Viele Anbieter von ERP-Software berechnen den Preis für ihre Produkte anhand der Anzahl der Benutzer, die auf die Systeme zugreifen. Üblicherweise verlangen die Hersteller eine Lizenz sowohl für den direkten Zugriff über eine ERP-Client-Software als auch für die indirekte Nutzung der Programme via Drittsoftware. Das klingt auf den ersten Blick harmlos, kann sich für Anwender als äußerst kompliziert erweisen: Was genau ein indirekter Zugriff ist und vor allem, welche und wie viele Benutzerlizenzen dafür erforderlich sind, darüber lassen manche Anbieter ihre Kunden im Unklaren.
Das Problem ist nicht neu. Es kam erstmals auf, als Anwender vor einigen Jahren damit begannen, ihre internen IT-Systeme mit Web-Servern zu koppeln, um Online-Nutzern einen Zugriff auf Geschäftsdaten zu gestatten. Die Situation verschärfte sich noch dadurch, dass Firmen Software von Drittherstellern mit ERP-Systemen integrierten. So muss unter Umständen für jeden Nutzer, der über ein CRM-System Funktionen einer angebundenen Warenwirtschaftslösung aufruft, eine Benutzerlizenz des ERP-Herstellers erworben werden. Dies könnte beispielsweise dann der Fall sein, wenn das Unternehmen ein Call-Center mit Daten-Schnittstelle zur ERP-Applikation einrichtet, ohne jedoch für die Telefonberater über Benutzerlizenzen für die betriebswirtschaftliche Standardsoftware zu verfügen.
Bislang haben ERP-Hersteller den indirekten Zugriff in Bezug auf die erforderlichen Benutzerlizenzen großzügig bewertet. Dabei wird es nach Ansicht des Beratungshauses Gartner nicht bleiben. Laut einem Bericht der Analysten will beispielsweise die SAP Kunden unter Umständen stärker als bisher zur Kasse bitten, falls sie über CRM-Systeme oder Portale von Drittherstellern SAP-Produkte nutzen. "Der SAP-Vertrieb versucht, über den Begriff des indirekten Zugriffs weitere Benutzerlizenzen zu verkaufen, was angesichts des schleppenden Geschäfts mit Neukunden nicht verwundert", wirft Alexa Bona, Research Director bei Gartner, den Walldorfern vor. Dies führe zu unkalkulierbaren Kosten für Anwenderunternehmen. Nach den Worten der Beraterin begründet der Hersteller sein Vorgehen damit, dass manche Firmen eigene Schnittstellen zur Anbindung von Drittsoftware an SAP-Systeme entwickeln, um Lizenzkosten einzusparen.
Lizenzen für direkte und indirekte Zugriffe
SAP widerspricht der Darstellung von Gartner energisch: "Für jeden direkten und indirekten Zugriff ist eine Lizenz erforderlich, weder daran noch an dem Verhalten der SAP gegenüber den Kunden hat sich etwas geändert", entgegnet Holger Schiemann, Pricing Director bei SAP in Walldorf, dem Beratungshaus. Dabei sei es unerheblich, auf welche Weise oder über welche Technik der Benutzer Funktionen der SAP-Systeme verwende. Ein "Named User" könne beispielsweise die Software "Mysap ERP" ohne zusätzliche Kosten auch über ein mobiles Endgerät bedienen. Allerdings räumt Schiemann ein, dass die für die indirekte Nutzung anfallenden Lizenzen in manchen Fällen nur im Dialog mit den Kunden ausgehandelt werden können. "Es ist nicht möglich, alle erdenklichen Szenarien zu berücksichtigen. Ansonsten hätte unsere Preisliste die Dicke eines Telefonbuches. Das kann nicht im Sinne unserer Kunden sein." Nur in Ausnahmefällen würden Anwender aufgefordert, zusätzliche Lizenzen zu erwerben.
Von einem solchen Fall weiß Alfons Wahlers, Vorsitzender der Deutschen SAP Anwender Gruppe (DSAG), zu berichten. Ein Anwenderunternehmen hatte eine E-Commerce-Software mit dem Vertriebsmodul "Sales and Distribution" ("SD") von SAP R/3 verknüpft. Für die Web-Shop-Anbindung hatte die Firma nur eine Benutzerlizenz erworben, über die Website konnte jedoch eine Vielzahl von Händlern Aufträge im R/3-System anlegen.
Der SAP-Kunde wurde schließlich aufgefordert, für die indirekte Applikationsnutzung zusätzliche Lizenzen zu kaufen. "Im Rahmen von Internet-Anwendungen und kollaborativen Szenarien ist zu überlegen, ob das Benutzer-basierende Pricing noch zeitgemäß ist", bemerkt Wahlers in Richtung Walldorf. Schließlich wollten Anwender wissen, worauf sie sich einlassen, wenn sie Fremdsysteme mit SAP-Produkten verbinden. Seit der Einführung der Mysap-Lizenzverträge im Jahr 2000 seien hier Fragen offen geblieben. "Wir wünschen uns eine transparente, nachvollziehbare und vor allem messbare User-Lizenzierung." Generell zweifelt Wahlers, ob Nachforderungen seitens des Herstellers überhaupt rechtens sind: "Wenn der Kunde bisher annehmen konnte, er müsse nicht für den indirekten Zugriff bezahlen, ist SAP eigentlich auch nicht berechtigt, dafür Geld zu verlangen."
Lösungen statt Verhandlungen
Auch Rüdiger Spies, Vice President Enterprise Applications beim Beratungshaus Meta Group in Ismaning bei München, kritisiert das Geschäftsgebaren der SAP. "Angesichts des Trends zur Integration passt ein rein auf der Benutzerzahl beruhendes Preismodell nicht mehr ins Bild." Wegen der fehlenden Eindeutigkeit in den Lizenzverträgen sehen Anwender die Gefahr, dass ihre Lizenzkosten aus dem Ruder laufen. Laut Spies wäre SAP gut beraten, vernünftige Lösungen vorzuschlagen, statt im Einzelfall zu verhandeln. Generell sollten Anwender nicht einfach den Standardvertrag des Anbieters akzeptieren, sondern darüber verhandeln, welche zusätzliche Nutzung erlaubt ist, wenn sie die Integration von Drittprodukten in SAP-Umgebungen plant.
SAP selbst forciert mit der Enterprise-Application-Integration-Lösung "Exchange Infrastructure" (XI) die Einbindung heterogener Systeme. Doch noch ist unklar, wie sich das für den Kunden in Bezug auf zusätzlich erforderliche SAP-Lizenzen auswirkt. Zwar ist die Verwendung der EAI-Technik innerhalb der Mysap-Lösungen über die Benutzerlizenzen abgedeckt, nicht jedoch die Verknüpfung mit Nicht-SAP-Systemen. "Mit XI sind gigantische Wachstumsmöglichkeiten für SAP gegeben, wenn Unternehmen für Anwender anderer Software auch SAP-Lizenzen erwerben müssen", so Spies.