Wenn Boris Becker mal wieder "drin" ist, informiert ihn eine freundliche Stimme mit "Sie haben Post", sobald eine Nachricht in seinen virtuellen Briefkasten gelangt. Doch nicht nur Ex-Tennisprofis nutzen dieses Medium - auch in deutschen Unternehmen hat sich E-Mail zu einem wichtigen Kommunikationsmittel gemausert. Das bestätigt eine Befragung der COMPUTERWOCHE vom letzten Frühjahr, derzufolge rund 80 Prozent der deutschen Unternehmen die elektronische Post zu den wichtigsten Mitteln der Unternehmenskommunikation zählen.
Diese Popularität täuscht jedoch nicht darüber hinweg, dass auch dieses Medium seine spezifischen Probleme hat. Im Falle der elektronischen Post sind dies überquellende Postfächer, unwillkommene Werbesendungen, virenverseuchte Attachments oder Probleme bei der Bedienung des E-Mail-Clients. Die Einhaltung einiger einfacher Regeln hilft Anwendern jedoch, die gefährlichsten Klippen sicher zu umschiffen.
Eine erste Hürde im richtigen Umgang mit der elektronischen Post ist die Wahl des passenden Formats für eine zu versendende Nachricht. Unter den zahlreichen Optionen beim Einrichten eines E-Mail-Clients bieten die gängigen Programme wie "Eudora", "Outlook" oder "Netscape Messenger" meist an, Nachrichten als Rich Text, Plain Text und Hypertext Markup Language (HTML) zu gestalten. Hier sollte man sich daran orientieren, was der Empfänger der Mail bevorzugt.
Ist Kollege Max aus der Buchhaltung auf den Empfang von Rich Text (also mit verschiedenen Farben, Fonts und eingebetteten Bildern) nicht eingerichtet, dann wird die mit Mühe gestylte Nachricht beim Empfänger auch nicht so angezeigt, wie man sie losgeschickt hat. Dank des Siegeszugs des World Wide Web ist das Format HTML mittlerweile weit verbreitet und wird auch von vielen Empfängern akzeptiert. Asketen oder Puristen verzichten auf schicke Formatierungen und geben eher Plain Text den Vorzug - allerdings kann es dann sein, dass ein via HTML formatiertes Schreiben beim Empfang nicht automatisch angezeigt wird.
Wesentlich gravierender ist das Thema Sicherheit, denn E-Mails stellen auch eine potenzielle Gefährdung des Unternehmensnetzes dar. Über infizierte Attachments, Word-Dokumente oder neuerdings über die E-Mail selber gelangen Viren, schädliche Word-Makros oder Trojanische Pferde auf den Rechner und ins LAN, wo sie erheblichen Schaden anrichten können.
Hier sind die Administratoren gefragt: Sie müssen geeignete Virenscanner installieren, die infizierte Nachrichten gar nicht erst zum Client durchkommen lassen, sondern gleich isolieren und unschädlich machen. Hersteller wie Trend Micro oder Integralis bieten geeignete Tools, die Abhilfe versprechen und den Administrator ruhiger schlafen lassen.
Bedrohungen gehen außerdem von E-Mail-Bombardements und Spam - unerwünschten Werbe-Mails - aus. Gegen den Empfang von lästiger Elektropost ist man nicht gefeit, einzig das Setzen von Filtern hilft hier weiter. Solche Regeln zur Kontrolle und Bearbeitung des E-Mail-Eingangskorbs stellen zudem eine gute Möglichkeit dar, Übersicht im Postfach zu schaffen. So lassen sich Mails zu bestimmten Themen gleich in extra dafür erstellte Ordner kopieren.
Glücklicherweise stellen die meisten Programme dem Anwender einen Assistenten zur Seite, der ihnen beim Definieren von entsprechenden Regeln für das Sortieren des Posteingangs hilft. Eudora-Benutzer brauchen beim Erhalt einer unerwünschten Nachricht nur den Kopf derselben mit der rechten Maustaste anzuklicken und im dann erscheinenden Menü den Unterpunkt "Make Filter" zu wählen. Anschließend haben sie die Möglichkeit, festzulegen, wie mit einer Mail zu verfahren ist. Um beispielsweise alle Nachrichten eines bestimmten Absenders zu löschen, sollte als Aktion bei Erhalt "Transfer to Trash" angewählt werden. "Create Filter" schließt den Vorgang ab.
Unter Outlook finden sich Möglichkeiten zum Filtern im Menü "Extras" im Unterpunkt "Regelassistent". Dieser bietet auch eine Hilfefunktion, die ähnlich wie bei Eudora das Erstellen von entsprechenden Regeln erleichtert. Komplett blocken lassen sich E-Mails aber auch über einen Rechtsklick auf die Mail im Eingangsverzeichnis, anschließende Auswahl des Menüpunkts "Junk E-Mail" und "Zur Liste der Junk-E-Mail-Versender hinzufügen". In der "Express"-Version des Microsoft-Tools steht diese Option leider nicht zur Verfügung.
Gefährlich ist E-Mail-Bombing, weil eine Überflutung des E-Mail-Servers diesen in die Knie zwingen kann. Muss das elektronische Postamt aber wegen Überlastung schließen, ruht auch die darauf basierende Unternehmenskommunikation. Hier hilft nur, den E-Mail-Server oder die Firewall schnellstmöglich so zu konfigurieren, dass nach dem Empfang von mehreren Mails desselben Empfängers eine automatische Sperre hochfährt, die einer Überlastung des Servers vorbeugt.
Zu den großen Problemen im E-Mail-Verkehr zählt auch die mangelnde Absicherung der Post gegen unbefugten Zugriff. Die Mehrzahl der Anwender unterschätzt, welcher Missbrauch mit ihren verschickten elektronischen Nachrichten getrieben werden kann - eine Verschlüsselung der Inhalte erfolgt eher selten. Nicht chiffrierte E-Mails können auf ihrem Weg durch das weltweite Datennetz von jedermann wie Postkarten mitgelesen werden. Ein einfacher Paket-Sniffer, an das Unternehmensnetz gehängt, reicht hierzu aus.
Nur durch den Einsatz von Kryptografie-Tools läßt sich solchem Treiben ein Ende setzen. Mail-Clients wie Netscapes Messenger unterstützen das Verschlüsseln von vorn herein, allerdings braucht man ein digitales Zertifikat, um diese Funktion nutzen zu können. Im Menü "Communicator/Extras/Sicherheit" kann dieses unter dem Punkt "Zertifikate/Eigene" von dem Anbieter Verisign angefordert werden. Auch Outlook setzt auf die digitalen Kennzeichen, hier müssen sie unter "Extras/Optionen/Sicherheit" geordert werden. Meist sind diese für einen Testzeitraum frei, danach fällt eine Gebühr an.
Wer Eudora einsetzt, sollte sich das populäre Freeware-Tool "Pretty Good Privacy" (PGP) als Plugin zu seinem Programm besorgen.
Der Einhaltung dieser Regeln kommt in Zukunft eine noch größere Bedeutung zu. Wenn im Zuge der wachsenden Popularität des Unified Messaging nämlich auch noch Sprachmitteilungen und Faxnachrichten im elektronischen Brieffach landen, ist ohne die richtige Bedienung des E-Mail-Clients das Kommunikations-Chaos programmiert.
E-Mail-Historie
Die Abkürzung E-Mail steht für Electronic Mail, also den Austausch von elektronischen Nachrichten über ein Datennetz. 1971 wurde dieses neue Kommunikationsmedium von dem Computeringenieur Ray Tomlinson erfunden, der damals bei Bolt, Beranek and Newman arbeitete, einem Unternehmen, das das US-Verteidigungsministerium für den Aufbau des Internet-Vorläufers Arpanet angeheuert hatte. Strittig ist immer noch, wie der Text der ersten E-Mail lautete. Ob es nun "Testing 1-2-3" oder "QWERTYIOP" war: Tomlinson erinnert sich nicht. Eines aber ist sicher: Er benutzte bereits damals das @ als Kennzeichen seiner elektronischen Adresse und machte es damit zum Synonym für E-Mails (und mittlerweile für das Internet). Und er schickte damit zum erstenmal eine elektronische Nachricht von einem Rechner (damals vom Typ "Digital PDP-10") zu einem anderen. Der Beginn einer Revolution: Einer Studie von Emarketeer.com zufolge wurden in den USA im Jahr 1998 rund 3,4 Billionen E-Mails über das Internet verschickt. Im gleichen Zeitraum stellte die amerikanische Post 107 Milliarden Erster-Klasse-Postsendungen zu.