7.1 Die Kosten des neue Verfahrens sollte man den Kosten des alten Verfahrens gegenüberstellen. Dabei gelten für die Ermittlung der einzelnen Kosten dieselben Aussagen wie für das bisherige Verfahren. Aus der Sicht der Hardwarekosten kommt es darauf an, daß man die Verrechnungspreise für Hardware-Leistungen nicht permanent ändert, sonst erzielt man keine Vergleichbarkeit über den Zeitverlauf.
Selbstverständlich sollte man die Vorteile einer wachsenden Auslastung oder einer eventuell auftretenden Größendegression an die Benutzer weitergeben. Dies kann die Wirtschaftlichkeit eines Verfahrens im nachhinein positiv beeinflussen. Dies gilt auch dann, wenn aufgrund des technischen Fortschritts Kosteneinsparungen im Bereich der Hardware erzielt werden konnten.
7.2 Softwarekosten gewinnen einen immer steigenden Anteil an den Gesamtkosten einer Organisation und EDV. Hier sollte man sehr genau versuchen, die zukünftigen Softwarekosten abzuschätzen. Dies wird allerdings dadurch erschwert, daß der einzelne ORG/EDV-Leiter nicht über hinreichende Markttransparenz verfügt.
7.3 Bei zukünftigen Programmpflegekosten sollte man nicht allzu kleinlich sein. Es hat sich in der Vergangenheit immer wieder gezeigt, daß die Wertansätze für die Änderungskosten viel zu niedrig waren. Mitunter läßt sich die Einführung eines neuen EDV-Verfahrens schon daraus begründen, daß die Kosten der laufenden Änderungen unerträgliche Summen erreicht haben, so daß man zu einer Reaktion gezwungen ist.
7.4 Bei Personalkosten im Fachbereich sollte man davon ausgehen, daß diese ständig steigen. Wenn heute ein Sachbearbeiter beispielsweise 50 000 DM pro Jahr kostet, so kostet dieser Sachbearbeiter in 10 Jahren bei jährlicher Steigerung von 8% immerhin weit über 100 000 DM pro Jahr.
Es kommt also bei allen Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen darauf an, daß man die Personalkosten mit den jeweils erwarteten Kostensätzen ansetzt, dies gilt um so mehr, als die Effekte von EDV-Verfahren erst später wirksam werden.
Mitunter kann es durch EDV-Verfahren verhindert werden, daß Stellen in einzelnen Fachbereichen aufgebaut werden. Würde man dagegen das bisherige Verfahren weiter fortführen, müßte man zwangsläufig Mitarbeiter einstellen. Wenn die Einstellung von Mitarbeitern durch ein neues EDV-Verfahren verhindert werden kann, muß man diese nicht eingestellten Mitarbeiter als Einsparung in die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung einbauen. Allerdings sollte man sehr genau prüfen, ob die Einstellung bei Beibehaltung des alten Verfahrens wirklich zwangsläufig gewesen wäre.
Wenn eine langfristige Unternehmensplanung gegeben ist, die auch einen Personalplan in Abhängigkeit von der geschäftlichen Entwicklung enthält, so kann der Nachweis eingesparter Stellen anhand dieses Planes gut geführt werden, so daß auch die Geschäftsleitung den Erfolg akzeptiert.
7.5 Die Amortisation und Kapitalverzinsung des neuen Verfahrens sollte man den laufenden Kosten des neuen Verfahrens hinzuschlagen, um einen Vergleich der Kosten beider Verfahren zu erhalten. Diesen Betrag entnimmt man aus der Gesamtsumme aller Projektkosten.
8. Viele EDV-Projekte lassen sieh nur dann rechtfertigen, wenn man immaterielle Vorteile oder nicht quantifizierbare Einflußfaktoren mit in die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung einbezieht. Dies gilt um so mehr, je stärker die EDV in die einzelnen Betriebsbereiche schon vorgedrungen sind, weil dann die lukrativsten Projekte schon erledigt sind, so daß Vorteile nur dann noch entstehen, wenn man nicht bewertbare Faktoren mit berücksichtigt.
Es kommt entscheidend darauf an, daß man die gesamten erwarteten Vorteile in der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung darstellt. Diese Gesichtspunkte sollten dann mit der Geschäftsleitung abgestimmt werden. Man sollte ferner versuchen, von der Geschäftsleitung eine Rangfolge der einzelnen immateriellen Vorteile zu erhalten, so daß man das Projekt auf die Realisierung der wichtigsten Vorteile hinsteuern kann.