Finanzierungsmodelle

Löcher im IT-Budget stopfen

13.02.2012
Von Christoph Lüder

Refinanzierung der Personalkosten

Foto: Thomas Weissenfels - Fotolia.com

Eine der größten Herausforderungen von IT-Abteilungen ist Personalknappheit. Zwar sollte es für jede Stelle eine detaillierte und hinreichende Beschreibung der Aufgaben geben, und in der Summe sollten alle Aufgaben mit einer ausreichend großen Personaldecke adressiert sein. Die Realität sieht freilich anders aus. Neben den Regelaufgaben nimmt nicht selten Projektarbeit einen großen Teil der Beschäftigung ein - auch für solche Mitarbeiter, die gemäß Aufgabenbeschreibung gar nicht dafür vorgesehen sind.

Liegt der Ursprung der Projekte außerhalb der IT-Abteilung, ist die Frage legitim, wie der Personaleinsatz verrechnet werden soll. In der Praxis werden die Mitarbeiter durch ihre Tätigkeit in Projekten dem Regelbetrieb unweigerlich fehlen. Egal, ob diese Fehlstunden durch Überstunden oder durch Fremdpersonal ausgeglichen werden, sollten für die Leistungen, die das IT-Personal in Projekten erbringt, marktfähige Tages- beziehungsweise Stundensätze bestimmt und den nutznießenden Fachabteilungen in Rechnung gestellt werden.

Die Betonung liegt hierbei auf "marktfähig", denn auf der einen Seite darf ein zu tiefer Satz nicht dazu verleiten, dass immer mehr Projektarbeit zu Lasten des Regelbetriebs ausgeführt wird. Auf der anderen Seite soll ein zu hoher Satz nicht dazu verführen, dass in zukünftigen Projekten der Fachabteilungen die IT links liegen gelassen und an der Strategie der IT vorbei geplant und realisiert wird.

Migrations- und Transition-Projekte vorfinanzieren

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Finanzierung von Transition- und Migrationsprojekten. Dieses Problem kann für eine IT-Abteilung auftreten, wenn zwar Budget für den Betrieb einer Leistung vorhanden ist, im Falle eines Dienstleisterwechsels oder des Sourcing-Ansatzes aber kein Geld mehr zur Finanzierung der Migration, der Transition oder des Betriebsübergangs verfügbar ist. In diesen Fällen ist einige Kreativität beziehungsweise Flexibilität des zukünftigen Dienstleisters gefordert, wenn die Budgetrestriktionen seitens des Kunden nicht aufgelöst werden können.

In der Regel bieten IT-Dienstleister eine Form des "Financial Engineerings" bei Vertragsabschluss an. Es sieht vor, dass der gesamte Projektaufwand des Providers durch ihn vorfinanziert und auf die Betriebskosten des kommenden Vertrags umgelegt wird. Somit kann das Budget im Jahr des Wechsels eingehalten werden.

Allerdings fallen in den Folgejahren höhere Kosten für die erfolgten Serviceleistungen an, die einkalkuliert werden müssen und den Erwartungen des Finanzbereichs an die IT Rechnung tragen sollten. Wird zum Beispiel von der IT in den kommenden Jahren erwartet, auf Basis der Leistungen, Preise und Mengen des laufenden Jahres jedes weitere Jahr die Kosten um zehn Prozent zu senken, dann wird hier die Luft für einen solchen Deal mit dem IT-Dienstleister schon dünner. So oder so empfiehlt es sich, vor Vertragsabschluss die Kosten hierfür genau zu berechnen, damit es später keine unangenehmen Überraschungen für die IT und den Provider gibt. (pg)