Bei der Entwicklung von Branchensoftware erweist sich die Zusammenarbeit von Softwarehäusern und Branchenfachleuten naturgemäß als vorteilhaft. Das Know-how der Branchenkenner wird so im kleinsten Detail erfaßt und in der Software umgesetzt. Die internen und branchenspezifischen Besonderheiten sind den Branchenexperten vertrauter als externen Beobachtern. Programme, die auf diese Erfordernisse hin maßgeschneidert werden, bieten zudem meist erheblich mehr Anwendungskomfort und Benutzerfreundlichkeit. Am Beispiel der metallverarbeitenden Industrie erläutern die Autoren, was sie unter einem "Branchenpaket" verstehen.
Eine Branchenlösung für die metallverarbeitende Industrie sollte - um ihrem Namen gerecht zu werden - die Elementarfunktionen Auftragsbearbeitung, Lagerbestandsführung, Kalkulation, Lohnabrechnung und Kostenrechnung beinhalten.
Das System sollte modular aufgebaut sein, so daß der Anwender entscheiden kann, welche Elementarfunktionen er nach seinem individuellen Mengengerüst teilweise oder komplett in seinem Unternehmen einsetzen will.
Eine Idealformel lautet für den Anwender "Soft- und Hardware aus einer Hand" Der User kennt nur einen gezielten Ansprechpartner, wenn sich Probleme im EDV-Ablauf ergeben. Auch nach der DV-Einführung sollte der Soft- und Hardwarelieferant Wartungsdienste als Anwendergarantie für das Gesamtsystem anbieten. Individualanpassungen werden hier vom Softwarelieferanten übernommen, falls der Anwender spezielle Statistiken, Sonderabrechnungen oder Programmerweiterungen wünscht.
Eine Branchenlösung gilt erst dann als komplett, wenn es auch die Dokumentation ist. In den Benutzerhandbüchern sollten alle Programme mit sämtlichen Programmfunktionen verständlich und ausführlich erklärt sein, um dem Anwender eine jederzeit verfügbare Hilfestellung zu geben.
Ein qualifiziertes Branchenpaket für die metallverarbeitende Industrie beinhaltet in der Regel folgende Sicherheitsfunktionen: Begrenzung des Personenkreises, der zugriff auf spezielle Dateien hat (unter anderem Lochnaberung, Finanzbuchhaltung), Zuordnung nach Mandanten (wenn mehrere Unternehmen parallel verwaltet werden), Logbuch für die Benutzerabfrage (um nachzuvollziehen wer zu welchem Zeitpunkt mit welchen Programmen arbeitet) sowie Sicherheitsfunktionen bei .,Programmabstürzen". Das Programm verhindert durch Plausibilitätskontrollen mögliche Eingabefehler.
Die Frage nach der Dialogverarbeitung muß bei der Beschaffung selbstverständlich sein, ebenso die Frage nach der Aktualität und der permanenten Abrufbereitschaft aller Daten. Auch den nicht mehr aktuellen Daten muß Beachtung geschenkt werden. Das Programm sollte jederzeit Auskunft über abgelegte Daten geben können.
Die Funktionen Kundenstammdaten, Auftragskalkulation mit Soll-/Ist-Vergleich, Auftragsbegleitdokumentation, Auftragsabrechnung mit Lieferschein und Rechnungsschreibung, Lagerhaltung mit Bestelldisposition und ein über Referenzschlüssel abfragbares Auftragsauskunftsystem sind Inhalt guter Auftragsbearbeitungsmoduln.
In der Lohnabrechnung bedeutet die Möglichkeit der Prima-Nota-Buchung (= vorläufige Buchung) einen enormen Vorteil: die gesamte Lohnabrechnung wird vorläufig durchgeführt ohne Veränderung der Stammdaten. Erst nach Überprüfung auf Vollständigkeit und Korrektheit wird die Lohnabrechnung endgültig durchgeführt. In der Lohnabrechnung sollten sowohl die Personalstammdaten als auch die Firmenstammdaten erfaßt werden.
Ein qualifiziertes Branchenpaket bietet dem Anwender hier die Möglichkeit, die monatliche Gehaltsabrechnung und die laufende Betriebsdatenerfassung (Auftragszeiten) sowohl manuell über Bildschirm als auch über Betriebsdatenerfassungsgeräte durchzuführen. n den Lohnprogrammen muß der Tarifvertrag der IG-Metall "Lohn" abgebildet sein.
Die Finanzbuchhaltung enthält alle Funktionen der Stammdatenverwaltung (Mandanten, Sachkonten Debitoren, Kreditoren, Parameter, Kennwortverwaltung) und der Sachkontenverwaltung (Buchungsjournal, Summen-Saldenliste, Monatsabschluß, Jahresabschluß, G + V, Bilanz), und gewährleistet darüber hinaus die Verwaltung der Offenen Posten, automatisches Mahnwesen, automatischen Zahlungsverkehr und Prima-Nota-Buchhaltung.
Der Anwender aus der Metallbranche sollte bei der Auswahl der Kostenrechnung darauf achten, daß die aus der Grundrechnung (Lohn und Finanzbuchhaltung) erstellten Abrechnungsdaten in Sonderrechnungen wie Deckungsbeitragsrechnung Ist-Kosten, kalkulatorische Kosten, je nach individuellen Anwendererfordernissen ausgewertet werden können. Dabei muß die Verwaltung von mehreren Oberkostenstellen und eine leicht verständliche Handhabung gewährleistet sein.
*Sigrid Hübschmann ist Marketingassistentin, Peter Donnert wissenschaftlicher Mitarbeiter in Softwareentwicklung und Forschung der Gerald-Hübschmann-Unternehmenberatung aus Erlangen