Best Practices fürs IT-Reporting
Die Ursache ist selbstverständlich nicht allein die Vorliebe für Spreadsheets – insgesamt fehlt es an strategischer Kommunikation zwischen Business und IT. Dennoch zeigt das Beispiel, dass Regeln für den Einsatz von Excel im Unternehmen hilfreich sein können. Forrester-Analyst Evelson schlägt drei Best Practices vor, um Spreadsheets als BI-Tools zu kontrollieren und zu managen.
1. Eine Governance-Policy schaffen
Diese sollte flexibel sein, damit sie von widerspenstigen Anwendern nicht ausgehebelt wird, rät Evelson. Bedenkenlos können Spreadsheets erlaubt werden für Berichte und Analyse, die auf einzelne Personen oder kleine Gruppen von Mitarbeitern bezogene Prozesse unterstützen. Für unternehmensweite oder mehrere Funktionen umfassende Prozesse empfiehlt sich demgegenüber eine rigide Linie. Großzügig geregelt werden kann der Spreadsheet-Einsatz bei Berichten und Analysen, die keinen kritischen Prozesse berühren.
Eine harte Linie hingegen ist ratsam, wenn regulatorisches Reporting oder Archivierungssysteme betroffen sind. Besonders sensibel und riskant sind Excel-Tabellen als Datenquellen, Listen, Hierarchien etc. – also im Bereich der Stammdaten. Evelson rät, hier analytische Masterdata-Management-Tools der führenden BI-Anbieter einzusetzen. Falls es in diesem Bereich wirklich nicht ohne Spreadsheets gehen sollte, sollten sie wenigstens genau beobachtet und kontrolliert werden.
2. Compliance mit den genannten Regeln beobachten
Im Falle von Spreadsheet-basierten BI-Anwendungen, die nicht unter strenge Regeln fallen, sind möglicherweise keine intensive Kontrolle und Steuerung notwendig. Für die kritischen Bereiche empfiehlt sich nach Ansicht des Forrester-Experten der Einsatz spezieller Spreadsheet-Management-Tools. Diese Werkzeuge helfen bei der Risikokontrolle, indem sie beispielsweise Aufzeichnungen und Audit-Trails ermöglichen sowie Backup und Recovery garantieren. So lässt sich etwa erkennen und nachverfolgen, wenn jemand das Standardformular für die Kalkulation der Brutto-Marge verändert hat.
3. Aufgepasst bei der Wahl von BI-Anbietern
BI-Plattformen und –Anwendungen sollten in der Lage sein, Berichte in die gängigen Spreadsheet-Formate exportieren zu können. Der Export der Rohdaten ist dabei der einfachste Teil. Anspruchsvoller ist das Beibehalten von Formularen, Verbindungen, Abhängigkeiten und Formaten. Deshalb sollten Anwender laut Evelson speziell auf diese Dinge achten. Das gleiche gilt insgesamt für den Datentransfer von BI-Applikationen nach Excel. Der Zugang zu den BI-Datenquellen sei der simple Part, so Evelson. Komplexer sei die Übertragung von Metadaten und das Hinzufügen von BI-Funktionalitäten, die in der Spreadsheet-Anwendung nicht vorhanden sind.