Als Ziel der automatischen Vorgangssteuerung hatte sich Leicht gesetzt, Deckungsbeiträge für den Werbemitteleinsatz zu ermitteln. Denn wie viel und welche Werbemittel die Tochtergesellschaft der Welle-Gruppe ihren Kunden, rund 1500 Küchenstudios, schickte, war bis dato eine unbekannte Größe. Medienbrüche im Workflow trugen zur Verschleierung der Kosten und zur Umständlichkeit des Anforderungs-, Dispositions- und Bereitstellungsprozesses bei.

Leicht verfügt über einen Bestand von etwa 200 Werbemitteln vom Streuprospekt bis zum Leuchttransparent. Früher legten die Außendienstmitarbeiter meist freitags einen Bürotag ein, um die Anforderungen der Küchenstudios zu bearbeiten. In der Folge stapelten sich montags bei Leicht in Waldstetten die Aufträge.

Heute nutzt der Außendienst elektronische Outlook-Formulare zur Eingabe auf dem Laptop. Die Informationen überspielte er per E-Mail an den Innendienst. Dieser prüft die Stückzahl und gibt gegebenenfalls eine Kostenbeteiligung der Studios in das System ein.

Lovis ist per Distributed Component Object Model (DCOM), ein proprietäres Microsoft-Protokoll für das Zusammenwirken verteilter Active-X-Komponenten, an die R/3-Buchhaltung von Leicht angebunden. Somit lassen sich die Aufträge, zum Beispiel die Herstellung eines Musters oder die Auslieferung eines Prospekts, direkt in der SAP-Anwendung buchen. Die Marketing-Abteilung veranlasst weitere Schritte der Auftragsabwicklung, etwa kundenindividuelle Aufdrucke.

Der automatische Workflow endet im eigenen Lager, das in die Auftragsabwicklung eingebunden ist. Externe Läger und Druckereien erhalten die Leicht-Aufträge noch per Fax.