieren Sie eine klare Betreffzeile
Eindeutige Betreffzeilen helfen allen. Der Empfänger weiß mit einem Blick, worum es geht, der Absender formuliert auch für sich selbst klar sein Anliegen. - Keine Kritik in einer E-Mail
Auch sachlich gemeinte Verbesserungsvorschläge kommen per E-Mail vermutlich falsch an. Das persönliche Gespräch schafft schneller Klarheit und ist in den meisten Fällen weniger verletzend. - Feste Lesezeiten einhalten
Deaktivieren Sie alle akustischen und optischen Signale für eingehende Nachrichten. Die erste Stunde am Morgen sollten Sie für wichtige Aufgaben verwenden und keinesfalls für scheinbar witzige Ketten-Mails von Kollegen. Idealerweise sollten Sie nur dreimal täglich Nachrichten lesen und beantworten. - E-Mails am besten gleich bearbeiten
Am effektivsten ist es, E-Mails nur dann zu lesen, wenn man auch zum Antworten kommt. Die "Sofort-Regel" spart Zeit. - Richten Sie ein Ablagesystem ein
Bearbeitete und beantwortete E-Mails sollten Sie möglichst sofort ablegen. Ins Posteingangsfach gehören nur neu angekommene und ungelesene Nachrichten. - Löschen Sie großzügig
E-Mails löschen wirkt befreiend, selbst wenn der Speicherplatz Ihres E-Mail-Accounts besonders groß ist. - Buchtitel: Wenn E-Mails nerven
Die Ratschläge wurden dem Buch "Wenn E-Mails nerven" von Günter Weick und Wolfgang Schur entnommen. (Zusammengestellt von Ingrid Weidner) - Schreiben Sie weniger E-Mails
Jede geschriebene elektronische Nachricht provoziert eine oder mehrere Antworten. Weniger, dafür durchdachter und pointierter formulierte E-Mails rufen weniger Nachfragen hervor. - Formulieren Sie eine klare Betreffzeile
Eindeutige Betreffzeilen helfen allen. Der Empfänger weiß mit einem Blick, worum es geht, der Absender formuliert auch für sich selbst klar sein Anliegen. - Keine Kritik in einer E-Mail
Auch sachlich gemeinte Verbesserungsvorschläge kommen per E-Mail vermutlich falsch an. Das persönliche Gespräch schafft schneller Klarheit und ist in den meisten Fällen weniger verletzend. - Feste Lesezeiten einhalten
Deaktivieren Sie alle akustischen und optischen Signale für eingehende Nachrichten. Die erste Stunde am Morgen sollten Sie für wichtige Aufgaben verwenden und keinesfalls für scheinbar witzige Ketten-Mails von Kollegen. Idealerweise sollten Sie nur dreimal täglich Nachrichten lesen und beantworten. - E-Mails am besten gleich bearbeiten
Am effektivsten ist es, E-Mails nur dann zu lesen, wenn man auch zum Antworten kommt. Die "Sofort-Regel" spart Zeit. - Richten Sie ein Ablagesystem ein
Bearbeitete und beantwortete E-Mails sollten Sie möglichst sofort ablegen. Ins Posteingangsfach gehören nur neu angekommene und ungelesene Nachrichten. - Löschen Sie großzügig
E-Mails löschen wirkt befreiend, selbst wenn der Speicherplatz Ihres E-Mail-Accounts besonders groß ist. - Buchtitel: Wenn E-Mails nerven
Die Ratschläge wurden dem Buch "Wenn E-Mails nerven" von Günter Weick und Wolfgang Schur entnommen. (Zusammengestellt von Ingrid Weidner)