Bisher bearbeitete das Frankfurter Versorgungsunternehmen die jährlich rund 70.000 Rechnungen, die in der Zentrale eingehen, über zeitaufwändige und komplexe Prozesse. Das führte dazu, dass die Buchhaltung keine schnelle Auskunft zum aktuellen Status einer Rechnung geben konnte. Mit Hilfe der ReadSoft-Lösung soll nun jederzeit nachvollziehbar sein, wo sich eine Rechnung befindet, so dass entsprechende Anfragen sofort beantworten werden können.

Zum Einsatz kommen dabei das „Invoice Cockpit“, ein Steuermodul für Rechnungsprüfer in SAP, der dazugehörige Workflow „Web Cycle“ sowie die Komponente „Documents for Invoices“. Die Zusammenarbeit dieser Lösungen ermöglicht eine automatisierte Bearbeitung, Freigabe und Bereitstellung von Rechnungen. Die eingehenden Rechnungen werden mit Hilfe der Texterkennung elektronisch erfasst und an das Invoice Cockpit übergeben. Das System prüft dann die eingescannten Informationen gegen die SAP-Stamm- und Bewegungsdaten. Falls die Rechnungen konsistent sind, können sie automatisch gebucht werden. Ansonsten lassen sich notwendige Bearbeitungsschritte mit Hilfe von Web Cycle initiieren.