IT-Dienstleister für MPS offerieren Unternehmen Lösungen für das Output-Management: Von der Analyse des Bedarfs und der Installation der Geräte, über die Konzeption von Nutzungsrichtlinien bis zur Implementation der gesamten Output-Prozesse und dem User Helpdesk für Drucken, Kopieren und Faxen. MPS-Vereinbarungen können sich dabei in ihrem Leistungsspektrum erheblich unterscheiden. Gemeinsam ist ihnen aber, dass die gesamte Druckflotte im Besitz des Dienstleisters bleibt, und der Kunde auf Basis der bedruckten Seiten bezahlt. (Pay per Page).
Die Marktforscher von Gartner haben 2005 rund 350 europäische Unternehmen (aus Frankreich, England und Deutschland) mit mehr als 250 Mitarbeitern zu ihren MPS-Verträgen bzw. Zukunftsplänen befragt. Ergebnis: Die Chance, die sich aus MPS ergeben, sind vielen Unternehmen nicht bekannt; Während MPS in England am weitesten verbreitet ist, war in Deutschland 34 Prozent der Befragten nicht einmal klar, dass entsprechende Angebote auf dem IT-Service-Markt existieren. Europaweit einheitlich war die Motivation für die Einführung von MPS: An erster Stelle nannten die Unternehmen die Reduzierung und bessere Kontrolle der Druckkosten. Und auch bei der Auswahl oder dem Wechsel des MPS-Dienstleister sind die Kosten das wichtigste Argument. (siehe Diagramm 1)
Obwohl der örtlichen Nähe des MPS-Dienstleister als Kriterium für die Provider-Auswahl nur wenig Bedeutung beigemessen wird, zeigt sich bei der Frage, ob Unternehmen einen lokalen, nationalen und globalen Dienstleister bevorzugen, ein etwas anderes Bild: Die meisten Befragten ziehen einen landesweit aufgestellten Dienstleister vor, und selbst lokale Service-Anbieter liegen noch vor den globalen Größen. „Dass die Unternehmen national aufgestellten Dienstleistern den Vorzug geben, liegt sicher auch an der Größe der Unternehmen. Wir haben vorwiegend große Mittelständler und Großunternehmen befragt, die häufig mehrere Niederlassungen haben und deshalb auf einen landesweiten Service angewiesen sind“, kommentieren die Gartner-Autoren.
Wieviel Kosteneinsparungen MPS letztlich eingebracht hat, können die wenigsten Unternehmen beziffern. Denn 64 Prozent der Befragten gaben an, dass ihnen die Höhe der Ausgaben für Drucken und Kopieren von der Einführung von MPS nicht bekannt gewesen sei. Bei den Unternehmen, die ihre Einsparungen beziffern konnten, lagen sie zwischen 10 und 30 Prozent. Damit haben sie die Erwartung von 80 Prozent der Unternehmen erfüllt oder übererfüllt. Etwa 20 Prozent der Befragten hatten mit höheren Einsparungen gerechnet. (siehe Diagramm 2)
Die wichtigsten Faktoren für die Auswahl des MPS-Dienstleisters waren neben den Kosten die Einhaltung der vereinbarten Service-Level und der Service vor Ort. In der Mehrzahl der Fälle gab es keine Beanstandungen, so das auch die Zufriedenheit mit dem Service bzw. dem Dienstleister ausgesprochen positiv ausfiel: Auf einer Skala von eins („überhaupt nicht zufrieden“) bis sieben („ausgesprochen zufrieden“) lag der Durchschnitt der Bewertungen bei 5,5.
So verwundert es auch nicht, dass die MPS-Kunden in der Regel nicht daran denken, das gut funktionierende Modell zu beenden: 34 Prozent hatten Verträge mit noch mehr als sechsmonatiger Laufzeit; von den restlichen Befragten wollten fast drei Viertel ihren Vertrag mit dem MPS-Dienstleister verlängern. Lediglich ein Viertel dachte über eine Beendigung des Vertragsverhältnisses nach. „Wir haben zwar nicht explizit danach gefragt, aber die hohe Zufriedenheitsrate deutet eher darauf hin, dass sich diese Anwender nicht vom MPS-Modell verabschieden sondern eher den MPS-Anbieter wechseln werden“, schreiben die Analysten von Gartner.